Gérez les rebonds de vos courriels intelligents

Complément Boréalis requis: Communications intelligentes
Difficulté: avancé

Qu'est-ce qui définit un rebond?

Dans sa définition de base, un rebond signifie que votre destinataire n'a pas reçu votre communication, pour diverses raisons.

Il y a des détails techniques à prendre en compte lors de la gestion des rebonds, comme les rebonds durs vs les rebonds doux, l'état du serveur, etc., mais cet article ne creusera pas plus profondément dans cette direction, car le Web regorge de détails et d'exemples. 

 

Comment gérer les rebonds?

Les rebonds peuvent se produire pour de nombreuses raisons. Les causes les plus courantes sont:

  1. La boîte de réception de la partie prenante que vous essayez d'atteindre est désactivée
  2. La boîte de réception de votre partie prenante n'existe pas
  3. Sa boîte de réception est pleine
  4. Votre courriel intelligent est envoyé à partir d'un courriel / domaine qui n'existe pas
  5. (Le cas échéant) Votre fichier joint était trop lourd

Voici quelques actions que vous pouvez essayer:

  1. Essayez d'accéder au courriel de renvoi que vous avez reçu automatiquement. Cela vous donne souvent un aperçu de «pourquoi» votre communication n'a pas atteint votre partie prenante:
    "La livraison au destinataire suivant a échoué en permanence"
    "Le compte de messagerie auquel vous avez tenté d'accéder n'existe pas"
    "L'adresse courriel est peut-être mal orthographiée ou contient une faute de frappe"
  2. En fonction du nombre de rebonds, nous vous recommandons de vérifier l'adresse courriel de vos parties prenantes et d'ajuster leurs coordonnées en conséquence, puis:
    1. Renvoyer un e-mail intelligent aux parties prenantes ajustées (si beaucoup de rebonds)
    2. Transférez votre courriel intelligent depuis votre boîte de réception (cas isolés) tout en vous assurant d'enregistrer votre communication dans Boréalis

Votre e-mail intelligent peut également avoir été bloqué. Cela se produit plus souvent lorsque vous contactez des institutions publiques, telles que les gouvernements, les villes et les écoles, car leurs serveurs sont souvent configurés pour être plus stricts lors de la réception de courriels. Dans ce cas, vous devez contacter votre partie prenante et / ou son équipe informatique pour débloquer l'adresse IP de votre organisation.

En cas de rebond lors de l'envoi de votre courriel intelligent à vos parties prenantes, Boréalis enverra automatiquement les messages de rebond dans la boîte de réception de l'expéditeur. Par exemple:

Un assistant exécutif a les droits d'accès pour procéder à l'envoi d'un e-mail intelligent mais l'expéditeur est défini comme étant le vice-président exécutif de l'organisation (executiveVP@thisisanexample.com). Le courriel intelligent est envoyé par l'assistant de direction, au nom du vice-président exécutif. Les messages de rebond (le cas échéant) sont automatiquement envoyés à la boîte de réception "executiveVP@thisisanexample.com".

Sachez que si vos parties prenantes ont activé une réponse automatique «Absent du bureau», elles seront envoyées dans la boîte de réception de l'expéditeur.

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