La mise en place d'une structure de suivi des relations médias dans Boréalis peut représenter un gros gain de temps pour l'équipe en charge. En effet, la mutualisation de l'information permet à la fois de partager efficacement les données, de se prémunir contre les oublis et d'élaborer un reporting global sur les actions entreprises.
Plusieurs aspects doivent être pris en compte pour gérer de manière efficace votre suivi de relations médias dans Boréalis :
- Comprendre où entrer vos parties prenantes dans le système
- Savoir comment entrer et organiser les composantes d'une structure de relations médias.
- Définir vos besoins en reporting.
Entrer ses parties prenantes dans Boréalis
Parties prenantes internes
- Les parties prenantes internes correspondent aux membres de votre organisations qui sont partie prenante d'un échange médiatique. Ex : personne mentionnée dans un article, personne présente à une conférence de presse, etc.
- dans Boréalis, les parties prenantes internes sont traitées dans le registre des employés.
Parties prenantes externes
- Les médias doivent être créés comme des organisations :
- Plusieurs informations peuvent être entrées pour renseigner les médias, parmi lesquelles le compte Twitter, et une évaluation de la portée du média.
- Les organisations médiatiques à plusieurs divisions peuvent être structurées en utilisant la fonctionnalité de hiérarchisation de Boréalis
- Les journalistes peuvent être créés comme des individus, avec un position au sein d'une organisation.
- Il est recommandé de leur attacher au minimum la position 'Journaliste' (l'utilisation du champ 'Rôle' est recommandée) et d'y lier leur compte Twitter dans la section "Contact" de leur fiche d'individu.
Dans les deux cas, les parties prenantes peuvent être créées à l’aide de gabarit d’importation.
- Pour ajouter les comptes Twitter des parties prenantes créées avec le fichier d’importation, il suffit d'ajouter l’URL du compte Twitter de la partie prenante dans la colonne « Twitter » du gabarit
- Vous pouvez vous référer à l'article Utiliser un gabarit d’importation pour créer et lier des noms de domaine à des organisations (VIDEO) qui présente la même manipulation, mais pour les noms de domaine des organisations.
- Si vos parties prenantes existent déjà dans votre Boréalis, vous pouvez utiliser le gabarit d’importation des informations de contact.
Organiser les composantes d'une structure de relations médias dans Boréalis
Le tableau ci-dessous propose une manière d'organiser vos composantes dans Boréalis :
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Composante d'une structure de relations médias |
Outil proposé dans Boréalis |
Contenu |
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Revue de presse |
Plan de participation de type 'Revue de presse' |
Articles |
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Article de presse |
Communication de type 'Revue de presse' |
Copie textuelle du contenu de l'article |
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Suivi médiatique |
Plan de participation de type 'Suivi médiatique' |
Relations (journalistes), comptes Twitter des organisations et journalistes |
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Communiqué de presse |
Plan de participation de type 'Communiqué de presse' |
Communications, tâches, Objectifs, Jalons. |
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Dossier de Demandes médias envoyées |
Plan de participation de type 'Demandes medias envoyées' |
Communications de type 'demandes médias envoyées' |
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Demande medias envoyées |
Communications de type 'demandes médias envoyées' |
Courriel (ou autre) envoyé au(x) journaliste(s) |
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Dossier de Demandes médias reçues |
Plan de participation de type 'Demandes media reçues' |
Communications de type 'demandes médias reçues' |
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Demandes médias reçues |
Communication sous le plan de participation de type 'Demandes médias' |
Courriel (ou autre) reçu du journaliste |
Organiser le reporting sur vos relations médias
L'organisation du reporting dépendra de vos objectifs généraux. Il est essentiel de bien définir quelles composantes vous souhaitez monitorer, et jusqu'à quel niveau de détail vous souhaitez vous rendre.
Le reporting peut se faire sur différents sujets (liste non exhaustive):
- Les revues de presse
- Ex : décompte du nombre de communications, profil des médias visés, sujets chauds, atmosphère des articles, atmosphère des articles par organisation, type de matériel utilisé, parties prenantes citées, etc
- Les demandes médias reçues ou envoyées :
- Ex : décompte du nombre de communications, identification des journalistes les plus actifs, identification des sujets clé, atmosphere par média / journaliste / catégorie de sujet, sujets les plus couverts par la presse, etc.
- L'évolution globales des communications avec les médias:
- Ex : Identification des médias les plus actifs, évolution des communications par mois / trimestre / année, identification des sujets clés, identification de nouvelles parties prenantes, réévaluation du sentiment de parties prenantes connues, etc.
L’envoi automatique de rapports peut être planifié directement à l’intérieur de Boréalis pour faciliter le processus de traitement et d’analyse par l’équipe des relations médias.