Niveau de difficulté: Facile
Les listes de distribution vous permettent de rassembler les parties prenantes ayant des critères en commun, puis de faciliter le suivi de leurs communications.
Créer une liste de distribution
1. Cliquer sur "Gestion des parties prenantes" dans le menu de gauche.
2. Aller dans la section 'Liste de distribution' et cliquer sur le bouton "Ajouter". À la création, il est possible d'attribuer un titre, en plus de sélectionner les catégories de sujets applicables, une description, l’approche d’engagement choisie, la fréquence d’engagement privilégiée et le type de liste:
3. Vous pouvez également saisir des catégories de sujets, un type de liste, la source de la liste, une description, une approche d'engagement et la fréquence d'engagement désirée:
4. Une fois les champs complétés, cliquer sur "Sauvergarder".
Note: Si le complément "Communications intelligentes" est activé, il faut d'abord sélectionner le type de liste "De Base", puis ensuite le "Sous-type" souhaité.
5. Après avoir créé la liste de distribution, sélectionnez les parties prenantes que vous souhaitez inclure dans le registre d'engagement des parties prenantes dans le menu de navigation de gauche :
Il est possible de :
- Sélectionner une organisation;
- Sélectionner une personne qui a un poste dans une organisation;
- Sélectionner une personne non affiliée à une organisation;
- Créer et sélectionner une personne qui ne figure pas encore dans le registre des individus.
Si une grande quantité de parties prenantes doiv être ajoutée à la liste, la fonctionnalité de 'Sélection multiple' des registres d'individus et d'organisations peut être utilisée. Pour plus d'informations à ce sujet, vous pouvez référer à la section 2 de l'article Créer et gérer une liste de distribution intelligente. De plus, les informations générales ainsi que les parties prenantes d'une liste de distribution peuvent être ajustées en tout temps si des corrections sont nécessaires.
Utiliser une liste pour ajouter des participants à une communication
Les listes de distribution peuvent également vous permettre de sélectionner des parties prenantes, pour les ajouter à une communication:
1. Depuis le menu principal, sélectionnez "Communications" sous l'onglet "Engagements" et recherchez la communicaton;
2. À la section "Participants", cliquez sur le bouton + vert , afin d'ajouter des membres;
3. Appuyez sur le boutton "Actions" et choisissez "Ajouter à la liste de distributions":
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