Bienvenue dans notre toute dernière version de Borealis ! Cette mise à jour apporte un ensemble puissant d’améliorations conçues pour rendre l’engagement des parties prenantes plus simple, plus intelligent et plus connecté que jamais. Des groupes d’utilisateurs basés sur les équipes et une meilleure traçabilité des consultations, jusqu’à l’IA conversationnelle et l’intégration automatique de Microsoft 365, chaque amélioration de cette version vise à réduire les frictions et à permettre à votre travail de s’écouler naturellement. Le résultat ? Moins d’efforts manuels, une responsabilité plus claire et une expérience Borealis qui fonctionne discrètement en arrière-plan — afin que vous puissiez vous concentrer sur l’essentiel : établir des relations de confiance et prendre des décisions éclairées.

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Groupes d’utilisateurs — Favoriser le travail en équipe dans Boréalis

Le travail ne se fait pas en silo : il se fait en équipe. Avec notre dernière version, les Groupes d’utilisateurs offrent une manière plus intelligente et évolutive d’attribuer le travail, de communiquer et de produire des rapports dans Boréalis.

Jusqu’à présent, les tâches, problèmes, ententes et notifications devaient être attribués à un utilisateur à la fois. Pour les organisations en croissance ou transversales, cela impliquait des efforts supplémentaires, des configurations fragiles et des ajustements constants à mesure que les équipes évoluaient. Les Groupes d’utilisateurs changent la donne. Ils introduisent des structures d’équipe réutilisables qui évoluent avec votre organisation — en maintenant l’exactitude des attributions, des notifications et des rapports, même lorsque les personnes et les rôles changent.

Remarque : Cette fonctionnalité sera déployée progressivement au cours des deux prochains mois.

Nouveautés

Conçus selon la réalité du travail en équipe

Les Groupes d’utilisateurs représentent de véritables équipes : services, équipes terrain, unités de projet ou groupes de direction. Ils sont gérés de manière centralisée par les super-utilisateurs via une nouvelle zone d’administration des Groupes d’utilisateurs, où les équipes peuvent être créées, mises à jour et réutilisées dans toute la plateforme.

Chaque groupe peut compter une ou plusieurs Personnes responsables afin d’assurer la responsabilité, et les utilisateurs peuvent appartenir à plusieurs groupes — ce qui facilite la prise en charge des organisations matricielles et la collaboration interservices, sans compromis.

Une équipe, un clic. Partout où cela compte

Une fois créés, les Groupes d’utilisateurs sont disponibles partout où un Attribué ou une Personne responsable est utilisé.

Les tâches peuvent être attribuées à une équipe entière en une seule action — lors de la création, de la réattribution ou au sein des chaînes de tâches. Les problèmes et les ententes prennent désormais aussi en charge la responsabilité de groupe, en transmettant automatiquement cette responsabilité aux chaînes de tâches associées lorsque cela s’applique.

Résultat ? Une configuration plus rapide, moins d’erreurs et des flux de travail qui restent intacts, même lorsque la composition des équipes change.

Visibilité claire, analyses plus pertinentes

Pour aider les utilisateurs à suivre les responsabilités partagées, les filtres rapides « Mes groupes » sont désormais disponibles dans les Tâches, Enjeux et Ententes. En un clic, les utilisateurs peuvent voir tout ce qui est attribué aux équipes dont ils font partie — sans recherche manuelle.

Les rapports Analytics prennent également en charge le filtrage par Groupes d’utilisateurs, facilitant l’analyse des charges de travail, de la performance et de l’activité au niveau des équipes, plutôt qu’au seul niveau individuel.

Une communication qui atteint les bonnes personnes

Les Groupes d’utilisateurs sont entièrement intégrés aux flux de communication de Boréalis.

Les notifications par courriel peuvent être envoyées aux Personnes responsables d’un groupe ou à l’ensemble de ses membres, selon le contexte. Lorsque les notifications sont déclenchées par un champ Assigné ou Personne responsable contenant un groupe, Boréalis notifie automatiquement uniquement les Personnes responsables du groupe — pour une communication ciblée et pertinente.

Les rapports Analytics planifiés peuvent également être envoyés à des groupes. Lorsque les rapports sont marqués comme Personnalisés, chaque membre du groupe reçoit sa propre version en fonction de ses autorisations de données individuelles, garantissant que les bonnes informations parviennent aux bonnes personnes, à chaque fois.

Avantages clés

• Efficacité : Attribution en un clic à des équipes entières

• Uniformité : Les attributions restent valides malgré les changements internes de personnel

• Évolutivité : Adapté aussi bien aux petites équipes qu’aux grandes entreprises

• Réduction des erreurs : Diminue le risque d’oublier des destinataires

• Réutilisabilité : Les mêmes groupes sont utilisés pour les attributions, les notifications et les rapports

• Contrôle centralisé : Structure des groupes gérée en un seul endroit par les super-utilisateurs

   

Améliorations du processus de consultation — Boucler la boucle, de la préoccupation à l’engagement

Toute consultation significative commence par l’écoute — mais sa véritable valeur réside dans ce qui se passe ensuite. Avec cette version, Boréalis introduit des améliorations majeures du processus de consultation, conçues pour relier clairement ce que disent les parties prenantes, la manière dont les organisations répondent et les engagements qu’elles prennent.

Ces améliorations sont issues d’expériences concrètes sur le terrain, où les équipes avaient besoin d’une meilleure traçabilité entre les échanges sur le terrain, les décisions internes et les engagements externes. Le résultat est un flux de consultation qui raconte une histoire complète — capable de résister à l’examen des communautés, des organismes de réglementation et de la direction.

Nouveautés

Des échanges terrain à une responsabilité claire

Les consultations commencent souvent par des interactions informelles : une préoccupation soulevée lors d’une réunion, un commentaire partagé en passant, un problème observé sur le terrain. Grâce aux nouvelles améliorations, ces moments ne restent plus isolés.

Une section Analyse dédiée, intégrée aux Enjeux, permet désormais d’ancrer chaque préoccupation à son origine — en reliant directement les communications au problème et en documentant la mesure adoptée ainsi que la réponse officielle fournie à la partie prenante. Cela crée un fil continu entre la première discussion et la réponse de l’organisation, garantissant qu’aucune information ne se perde.

Clôturer les problèmes avec confiance — et clarté

La résolution d’un problème ne se limite plus à le marquer comme clôturé. Avant qu’un problème puisse être finalisé, Boréalis demande désormais aux équipes de définir clairement la manière dont il a été traité.

Lors de la clôture d’un problème, les utilisateurs consignent les mesures adoptées, le type de résolution et le message officiel partagé avec la partie prenante. Ces informations sont reprises depuis la phase d’analyse, renforçant la cohérence et la responsabilité. Le résultat est un dossier clair et vérifiable de la gestion de chaque préoccupation — réduisant les ambiguïtés et renforçant la confiance.

Quand une préoccupation devient un engagement

Certains problèmes exigent plus qu’une réponse — ils nécessitent un engagement.

Grâce à la nouvelle intégration des engagements, les équipes peuvent désormais convertir formellement un problème en engagement ou le lier à un engagement existant. Cela crée un lien visible et traçable entre les préoccupations des parties prenantes et les actions à long terme, garantissant que les problèmes escaladés sont soutenus par des engagements concrets et suivis.

Raconter l’histoire complète

Une consultation solide ne consiste pas seulement à faire ce qu’il faut — mais aussi à pouvoir le démontrer.

Toutes les améliorations liées à la consultation sont entièrement reflétées dans les rapports Boréalis et les modèles de documents. Les réponses officielles, les mesures adoptées, les types de résolution et les engagements liés apparaissent désormais dans les sorties Word et PDF, permettant aux équipes de présenter un récit complet et transparent aux autorités gouvernementales, aux dirigeants et aux parties prenantes externes — sans reprise manuelle.

Rehausser la qualité des données

Afin de garantir des données de consultation complètes et fiables, les administrateurs peuvent exiger que certains champs clés soient remplis avant la clôture des problèmes. Cette approche structurée améliore la qualité des données à la source, réduit les lacunes dans les rapports et facilite l’analyse et la justification des informations d’engagement.

Pour les équipes travaillant directement à partir des plans de participation, des raccourcis optionnels permettent de saisir les entrées d’analyse de manière fluide pendant l’exécution — assurant un suivi cohérent de la consultation, de la planification à la réalisation.

Avantages clés

• Réduction des ambiguïtés : Liens clairs et formels entre communications, enjeux et engagements

• Transparence accrue : Meilleure visibilité des actions menées et des réponses partagées

• Rapports optimisés : Rapports plus solides et traçables racontant une histoire complète

• Gain de temps : Moins d’allers-retours grâce à des flux de travail structurés et guidés

Remarque : Pour tirer pleinement parti de ce processus, le module Enjeux est requis. Si votre organisation s’appuie sur des flux de consultation mais n’utilise pas actuellement le module Enjeux, veuillez contacter votre gestionnaire de compte afin de revoir votre configuration.

Demande à Boréalis IA v2.0 — Désormais, elle vous répond

Demande à Boréalis IA franchit une étape majeure. Avec la version 2.0, l’assistance par IA dans Borealis dépasse les questions ponctuelles pour devenir une véritable conversation.

Au lieu de poser une question, d’obtenir une réponse puis de recommencer, les utilisateurs peuvent désormais poursuivre le dialogue — affiner leurs questions, explorer des suivis et conserver le contexte jusqu’à obtenir exactement ce dont ils ont besoin. L’expérience est naturelle, guidée et beaucoup plus proche de la façon dont les gens pensent et travaillent réellement.

Demande à Boréalis IA v2.0 conserve tout ce que les utilisateurs apprécient déjà — questions en langage naturel, invites prédéfinies, favoris et commentaires intégrés — tout en améliorant discrètement l’expérience en arrière-plan. Aucune formation requise. Il suffit de demander, de relancer et de continuer.

Nouveautés

Des questions aux conversations

Demande à Boréalis IA v2.0 comprend le fil d’une discussion. Après avoir répondu à une question, elle peut suggérer des étapes suivantes utiles — invitant les utilisateurs à approfondir, à résumer les informations ou à se concentrer sur l’essentiel. Les conversations restent connectées, réduisant les frictions et rendant la préparation des réunions, des revues et des décisions plus rapide et plus simple.

Plus intelligente, plus pertinente

Cette nouvelle version commence également à prendre en compte le contexte de l’organisation et du rôle. Les réponses ne sont plus seulement exactes — elles deviennent de plus en plus pertinentes.

Une transparence digne de confiance

Chaque information reste traçable. Les liens vers les sources ont été améliorés afin que les utilisateurs puissent facilement revenir aux enregistrements de communication sous-jacents, renforçant la confiance et rendant le suivi plus fluide.

Avantages clés

• Interaction conversationnelle : Une façon naturelle et fluide d’explorer les informations

• Pertinence accrue : Des réponses informées par le contexte de l’organisation et de l’utilisateur

• Transparence améliorée : Des liens clairs vers les communications source

• Adoption renforcée : Une IA adaptée aux flux de travail réels, pas à des requêtes rigides

   

Intégration Microsoft 365 — Bêta

Le courriel est devenu l’un des principaux outils où se déroule l'interaction avec les parties prenantes — mais la capture de cette activité ne devrait pas représenter du travail supplémentaire. Avec la nouvelle intégration Microsoft 365, Borélis franchit une étape majeure vers des communications avec les parties prenantes automatiques, complètes et transparentes.

Plutôt que de s’appuyer uniquement sur les téléversements manuels ou sur le complément Outlook, les courriels et les réunions peuvent désormais être transmis directement dans Boréalis — garantissant que rien n’est manqué, tout en laissant aux organisations un contrôle sur ce qui est synchronisé.

Nouveautés

Des téléversements manuels à une capture fluide

Pour de nombreuses équipes, l’enregistrement des courriels dans Boréalis était une corvée quotidienne — et une étape facile à oublier. Grâce à cette intégration, les courriels pertinents envoyés ou reçus via Microsoft 365 sont automatiquement synchronisés dans Boréalis, créant un historique de communication complet et fiable sans effort supplémentaire de la part des utilisateurs.

Les réunions du calendrier sont également capturées, y compris les participants et les détails de réunion, transformant l’activité Outlook en enregistrements d’engagement structurés.

Conçue pour le contrôle, la conformité et la confiance

L’automatisation ne signifie pas une perte de contrôle. Les utilisateurs et les administrateurs peuvent définir précisément ce qui doit être synchronisé ou non grâce à des listes d’autorisation et de blocage, à la sélection de périodes et à des contrôles basés sur les dossiers. Les courriels sensibles ou non pertinents peuvent être entièrement exclus, tandis que seuls des domaines ou adresses approuvés peuvent être autorisés à créer de nouvelles parties prenantes.

Cela permet aux équipes de bénéficier de l’automatisation sans compromettre la confidentialité ni les exigences réglementaires — en particulier dans les environnements sensibles ou réglementés.

Fiches de parties prenantes plus intelligentes, rapports plus solides

En capturant les communications de manière cohérente, Boréalis améliore considérablement l’exhaustivité des données. Les historiques des parties prenantes sont plus riches, les rapports plus fiables, et les utilisateurs bénéficient d’une visibilité plus claire sur l’activité d’engagement à travers les équipes et les régions.

Ce qui dépendait auparavant des habitudes individuelles devient désormais systématique — et digne de confiance.

Pensée pour évoluer, prête pour la suite

L’intégration Microsoft 365 pose les bases des innovations futures. Avec des communications qui alimentent Boréalis de manière fiable, la plateforme est prête pour de prochaines améliorations telles que la catégorisation pilotée par l’IA, l’étiquetage intelligent et des informations prédictives.

Il ne s’agit pas seulement d’une intégration — c’est une fondation pour une gestion de l'interaction plus intelligente.

Avantages clés

• Importants gains de temps en éliminant le téléversement manuel des courriels.

• Amélioration de l’exhaustivité des données grâce à une capture cohérente des communications

• Adoption accrue grâce à une expérience fluide et à faible friction

• Gestion des parties prenantes renforcée avec des historiques d’engagement fiables

Autres améliorations

En plus des principales fonctionnalités, cette mise à jour inclut un large éventail d’améliorations ciblées dans Boréalis. Ces améliorations portent sur la qualité des données, la clarté des rapports, la convivialité, le contrôle d’accès et l’automatisation — aidant les équipes à travailler plus efficacement tout en maintenant l’exactitude et la conformité.

Complément Outlook & intégration des courriels

• Attribution automatique du Gestionnaire de la relation (configurable) : Une nouvelle option permet aux organisations de désactiver l’attribution automatique d’un Gestionnaire de la relation lorsque des parties prenantes sont créées via le complément Outlook. Cela évite des attributions involontaires et peut être activé sur demande.

• Option de synchronisation confidentielle : Les équipes peuvent désormais choisir de supprimer le contenu des courriels ou des réunions avant la synchronisation vers Boréalis. Lorsque cette option est activée, seules les métadonnées (date, heure, titre, participants) sont enregistrées — ce qui soutient la confidentialité tout en consignant l’activité.

Communications intelligentes

• Prise en charge des courriels partagés : Les communications intelligentes prennent désormais en charge plusieurs parties prenantes partageant la même adresse courriel. Les courriels sont envoyés une seule fois par adresse lorsque la personnalisation n’est pas utilisée, ou une fois par partie prenante lorsque des balises de remplacement sont appliquées, avec des avertissements clairs pour éviter les doublons et assurer une tenue de registre précise.

• Communications intelligentes – Rappels: Amélioration des flux de rappels en identifiant les destinataires qui ont répondu et en permettant aux rappels de cibler uniquement les non-répondants, avec prise en charge des listes standard et des listes de désinscription (y compris la désactivation automatique des répondants pour les communications avec désinscription).

• Indicateurs d’état de réponse : De nouveaux indicateurs d’état de réponse sont disponibles dans les sections Communications et Destinataires. Lors de la duplication de messages, les utilisateurs peuvent désormais choisir de ne copier que les destinataires n’ayant pas répondu.

Rapports & Analytics

• Couleurs de projet configurables : Les projets peuvent désormais se voir attribuer des couleurs personnalisées, assurant des visuels cohérents et standardisés dans les rapports, les légendes et les widgets.

• Export de la matrice d’évaluation : Les matrices d’évaluation peuvent désormais être exportées au format PNG, comme c'est le cas pour les autres widgets Analytics.

• Nouveaux filtres des rapports système : Nous avons ajouté deux nouvelles options de filtrage pour vous aider à analyser vos données avec plus de précision et de clarté.

  • Catégorisation (Partie prenante)
    Vous pouvez désormais filtrer les rapports par catégorisation des parties prenantes, ce qui vous permet de segmenter rapidement les résultats des rapports en fonction des groupes de parties prenantes. Cela facilite la concentration sur les parties prenantes les plus pertinentes pour votre analyse.

  • Département (Membres du personnel)
    Un nouveau filtre Département a été introduit, vous permettant d’affiner les données des rapports par département du personnel. Cela contribue à améliorer la visibilité sur les performances départementales, les charges de travail et les informations associées.

• Filtres temporaires pour les widgets de tableau : Pour une exploration rapide, vous pouvez désormais appliquer des filtres temporaires à un widget de tableau dans un rapport lorsque vous le consultez. Ceux-ci sont clairement identifiés comme non enregistrés et se réinitialiseront lors de l’actualisation de la page, ce qui vous permet d’expérimenter sans affecter la configuration du rapport.

Complément vue d’entreprise

• Couleurs de site configurables : Les sites peuvent désormais se voir attribuer des couleurs personnalisées, permettant une comparaison visuelle cohérente dans les rapports et tableaux de bord au niveau corporate.

• Visibilité de site restreinte : Les utilisateurs corporatifs peuvent désormais être limités à la visualisation des seuls sites auxquels ils sont affectés, sans visibilité sur l’ensemble des sites.

Gestion des parties prenantes

• Engagements – Description en texte enrichi : Le champ Description des Engagements prend désormais en charge la mise en forme en texte enrichi, alignée avec Communications pour une meilleure clarté et présentation.

• Enjeux – Durée du processus (jours ouvrables) : Un nouveau champ capture la durée du processus en jours ouvrables, alignée avec la même logique déjà utilisée dans les plaintes.

Programmes d’évaluation

• Amélioration de la convivialité de la liaison des projets : Lorsque plus de 30 projets sont liés à un programme d’évaluation, une grille dédiée est désormais affichée — facilitant l’affichage, l’ajout et la suppression des liaisons de projets.

• Portail de plaintes – Cartographie des codes postaux : Les codes postaux soumis via le Portail de plaintes sont désormais associés aux adresses des plaintes. Cela permet un géocodage précis et la visualisation des plaintes sur des cartes, soutenant l’analyse spatiale et les rapports basés sur la localisation.

Tâches & enchaînements de tâches

• Tâches récurrentes : Les assignations supplémentaires sont désormais automatiquement reportées lors de la création de nouvelles occurrences de la tâche récurrente.

• Enchaînements de tâches – étapes obligatoires : Les étapes au sein d’un enchaînement de tâches peuvent désormais être marquées comme obligatoires, empêchant une tâche d’être marquée comme non terminée si des étapes requises sont incomplètes.

• Nouveaux importateurs : De nouveaux importateurs pour les Tâches et les enchaînements de tâches sont désormais disponibles, simplifiant la création et les mises à jour en lot pour les flux à fort volume.

Investissement social

• Contributions communautaires – Clarifications des statuts : Les valeurs de statut demandées lors de la création d'une nouvelle demande ont été mises à jour pour plus de clarté.

• Nouveau champ Adresse : Un nouveau champ Adresse a été ajouté au formulaire de Contributions communautairess et peut être activé via la configuration des champs.

• Interface de demande de contribution en ligne – Détection des doublons d’organisations : La détection des doublons a été améliorée lors de la soumission de demandes via le portail. Les organisations existantes ayant des noms correspondants sont désormais réutilisées automatiquement, réduisant les enregistrements en double et améliorant la cohérence des données.

Administration des biens fonciers

• Modèles d’entente : Vous pouvez désormais créer et utiliser des modèles pour les Ententes afin de standardiser la structure et le contenu, d’améliorer l’uniformité et de réduire le travail manuel lors de la création de nouvelles ententes.

• Actifs de l’entreprise dans les Ententes : Une nouvelle section Actifs de l’entreprise est désormais disponible dans les Ententes, permettant de lier des ententes directement à un ou plusieurs actifs de l’entreprise. Cela soutient la gestion des projets via les actifs de l’entreprise plutôt que via les plans d’engagement, améliore la visibilité des relations actif–entente et permet la liaison via ajouter/modifier, import, analytics et actions par lot (le cas échéant).

• Nouvelle section Actifs (Parcelles) : Une nouvelle section Actifs est désormais disponible dans les Parcelles, permettant aux équipes d’enregistrer les actifs impactés avec le type, la description, la quantité, l’unité et la valeur. La section prend en charge l’import, utilise des types d’actifs configurables et est disponible dans la configuration des champs, mais désactivée par défaut.

• Améliorations de l’API: Deux nouveaux champs sont disponibles dans l’endpoint d'Ententes :

  • baseStakeholderIdsInd (individus liés)

  • baseStakeholderIdsOrg (organisations liées)

• Import Excel des Détenteurs de titre : Le modèle d’import de détenteurs de titre prend désormais en charge les champs courriel et numéro de téléphone.

• Précision de la géométrie des Parcelles : Lorsque des Parcelles sont désactivés ou transférés vers une autre propriété, leur géométrie est désormais correctement supprimée des cartes et des API — garantissant l’exactitude des données spatiales.

• Dictionnaires de données des types de conditions : Les types de conditions ont été scindés en listes séparées pour Parcelles et Ententes, améliorant la clarté et le contrôle de configuration.

• Ententes - Prise en charge de la géométrie multipoint : Les ententes utilisant une géométrie de type Point peuvent désormais inclure plusieurs points, permettant à une seule entente de s’appliquer à plusieurs emplacements.

Configuration générale et convivialité

• Nouveau profil utilisateur : SE – Communications – Saisie de données: Un nouveau profil permet aux utilisateurs de créer et d’afficher des communications (sans autorisations de suppression) et de créer et modifier des parties prenantes, tout en restreignant l’accès aux problèmes, aux plans d’engagement et aux programmes d’évaluation.

• Raccourci Copier le lien : Une nouvelle icône « Copier le lien» est disponible dans les formulaires et les grilles, permettant aux utilisateurs de copier rapidement des URL pour les documents de type Lien.

• Gabarits de mise à jour Excel : Des gabarits de mise à jour sont désormais disponibles pour des modules supplémentaires, permettant des mises à jour en lot directement depuis Excel. Cette amélioration étend les updaters existants (Individus, Organisations, Parcelles, Ententes) aux Plans de participation, Communications et Tâches, améliorant l’efficacité pour la maintenance de données à grande échelle.