Note importante :
Borealis recommande d'utiliser le complément Outlook pour faciliter le transfert des e-mails et des réunions des systèmes de messagerie vers Borealis. Pour savoir comment installer l'Outlook Add-in, veuillez vous référer à notre article ici.
L'article ci-dessous est uniquement destiné aux utilisateurs qui n'ont pas la possibilité d'utiliser l'Outlook Add-in.
Difficulté: Facile
Accès requis : fonctionnalité Complément Outlook
Le gestionnaire de messagerie Boréalis peut traiter le transfert groupé de courriels et créer chacun d’eux en tant que communication.
Exemples de cas d’utilisation :
- Un nouveau projet est créé dans le système Boréalis et de nombreux courriels qui doivent être importés,
- Vous gérez un portail pour des questions et y recevez 50 courriels par semaine : les courriels doivent être créés dans Boréalis.
Le transfert groupé de ces courriels créera une communication de type « courriel » pour chaque courriel. Plus pratique encore, ces courriels peuvent être catégorisés à l’aide du Complément Outlook de Boréalis!
Remarque : Nous recommandons de limiter la taille de ces courriels à 10 Mo, mais il est préférable de vous assurer auprès de votre service informatique que votre serveur de messagerie prendra en charge les courriels de cette taille.
Étape 1
Sélectionnez les courriels dans votre boîte Outlook à transférer vers Boréalis et appuyez sur ‘Transférer’.
Étape 2
Utilisez l’adresse courriel ‘par lot’ dans le champ « À ».
Remarque: Pour trouver l’adresse courriel ‘par lots’, il vous suffit de cliquer sur la mention ‘Intégration courriel’ qui se trouve au bas de n’importe quelle page de l’application.
Étape 3
Utilisez le Complément Outlook de Boréalis pour catégoriser la communication dans Boréalis; lorsque vous avez terminé, appuyez sur 'Envoyer' pour créer les communications dans Boréalis.
Remarque : l’utilisation du complément ajoute automatiquement des adresses courriel dans le champ CCI du courriel, pour catégoriser les courriels dans Boréalis en conséquence. Lorsque vous avez terminé, le courriel est prêt à être envoyé.
Étape 4
Passez en revue le courriel automatisé reçu du système pour vérifier si les courriels ont été traités avec succès ou si des avertissements ou des erreurs sont signalés.
Étape 5
Utilisez le bouton 'Afficher le journal des processus' pour ouvrir ce journal directement dans Boréalis.