Plusieurs points de discussions sont enregistrés parce que souvent après avoir fait une communication, des suivis ou des réponses sont nécessaires. Garder une trace de ces suivis et de leur statut de résolution devient possible dans Boréalis directement dans la fiche du point de discussion respectif.
Pour ajouter un suivi:
1. Ouvrez un point de discussion en utilisant la section Interactions et cliquez sur le button + vert.
2. Cochez la case « Nécessite un suivi » :
3. Une fois cette option cochée, un nouveau champ est disponible. Il permet de faire un choix parmi une liste des tâches déjà existantes, mais qui ne sont reliées à aucun autre enregistrement. Il est également possible de créer une toute nouvelle tâche :
Chaque point de discussion a un statut auquel on peut ajouter d’autres valeurs, en cliquant sur le signe +:
Cependant, si un suivi est attendu et qu’une tâche y est associée, ce statut devient un calcul automatique en fonction du statut de la tâche reliée :
Dans un premier temps, lorsqu’on associe le suivi du point de discussion à une tâche, son statut devient par default « Suivi nécessaire », peu importe que la tâche soit en cours. Il est possible de changer ce statut directement de l’interface du point de discussion, par le tableau des tâches indiqué à droite de l’écran :
Voici comment le statut du suivi se reflète en fonction du statut d’une tâche:
- Une fois la tâche complétée, le statut du suivi sera également changé pour « Suivi complété ».
- Si une tâche est annulée, alors le statut du suivi deviendra « Non résolu ».
- Le statut est non disponible si le statut de la tâche devient « Inachevé ».
Analytics
Des rapports intéressants peuvent être créés en utilisant les informations provenant des points de discussions. Pour créer vos propres widgets, veuillez utiliser le formulaire « Gestion des parties prenantes - Interactions - Communications - Points de discussion ».
Voici quelques exemples de situations où faire appel à Analytics s’avère fort utile dans vos projets :
- Créer des rapports de consultations publiques pour démontrer l’acceptabilité sociale d’un projet (particulièrement d’infrastructure). Montrer ainsi les communications qui ont eu lieu, avec quelles parties prenantes, ainsi que la gestion des retours, rétroactions et suivis accordés.
- Avoir accès à une liste des parties prenantes qui s'opposent ou qui ont des sentiments négatifs par rapport à un projet.
- Consulter l'historique de communications, préoccupations et rétroactions d'un ancien projet.