La fonctionnalité Groupes d'utilisateur introduit un mécanisme de regroupement réutilisable qui permet d’attribuer des responsabilités, de gérer la charge de travail et de rationaliser les communications pour des équipes entières, plutôt que pour des utilisateurs individuels.
Cette fonctionnalité est idéale pour les grandes organisations, les équipes transversales et les projets impliquant des changements fréquents de personnel, car elle garantit que l’attribution des tâches et les notifications restent cohérentes et efficaces.
Cet article couvre les sujets suivants :
Attribution des tâches basée sur les groupes
Un groupe d'utilisteur peut être sélectionné comme responsable d’une tâche. Vous pouvez différencier les groupes des utilisateurs individuels grâce à l’icône carrée affichée à côté du nom du groupe.
Attribution des tâches
Dans le module Tâche, vous pouvez sélectionner un groupe comme responsable :
Créez ou modifiez une Tâche.
Dans le champ Assigné à, sélectionnez le groupe d'uilisateur souhaité.
Cette fonctionnalité s’applique à la création de tâches, à la réattribution et à la configuration des enchainements de tâches.
Filtrer la charge de travail à l’aide du filtre Mes Groupes
Un filtre rapide est disponible pour aider les utilisateurs à gérer les tâches attribuées aux équipes auxquelles ils appartiennent.
Accédez au registre tâches.
Sélectionnez le filtre rapide Mes groupes.
Le registre affichera toutes les tâches attribuées à l’un des groupes dont vous êtes membre.
Utiliser les groupes d’utilisateurs pour les notifications et les rapports planifiés
Les groupes d’utilisateurs peuvent être sélectionnés comme destinataires dans les flux de communication du système, garantissant que les parties prenantes clés sont informées de manière cohérente.
Notifications par courriel
Lors de la configuration des notifications par courriel :
Sélectionnez un ou plusieurs groupes comme destinataires.
Choisissez l’un des deux modes de réception :
Personnes responsables du groupe uniquement : seules les personnes responsables désignées recevront la notification.
Tous les utilisateurs du groupe : tous les utilisateurs membres du groupe recevront la notification.
Remarque :
Les mises à jour de l’appartenance aux groupes sont automatiquement prises en compte dans toutes les notifications configurées ; aucune mise à jour manuelle n’est requise.
Rapports planifiés – Analytics
Lors de la planification d’un rapport pour un envoi automatique :
Sélectionnez un groupe d’utilisateurs comme destinataire au lieu de sélectionner manuellement chaque utilisateur.
Le rapport sera envoyé à tous les utilisateurs appartenant au groupe sélectionné.
Analyser la charge de travail par groupe d’utilisateurs
Les utilisateurs disposant d’un accès au module Analytics peuvent désormais segmenter les rapports par équipes fonctionnelles à l’aide du nouveau filtre de rapport Groupes d’utilisateurs.
Cela permet une analyse détaillée de la charge de travail, de la performance et de l’activité par équipe, plutôt que par utilisateur individuel.