Pour garantir que seules les communications pertinentes soient synchronisées, vous pouvez gérer deux listes :
Liste d’autorisation : C’est une liste de domaines configurable par l’utilisateur qui détermine quels contacts externes peuvent déclencher la création de nouveaux intervenants lors de la synchronisation des courriels. Seuls les courriels provenant d’expéditeurs inclus dans cette liste entraîneront la création d’un intervenant dans Boréalis. Les autres adresses de courriel qui ne sont pas liées à un intervenant ne créeront pas de nouveaux intervenants.
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Liste de blocage : C’est une liste d’adresses de courriel ou de domaines complètement exclus de la synchronisation. Si un expéditeur ou un destinataire figure sur la liste de blocage, leurs courriels ne seront pas du tout synchronisés, même si d’autres destinataires du même courriel sont autorisés.
Remarque : les courriels provenant de la liste de blocage peuvent toujours être transférés manuellement en utilisant le complément Outlook.
Configurer les listes d’autorisation et de blocage
- Cliquer sur l’icône de votre Profil utilisateur dans le coin supérieur droit de la barre supérieure.
- Cliquer sur Voir le profil.
- Dans le menu de gauche, cliquer sur Intégration.
- Si vous n’avez pas encore configuré votre intégration, cliquer sur Lier un compte Microsoft pour créer le lien.
Cliquer sur Configurer la liste dans n’importe quelle liste d’autorisation / liste de blocage.
Ajouter ou supprimer des adresses de courriel ou des domaines.
Enregistrer les modifications.
Cela permet d’éviter que des communications sensibles ou non pertinentes n’entrent dans Boréalis.
Astuce : Lorsque vous interagissez avec une nouvelle organisation, envisagez d’ajouter son domaine à votre liste d’autorisation. Cela garantit que tous les courriels provenant de ce domaine sont automatiquement synchronisés dans Boréalis, même si les intervenants n’existent pas encore dans le système. Ils seront créés automatiquement, ce qui vous fera gagner du temps et réduira la saisie manuelle de données.
C’est particulièrement utile lorsque vous avez initialement interagi avec une seule personne, mais qu’au fur et à mesure du projet, vous êtes susceptible de collaborer avec davantage de personnes de la même organisation.