Étant donné qu'Analytics offre de très larges possibilités pour la création de widgets et de rapports, la construction d’une bonne structure de rapports peut sembler complexe à première vue.
Voici quelques conseils pour organiser efficacement votre reporting dans Borealis.
1. Identifier l'objectif global de votre rapport
Nous identifions 4 catégories de rapports:
|
Rapports |
Objectif |
Destinataires |
|
Rapports pour la direction |
Ils comprennent habituellement des statistiques globales sur le résultat des activités réalisées au cours d’une période donnée |
Directeurs |
|
Rapports pour le suivi de performance de l’équipe |
Ils sont généralement basés sur des filtres de rapport et permettent aux gestionnaires de suivre les activités effectuées par chaque ressource de leur équipe |
Directeurs et gestionnaires |
|
Rapports sur le suivi des activités |
Ils fournissent habituellement des renseignements plus détaillés que les rapports préparés à l’intention de la direction et aident les gestionnaires à visualiser l'état des activités de l'équipe |
Gestionnaires et utilisateurs |
|
Rapports sur la qualité des données |
Axés sur les données, ils permettent aux équipes d’identifier la qualité des saisies et d’assurer l’intégrité à long terme du système. |
Gestionnaires et utilisateurs |
2. Clarifier les objectifs détaillés du rapport
Étant donné que Boréalis offre la possibilité d’ajouter plusieurs widgets à un même rapport, il est important de garder toujours en tête votre objectif global. Nous vous recommandons de lister ce que vous souhaitez mesurer ou représenter dans ce rapport et de déterminer les informations pertinentes pour chacune de ces mesures.
Une étape supplémentaire intéressante consiste à examiner la valeur ajoutée de chaque widget. Fondamentalement, vous devez vous poser la question de l'information que le widget vous apportera et de ce que vous allez faire de cette information.
Exemple : Je veux identifier les 5 sujets les plus discutés sur les 7 derniers jours, par zone impactée => pour chaque sujet identifié, un plan d’action sera établi et envoyé aux responsables des relations communautaires pour mise en place.
3. Déterminer les widgets requis pour chaque objectif détaillé
- Quel est le format le plus approprié pour représenter vos données (Calendrier, Graphique, Indicateur, Carte, Nuage de points, Tableau) ?
- Quelles données de Borealis doivent être affichées sur le widget ?
- Quels filtres doivent être appliqués à votre widget ? (NB: prenez le temps de vérifier s'il est plus pertinent d'appliquer un filtre au niveau du widget ou au niveau du rapport, cela vous fera gagner du temps)
- Quel titre représente efficacement votre widget?
Si nécessaire, vous pouvez consulter notre article pour la création de widgets ici.
4. Finaliser votre rapport
Maintenant que vous avez préparé tous les widgets requis, vous êtes prêt à créer votre rapport. Voici les étapes à suivre:
- Ajoutez tous les widgets requis à votre rapport
- Grâce à un clic droit n’importe où dans votre rapport, ajoutez du texte pour donner des précisions sur vos widgets ou pour créer des sections dans le rapport
- Donnez à votre rapport un titre pertinent qui reflète efficacement votre objectif général.
5. Mettre en place une gouvernance autour du rapport
Votre rapport est prêt, vous devez maintenant vous assurer qu’il continuera d’atteindre les objectifs escomptés. À ce stade, vous voudrez peut-être:
- Spécifier la privauté du rapport : vous pouvez le définir comme public ou privé
- Planifier un envoi automatique par courriel aux destinataires ciblés, sur une base régulière. Consultez notre article Programmer l’envoi automatisé d’un rapport
- Communiquer le lien vers le rapport, si vous ne prévoyez pas d’envoi automatisé
- Dans ce cas, pensez à encourager les utilisateurs clés à ajouter le rapport à leurs favoris
- Valider à quelle fréquence le rapport doit être révisé afin d’assurer le maintien de sa pertinence.