Créer et modifier des listes de distributions de base - NEW

Difficulté: Facile

 

Les listes de distribution vous permettent de rassembler les parties prenantes ayant des critères en commun, puis de faciliter le suivi de leurs communications.

 

Créer une liste de distribution

Pour créer une liste de distribution:

  • Cliquer sur 'Gestion des parties prenantes' dans le menu de gauche.
  • Aller dans la section 'Liste de distribution' et cliquer sur le bouton 'Ajouter'. À la création, il est possible d'attribuer un titre, en plus de sélectionner les catégories de sujets applicables, une description, l’approche d’engagement choisie, la fréquence d’engagement privilégiée et le type de liste.
  • Une fois les champs complétés, cliquer sur 'Sauvergarder'.

Notez que si le complément 'Communications intelligentes' est activé, il faut d'abord sélectionner le type de liste 'De Base', puis ensuite le 'Sous-type' souhaité.

 

  • Après avoir créé une liste de distribution, sélectionner les parties prenantes à ajouter à la liste sous l'onglet 'Parties prenantes'. 

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Il est possible de :

  • Sélectionner une organisation;
  • Sélectionner une personne qui a un poste dans une organisation;
  • Sélectionner une personne non affiliée à une organisation;
  • Créer et sélectionner une personne qui ne figure pas encore dans le registre des individus.

Si une grande quantité de parties prenantes doiv être ajoutée à la liste, la fonctionnalité de 'Sélection multiple' des registres d'individus et d'organisations peut être utilisée. Pour plus d'informations à ce sujet, vous pouvez référer à la section 2 de l'article Créer et gérer une liste de distribution intelligente. De plus, les informations générales ainsi que les parties prenantes d'une liste de distribution peuvent être ajustées en tout temps si des corrections sont nécessaires. 

 

Utiliser une liste pour ajouter des participants à une communication

Les listes de distribution peuvent également vous  permettre de rapidement sélectionner des parties prenantes pour les ajouter à une communication:

  • Pour modifier l'enregistrement de communication, cliquer sur le bouton 'Actions' tout en haut de la communication.
  • Choisir 'Ajouter les membres d'une liste de distribution'
  • Sélectionner la liste de distribution voulue. Les membres de la liste sélectionnée sont automatiquement ajoutés en tant que participants à la communication.

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