Encourager l'adoption par les utilisateurs (Mai 2021)

Exemples de stratégies de gestion du changement pour encourager l'adoption par les utilisateurs

Date: 20 mai, 2021

Accès requis: Superutilisateurs

 

BDD3-fr.png

 

Dans un monde où beaucoup d'entre nous travaillent à distance, garder des équipes motivées et engagées peut être un défi. C'est particulièrement vrai lorsqu'une nouvelle technologie est introduite - en fait, la qualité d’adoption d'un logiciel est parfois plus importante que la technologie elle-même. Heureusement, les périodes difficiles peuvent donner lieu à une réflexion créative !

Voici quelques solutions que nos clients ont mises en place.  

 

WSP (Arizona, États-Unis) - Projet de reconstruction d'une portion d’autoroute

Alexandra Albert est Responsable du district de Southwest Mountain pour la communication et la participation du public (CPI) à WSP. Elle gère l’équipe en charge de mobiliser les parties prenantes concernées par un grand projet de réaménagement d’autoroute. Deux des initiatives qu'elle a mises en œuvre ont changé la donne pour l’équipe.

 

Rendre la documentation Borealis spécifique au projet   

Alexandra a remarqué que l'un des défis pour les utilisateurs était de se rappeler où se trouvaient les champs dans la plateforme. Pour simplifier et standardiser le processus, elle a ajusté la documentation de Borealis pour créer un guide d'utilisateur qui reflète le vocabulaire de leur projet. Ce guide personnalisé est une ressource précieuse que les utilisateurs peuvent consulter chaque fois qu'ils ne savent pas comment utiliser certains champs.

"L'élaboration de notre documentation spécifique au projet a vraiment aidé à garantir que notre équipe utilise des processus similaires pour saisir les informations et les communications." 

 

Utiliser les rapports comme outil de formation pour garantir l'intégrité des données

Pour aider à suivre les progrès des utilisateurs et garantir l'exactitude de leurs données, l'organisation a mis en place un rapport qui identifie les données manquantes. Ils expliquent qu'ils l'utilisent pour renforcer l’utilisation du système. "Nous l'envoyons dans le cadre d'un courriel hebdomadaire pour guider l'effort de sensibilisation, donner une mise à jour hebdomadaire et fournir des conseils et de la motivation." 

 

Exemple du courriel hebdomadaire :

user-adoption-sample-email.png

 

Une Super Utilisatrice pour la société de consultation a ajouté :
"Il y a beaucoup de champs qui doivent être remplis avec chaque documentation pour garantir l'exactitude des rapports. Une fois que nous avons mis en place un processus AQ/CQ pour la saisie des données, cela a contribué à l'intégrité des données. Cela peut parfois prendre du temps, mais les résultats sont fantastiques, et le client (le ministère des Transports) est très satisfait des analyses et des rapports que nous avons pu fournir."

 

Avantages :

  • Excellente occasion de rappeler aux utilisateurs où se trouvent les choses dans le système.
  • Met en place un processus d'apprentissage continu avec un retour régulier aux utilisateurs.
  • Maintient la propreté des données pour garantir que les rapports sont utiles à la direction et aux régulateurs. 

 

Entreprise de distribution d’équipement médicaux - Gestion des affaires externes dans la distribution d'équipements médicaux

Organiser une cérémonie de remise de prix   

Un nouveau client a récemment terminé le processus d’implantation de Boréalis et débuté l’utilisation de la plateforme. Le mois dernier, le responsable des affaires publiques et gouvernementales a organisé une cérémonie pour le “Borealis Engagement Award" afin de reconnaître le travail acharné de son équipe et de montrer son appréciation pour les réalisations accomplies. Au cours de l'événement en ligne, des prix ont été décernés à la personne qui avait saisi le plus de communications et à celle dont la qualité de saisie offrait la meilleure qualité. Capitaliser sur un esprit de compétition sain peut être un excellent moyen de promouvoir l'adoption d'un système ! 

 

Avantages :   

  • Renforce le positionnement de Boréalis en tant qu'outil central.  
  • Encourage l'utilisation de la plateforme (car nous savons que la maîtrise vient avec la pratique).  
  • Crée un sentiment positif autour de l'utilisation du logiciel. 

 

Si vous décidez de mettre en place des pratiques de gestion du changement, faites-le nous savoir... nous serons heureux de vous soutenir !

Cet article vous a-t-il été utile?
Utilisateurs qui ont trouvé cela utile : 0 sur 0
Avez-vous d'autres questions? Envoyer une demande