Créer un nouveau poste pour une partie prenante

Le poste représente le lien entre un individu et une organisation. C'est au nom de son poste qu’un individu est directement ou indirectement engagé dans diverses interactions au sein d’une organisation. 

Pour créer un nouveau poste, il faut partir du registre des individus ou organisations. Il est aussi possible de créer un poste en même temps qu'un individu. Dans ce cas, dans le formulaire de création d'individu, sélectionnez une organisation et les champs relatifs à la création du poste deviennent alors disponibles pour les compléter.

À partir de la fiche d’un individu :

  • Ouvrez la fiche d’un individu déjà existant;
  • Vous pouvez choisir de créer un nouveau poste de deux façons :
    • Depuis l’onglet Information générale: cliquez sur l'action « Modifier » dans la première section et descendez jusqu’au champ « Poste principal ». Cliquer sur le signe + pour créer un nouveau poste.
    • Depuis l’onglet Relations : cliquez sur le signe + dans la section Postes.

À partir de la fiche d’une organisation :

  • Ouvrez la fiche d’une organisation déjà existante;
  • Allez sous l’onglet Relations et cliquez sur le signe + de la section Membres.

Dans tous les cas, il est obligatoire de choisir l’individu (si la création se passe à partir de la fiche d’une organisation) ou l'organisation (si la création se passe à partir de la fiche d’un individu). Tous les autres attributs disponibles dans le formulaire de création sont facultatifs, mais utiles pour assurer plus de rigueur et de valeur aux rapports qui font référence aux postes:

2021-03-11_10h48_29.png

Vous pouvez donc remplir les informations suivantes lors de la création d’un nouveau poste :

  1. Poste: Inscrivez le titre du poste;
  2. Courriel: Choisissez une adresse courriel parmi celles de l'individu. Ces options proviennent de la section Information de contact (sous l'onglet Contacts). Pour les personnes qui ont plusieurs postes, ceci permettra au système d'automatiquement lier les communications au bon poste lors du traitement de courriels.
  3. Sélectionnez une méthode de communication principale si vous désirez qu’elle soit différente de celle utilisée pour communiquer avec la personne en-dehors de son poste. Ces options proviennent aussi de la section Information de contact (sous l'onglet Contacts).
  4. Rôle: Choisissez un rôle pour catégoriser le poste.  Cette catégorisation permettra de regrouper tous les postes de différentes organisations qui impliquent des fonctions similaires, peu importe les titres qu’on leur a donnés. Ce regroupement est utile lorsqu’on veut transmettre des communications intelligentes, adressées, par exemple, à tous les directeurs des comptes de plusieurs organisations.  Le rôle pourrait être "directeur de compte" malgré que le poste soit appelé différemment dans chaque organisation. 
  5. Dates: Si vous mettez une date de fin au poste que vous créez, le poste pourra expirer une fois la date de fin atteinte. Ainsi, ce poste restera toujours visible dans l’historique des postes de l’individu, avec un statut inactif. Les communications historiques resteront liées à l'organisation, permettant ainsi de conserver un historique complet de communications.
Cet article vous a-t-il été utile?
Utilisateurs qui ont trouvé cela utile : 0 sur 0
Avez-vous d'autres questions? Envoyer une demande