La fonctionnalité SMS peut être très pratique car elle permet d'interagir rapidement avec vos parties prenantes. Toutefois, il est nécessaire de mettre en place quelques pratiques à l'interne avant d'envoyer votre premier SMS à vos parties prenantes.
Une fois que l'envoi de SMS est disponible sur Boréalis, voici ce que vous devriez mettre en place :
- Déterminer qui peut envoyer des SMS dans votre organisation.
- Définir quelle équipe ou quel département est responsable de l'envoi des SMS
- Décider si le message a besoin d'être approuvé par quelqu'un avant l'envoi.
Il est aussi important de déterminer dans quel contexte on veut utiliser les SMS pour communiquer avec nos parties prenantes :
- Déterminer comment vous allez informer vos parties prenantes de cette nouvelle méthode de communication. Avez-vous la permission des gens pour leur envoyer un SMS? Il est recommandé d'informer au préalable vos parties prenantes que vous allez communiquer avec elles de cette manière.
- Évaluer combien de SMS vous voulez envoyer (par mois, par semaine, par année)
- lister les situations ou évènements pour lesquels vous allez utiliser les SMS
- Déterminer ce qui devrait être inclus ou exclus d'un message SMS.
- Signer vos messages et y ajouter la touche spéciale de votre compagnie ! Déterminer le ton du message (impersonel, personel, détendu, etc.).
Finalement, choisir les actions à entreprendre quand vous recevez une réponse :
- Qui, à l'interne, doit surveiller les réponses SMS?
- La personne responsable de l'envoi est-elle aussi responsable de gérer les réponses?
- Vérifier le temps de réponse d'un SMS. Si vous recevez une réponse d'une partie prenante, Souhaitez-vous répondre par un autre SMS ou plutôt tenter de la rejoindre par téléphone?
- Quel type de réponse recevez-vous? Assurez-vous que votre message initial est efficace et parlant.
Si vous avez besoin d'aide pour mettre en place ces actions, n'hésitez pas à nous contacter et il nous fera un plaisir de vous aider.