Les postes représentent le lien entre les individus et les organisations. C'est au nom de leurs postes que les individus s'engagent directement ou indirectement au sein d'une organisation.
Pour créer un nouveau poste, il est nécessaire de partir du registre des individus ou des organisations. Il est également possible de créer un poste en même temps qu'un individu. Dans ce cas, dans le formulaire de création de l'individu, cliquez sur le +ajouter un poste et les champs liés à la création du poste deviennent disponibles pour être remplis.
À partir du dossier d'un individu :
1. Ouvrez le dossier d'un Individu existant
2. Créez un nouveau poste en allant dans l'onglet Postes tout à gauche
3. Cliquez sur le signe + pour créer un nouveau poste
Une nouvelle fenêtre s'ouvrira avec un assistant.
Cet assistant vous guidera à travers un flux de travail en 3 étapes pour vous aider à éviter les doublons et garantir que les informations sur les parties prenantes restent précises :
- Gérer les informations existantes (optionnel mais recommandé)
- Créer le nouveau poste
- Revoir et enregistrer vos modifications
Étape 1 — (Optionnel mais recommandé) Gérer les informations existantes
Avant de créer un nouveau poste, le système vous invitera à revoir les données existantes sur les parties prenantes. Cette étape est optionnelle, mais fortement recommandée, car elle vous aide à éviter d'utiliser des informations obsolètes ou en double.
- Éviter de créer des postes en double
- Nettoyer les informations obsolètes
- Désactiver les postes qui ne sont plus valides
- Archiver les coordonnées qui ne sont plus pertinentes
Que faire à cette étape (Action par action)
Désactiver les postes qui ne sont plus valides
Ce que cela signifie :
Certains postes peuvent ne plus exister (par exemple, quelqu'un a quitté l'organisation ou le rôle a été supprimé).
Comment faire :
1- Localisez le poste que vous souhaitez désactiver
2- Sélectionnez Désactiver
3- Indiquez la date de fin
Le poste n'apparaîtra plus comme actif, mais restera dans le système pour l'historique
Archiver les coordonnées qui ne sont plus pertinentes
Ce que cela signifie :
D'anciens numéros de téléphone, adresses courriel ou méthodes de contact peuvent encore être enregistrés.
Comment faire :
1- Identifiez les informations de contact obsolètes
2- Sélectionnez Archiver
Les informations de contact n'apparaîtront plus comme actives, mais resteront dans le système pour l'historique
Une fois que vous avez revu les données des parties prenantes, cliquez sur Suivant pour continuer la création du nouveau poste.
Étape 2 — Créer le nouveau poste
- Entrez tous les détails requis pour le nouveau poste.
- Vous pouvez sélectionner un contact existant en cliquant sur la ligne de votre choix, ou en créer un nouveau directement d'ici.
- Une fois complété, cliquez sur Suivant.
Étape 3 — Revoir avant d'enregistrer
À l'étape finale, vous pourrez tout revoir avant d'enregistrer, y compris :
- Les postes que vous avez désactivés
- Les informations de contact que vous avez archivées
-
Les détails du nouveau poste que vous ajoutez
À partir du dossier d'une organisation :
1. Ouvrez le dossier d'une Organisation existante
2. Créez un nouveau poste en allant dans l'onglet Membres tout à gauche
3. Cliquez sur le signe + pour créer un nouveau poste
4. Une nouvelle fenêtre s'ouvrira où vous pourrez sélectionner un individu existant ou en créer un nouveau s'il n'existe pas encore.
5. Ensuite, suivez le même flux de travail que lors de l'ajout d'un poste à partir d'un individu, comme décrit plus haut dans cet article.
Il est obligatoire de choisir l'individu (si la création est faite à partir du dossier de l'organisation) ou l'organisation (si la création est faite à partir du dossier de l'individu). Tous les autres attributs disponibles dans le formulaire de création sont optionnels, mais utiles pour assurer plus de rigueur et de valeur aux rapports qui se réfèrent aux postes :
Vous pouvez donc remplir les informations suivantes lors de la création d'un nouveau poste :
- Titre du poste : Saisissez le titre du poste.
- Courriel : Choisissez une adresse courriel parmi celles disponibles dans le dossier de l'individu ou créez-en une nouvelle. Pour les individus occupant plusieurs postes, cela permettra au système de lier automatiquement les communications au poste correct lors du traitement des courriels.
- Numéro de téléphone : Choisissez un numéro de téléphone parmi ceux disponibles dans le dossier de l'individu ou créez-en un nouveau.
- Méthode principale de communication : Sélectionnez une méthode principale de communication si vous souhaitez qu'elle soit différente de celle utilisée pour communiquer avec l'individu en dehors de son poste. Ces options sont extraites de la section Informations de contact (sous l'onglet Contacts).
- Rôle : Choisissez un rôle pour catégoriser le poste. Cette catégorisation vous permettra de regrouper tous les postes de différentes organisations qui impliquent des fonctions similaires, indépendamment des titres qui leur ont été donnés. Ce regroupement est utile lorsque vous souhaitez envoyer des communications intelligentes, par exemple, à tous les gestionnaires de comptes dans plusieurs organisations. Le rôle pourrait s'appeler « Gestionnaire de comptes » même si le poste porte un nom différent dans chaque organisation.
- Dates : Si vous indiquez une date de fin pour le poste que vous créez, le poste expirera une fois la date de fin atteinte. Ainsi, ce poste restera visible dans le dossier de l'individu, avec un statut inactif. Les communications précédentes resteront liées à l'organisation, permettant de conserver un historique complet des communications.