La flexibilité offerte par les outils d'analytics vis-à-vis de la création de widgets et de rapports peut sembler très complexe à première vue. Cependant, avec un peu d'organisation et de planification, il est possible de rationaliser et de simplifier le processus.
Voici quelques conseils pour améliorer votre expérience de création de rapport dans Boréalis.
Déterminer l'objectif global de votre rapport
Nous recommandons de répartir les rapports en quatre catégories, chacune définissant le type et le niveau d'information.
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Rapports |
Objectif |
Destinataires |
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Rapports pour la direction |
Ils contiennent généralement des informations de haut niveau sur les activités réalisées au cours d'une période donnée. |
Directeurs |
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Rapports pour le suivi de performance de l’équipe |
Ils sont généralement basés sur des filtres de rapport et permettent aux gestionnaires de suivre les activités effectuées par chaque membre de leur équipe |
Directeurs et gestionnaires |
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Rapports sur le suivi des activités |
Ils fournissent habituellement des renseignements plus détaillés que les rapports préparés à l’intention de la direction et aident les gestionnaires à visualiser l'état des activités de l'équipe |
Gestionnaires et utilisateurs |
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Rapports sur la qualité des données |
Axés sur les données, ils permettent aux équipes d’identifier la qualité de saisie et d’assurer l’intégrité à long terme du système. |
Gestionnaires et utilisateurs |
Clarifier les objectifs détaillés du rapport
Borealis offre la possibilité d'ajouter plusieurs widgets à un même rapport, ce qui signifie qu'il est important de garder en tête vos objectifs vis-à-vis de ce rapport et d'éviter de le surcharger avec des informations en dehors de vos objectifs. Nous vous recommandons de commencer par dresser la liste de ce que vous souhaitez mesurer ou représenter dans ce rapport, puis de déterminer les informations pertinentes pour chacune de ces mesures.
Une étape supplémentaire intéressante consiste à examiner la valeur ajoutée de chaque widget. Pour ce faire, vous pouvez vous demander quelle information le widget vous apporte et ce que vous allez faire de cette information.
Exemple : je veux identifier les cinq sujets les plus discutés au cours des 7 derniers jours par zone impactée => pour chaque sujet identifié, un plan d'action sera établi et envoyé aux responsables des relations avec la communauté pour être mis en place.
Déterminer les widgets nécessaires pour chaque objectif
Vous pouvez utiliser les suggestions suivantes pour vous aider à évaluer les widgets à utiliser.
- Identifier le format le plus approprié pour représenter vos données (Calendrier, Graphique, Indicateur, Carte, Nuage de point, Tableau);
- Identifier les données de Borealis qui doivent être affichées dans le widget;
- Identifier les filtres à appliquer à votre widget et prendre le temps de vérifier si votre filtre doit être défini au niveau du widget ou du rapport;
- Déterminer le titre que vous donnerez à votre widget.
Vous pouvez consulter notre article pour la création de widgets.
Finaliser votre rapport
Après avoir préparé tous les widgets à inclure dans le rapport, vous pouvez commencer à construire votre rapport.
- Ajouter tous les widgets nécessaires à votre rapport.
- Par un clic droit n'importe où dans votre rapport, ajouter des étiquettes pour donner des précisions sur vos widgets ou pour créer des sections dans le rapport.
- Donner à votre rapport un titre pertinent, qui reflète son objectif général.
Mettre en place une gouvernance autour de votre rapport
Votre rapport est prêt et vous devez maintenant vous assurer qu'il continue à atteindre les objectifs prévus. À ce stade, vous pouvez:
- Déterminer les autorisations d'accès à votre rapport : vous pouvez le définir comme public ou privé;
- Déterminer si le rapport doit être envoyé régulièrement par courriel à un public ciblé et, dans l'affirmative, définir l'intervalle. Reportez-vous à notre article Programmer l'envoi automatisé d'un rapport;
- Partager un lien vers le rapport si vous ne prévoyez pas de l'envoyer automatiquement. Vous devriez envisager d'encourager les utilisateurs à ajouter le rapport à leur favoris;
- Déterminer la fréquence à laquelle le rapport doit être revu pour s'assurer qu'il reste pertinent.