La gestion des parties prenantes ayant plusieurs postes

Une personne peut occuper plusieurs postes au sein de la même organisation ou dans différentes organisations. Une interaction avec une partie prenante a souvent lieu en raison du poste qu'elle occupe au sein d'une organisation. Boréalis permet la gestion rigoureuse de plusieurs postes d'un individu, en s'assurant que toutes les interactions sont liées aux individus et également aux organisations qu'ils représentent.

L'importance du poste dans la participation à une communication

Si un individu a plusieurs postes actifs inscrits dans sa fiche, il est possible de sélectionner le poste le plus pertinent en rapport avec la communication à laquelle il participe. Par défaut, les participants sont inscrits en fonction de leur poste principal, s'ils en ont un. Par contre, lors de la sélection de participants, vous pouvez utiliser la petite flèche sous le nom d'une partie prenante pour sélectionner un autre poste.

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Chaque poste peut se voir attribuer une adresse courriel spécifique. Lors du traitement de courriel automatique (par exemple à l'aide du complément Outlook), le bon poste sera sélectionné automatiquement grâce à son adresse courriel.

Identifier une partie prenante par son poste

Lorsqu'un individu a un poste principal identifié, ce poste sera visible pour identifier la partie prenante partout dans le système. 

Le système Boréalis va encore plus loin dans la gestion des parties prenantes et leurs interactions. Si vous identifiez un poste principal, vous pouvez choisir de lier automatiquement à ce poste toutes les interactions auxquelles cet individu participe.

Pour ce faire:

  • Ouvrez la fiche d'un individu pour la modifier et allez dans l'onglet Information générale;
  • Assurez-vous qu'il y a un poste principale d'inscrit dans le champ correspondant;
  • Cochez la case dans le champs "
  • Enregistrez vos changements.

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Pour les personnes qui occupent plusieurs postes actifs, il est possible de définir comme poste principal n'importe quel poste enregistré dans leur fiche. Il suffit d’aller sous l’onglet Relations de la fiche d’un individu et de sélectionner l’action rapide « Définir comme poste principal » dans la section Postes.

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Changement d'organisation et de poste d'un individu 

Si un individu change d’organisation, il est recommandé de désactiver son ancien poste en saisissant une date de fin. Une fois cette date atteinte, le poste devient inactif et vous pouvez créer alors un nouveau poste valable pour la nouvelle organisation. De cette manière, l’historique de ses anciennes interactions seront conservées. 

Corrections aux informations de postes

Si le poste a été saisi dans une mauvaise organisation ou que deux fois le même poste ait été créé par erreur, il existe dans le système Boréealis deux actions prévues à effectuer ce type de correction: la fusion, et la modification d'organisation.

Par le menu des actions rapides disponible pour chaque poste dans la fiche d’un individu, vous pouvez effectuer une fusion de postes ou un changement d'organisation :

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Fusionner plusieurs postes peut avoir lieu seulement pour des postes qui se trouvent au sein de la même organisation.

L’action de changer l’organisation d’un poste doit être utilisée surtout pour apporter une correction d’organisation.

 

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