Les accès délégués

Il est possible d'accorder des accès délégués en activant la fonction Délégués de Boréalis. En attribuant un tel accès, vous vous assurez que votre travail et les dossiers en cours continuent lorsque vous devez vous absenter.

Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs et à leurs délégués de :

  • Recevoir les mêmes notifications et rapports automatisés.
  • Utiliser les filtres rapides tels que "Assigné à moi", "Je suis un participant" ou, dans Analytics, les filtres délégués comme "Membre du personnel actuel (y compris délégué)" ou "Utilisateur actuel (y compris délégué)" pour voir les enregistrements associés aux deux parties.

Il y a deux façons d'accorder l'accès de type délégué : temporairement ou définitivement.

Délégués temporaires

Vous pouvez utiliser l'option de délégué temporaire lorsque vous devez accorder cet accès uniquement pour une période de temps déterminée (par exemple, vacances, absence du bureau, etc.). Saisir une date de début et d'une date de fin devient alors obligatoire.

Délégués Back-to-Back

L'accès back-to-back des délégués se produit dans les situations où en général deux utilisateurs doivent se compléter régulièrement et qu’ils ont les mêmes responsabilités. Aucune période de temps n'est requise pour cet accès, et il sera actif à tout moment, jusqu’à ce que l’accès soit enlevé.

Ajouter des délégués

Tous les utilisateurs, à l'exception des invités, peuvent gérer la liste de leurs propres délégués. Un super utilisateur peut gérer les délégués de tous les autres utilisateurs. Voici les étapes à suivre pour accorder un tel accès :

  1. Allez dans la liste des utilisateurs (soit par l’icône de son propre profile en haut à droite pour un utilisateur régulier, soit par le menu Configuration pour les super utilisateurs);
  2. Sélectionnez le nom de l'utilisateur auquel vous devez accorder un accès délégué ;
  3. Dans l'onglet Information générale allez à la section Délégués et cliquez sur le signe + ;
  4. Sélectionnez le type de délégué et l'utilisateur dans la liste déroulante :

mceclip0.png

4. Si vous sélectionnez un type de délégué temporaire, vous devez indiquer les dates de début et de fin auxquelles cette délégation s'applique :

mceclip1.png

5. Si vous choisissez d'entrer dans une délégation permanente, veuillez sélectionner l'option Back-to-Back. Dans ce cas, la seule condition obligatoire est de sélectionner le nom d'utilisateur dans la liste déroulante :

mceclip2.png

6. Sauvegardez l'enregistrement pour que les changements s'appliquent.

Un délégué back-to-back sera automatiquement appliqué dans les deux sens, ce qui signifie que l'utilisateur actuel et l'utilisateur sélectionné pourront recevoir les mêmes notifications ou consulter les mêmes enregistrements lorsqu'ils utiliseront les filtres de type Moi. Cet accès peut être supprimé si la délégation ne s’applique plus.

L'accès de type délégué temporaire devient automatiquement inactif lorsque la date de fin est atteinte. Il est également possible de planifier en avance l'accès d'un délégué en saisissant les dates dans le futur. Cette délégation aura alors un statut en attente. Lorsque la date de début est atteinte, son statut devient actif et quand la date de fin est dépassée, le statut passe à inactif.

La délégation ne s'applique pas en cascade.  Par exemple, le délégué de mon délégué ne recevra pas les notifications qui me sont destinées. Seulement les délégués apparaissant dans mon profil les recevront.

Lorsqu’un pack corporatif est activé, la sécurité par projet prime toujours, même quand des accès délégués sont accordés. Ainsi, si un délégué n’a pas accès à un certain projet, il ne l’aura pas non plus quand on lui octroie un accès délégué d’un utilisateur qui a accès au projet respectif.

Dans Analytics, vous trouverez un widget système disponible pour les délégués :  Liste des utilisateurs avec des délégués actifs. Ce widget peut être utile lorsque vous devez vérifier la liste des délégués dans votre système ou pour créer un rapport plus significatif, si nécessaire.

Cet article vous a-t-il été utile?
Utilisateurs qui ont trouvé cela utile : 0 sur 0
Avez-vous d'autres questions? Envoyer une demande