Quelques conseils pour mettre à jour vos données relatives aux parties prenantes lors d’élections
14 septembre 2021
Comme vous le savez peut-être, notre siège social est situé à Magog, au Canada, où des élections fédérales se dérouleront dans quelques jours. Cela nous a donné envie de vous parler des données électorales dans Boréalis.
La mise à jour des données des parties prenantes après une élection peut être exigeante en raison de la quantité d'informations impliquées. Que l'élection soit locale ou fédérale, vous pouvez avoir besoin d'apporter des changements à un nombre important d'enregistrements en même temps.
Les utilisateurs de Boréalis viennent d'un large éventail d'industries, travaillent dans de nombreux pays, et interagissent avec les élus de manières très différentes, il n'y a donc pas de solution unique. Néanmoins, nous aimerions vous offrir quelques conseils pour vous aider à gérer plus efficacement les données électorales dans la plateforme.
Nos clients gèrent généralement les élus de l'une des deux façons suivantes : en assignant les individus à des catégorisations ou en ajoutant des postes à au dossier de l’individu.
Quelle est la différence entre catégorisation et postes ?
La catégorisation fournissent un niveau d'information, mais pas de chronologie. Si vous gérez vos parties prenantes avec la catégorisation, vous pouvez seulement voir si une partie prenante occupe actuellement un poste d’élu. Selon le type de relation que vous avez avec vos parties prenantes et les informations que vous devez suivre, cela peut être suffisant pour vos besoins.
Les postes vous permettent de gérer une partie prenante dans le temps, et à travers plusieurs rôles (postes d’élus dans un gouvernement, dans un conseil ou un comité, adhésions à des organisations ou associations professionnelles, etc.) En utilisant les postes, vous pouvez voir si une partie prenante a déjà occupé une fonction publique, et si oui, où et quand. Nous recommandons cette méthode parce qu'elle est plus souple que les catégorisations et qu'elle crée un dossier historique qui fait partie de la mémoire institutionnelle de votre organisation.
Gestion des élus à l'aide de catégorisation
La catégorisation vous permettent d'identifier les utilisateurs comme faisant partie d'un groupe désigné, tel que les membres du Parlement (MP) ou les membres du Parlement provincial (MPP). Il suffit de créer les catégorisations que vous souhaitez utiliser et de les attribuer aux enregistrements des individus qui appartiennent à celles-ci. Pour que votre liste soit à jour, vous devrez ajouter et supprimer ces étiquettes de catégorisation afin de refléter les résultats de chaque élection.
Gestion des élus à l'aide des postes
Une autre façon de gérer les représentants élus est de leur attribuer des postes. Nous vous recommandons de créer un poste pour la personne, en incluant une date de début et une date de fin pour chaque mandat qu'elle occupe.
- CONSEIL: Avant une élection, vous pouvez faire une action en groupe afin d’appliquer une "date de fin" au poste occupé par les élus. Vous pouvez certes saisir une date de début et de fin précise pour chaque personne, mais cela peut prendre beaucoup de temps en fonction du nombre de parties prenantes que vous devez gérer. Pour simplifier le processus, nous recommandons d'utiliser le jour de l'élection comme date de fin.
Une date de fin agit essentiellement comme une date d'expiration pour le poste. Lorsque le poste prend fin, la personne ne sera plus incluse dans des listes ou des communications destinées aux élus actuels, ce qui évitera potentiellement la divulgation d’informations potentiellement sensibles à des destinataires erronés.
Un individu peut se voir attribuer plusieurs postes au sein d'une ou plusieurs organisations, ce qui peut s'avérer très utile lorsqu'il d’avoir un portrait global d’un élus. Cet article offre des informations supplémentaires pour vous aider à gérer les parties prenantes ayant plusieurs postes.
Quoi faire AVANT une élection
Pour vous préparer à une élection, il est bon de revoir votre liste de représentants élus. Vérifiez que vous avez le bon nombre total de fonctionnaires (vous pouvez ventiler ce nombre par province, état ou région en fonction de vos besoins particuliers), puis effectuez un contrôle rapide de la qualité des données (avez-vous les noms, titres, etc. complets et corrects ?).
- CONSEIL: Créez des Widgets pour détecter les données manquantes ou inexactes et attribuez des tâches aux membres de l’équipe chargés de gérer les résultats des élections, et gagnez en efficacité.
Quoi faire APRÈS une élection
Au Canada (et dans d'autres pays), une liste officielle est publiée après chaque élection. Cette liste comprend tous les élus, et indique ceux qui sont nouvellement élus. Vous devrez peut-être attendre quelques semaines (voire quelques mois) pour que la liste soit finalisée, mais l'attente en vaut la peine pour être sûr d'obtenir les bonnes informations. Lorsque la liste est prête, vous pouvez en télécharger une copie et filtrer les données pour n'ajouter que les nouveaux représentants gouvernementaux à Boréalis. Si vous avez besoin de soutien, nous serons heureux de vous guider tout au long du processus !
Si vous travaillez avec la catégorisation
Utilisez les filtres des listes ou construisez votre propre Widget pour afficher les élus. Ensuite, cliquez sur "Sélectionner plusieurs", choisissez ceux qui ont perdu leur siège et supprimez leur étiquette de catégorisation. Les nouveaux élus peuvent être ajoutés manuellement, ou par lots en utilisant le gabarit Excel.
Si vous travaillez avec des postes
- Si un fonctionnaire est réélu, archivez le poste d'origine et ajoutez un nouveau poste avec une date de début appropriée pour indiquer qu'il a un nouveau mandat (nous recommandons d'utiliser le jour suivant l'élection comme date de début).
- Si une personne n'est pas réélue ou a refusé de se représenter, veillez à saisir une "date de fin" pour son poste, puis ajoutez le fonctionnaire nouvellement élu.
- CONSEIL: Lorsque vous ajoutez une date de fin pour un poste, utilisez-la dans votre processus de vérification des parties prenantes.
Lorsqu'une personne quitte son poste, vous devrez peut-être la retirer de la liste des parties prenantes. Si vos politiques de gestion des données le permettent, nous vous recommandons de ne pas supprimer l'enregistrement individuel afin de ne pas perdre l'historique ; au lieu de cela, il suffit de désactiver la partie prenante.
Mon conseil du mois
Saviez-vous que vous pouvez utiliser un Widget pour effectuer certaines actions en groupe liées aux postes ? Pour ce faire, vous devez démarrer votre Widget avec le formulaire "Gestion de parties prenantes > Parties prenantes > Postes". Cela vous donne accès à des actions qui ne sont pas disponibles dans les formulaires "Organisations" et "Individus" - y compris le poste de la partie prenante.
Nous savons que chaque situation est différente, alors si vous êtes inquiet ou si vous ne savez pas par où commencer, n'hésitez pas à nous le faire savoir. Si vous avez besoin d'aide pour préparer une élection à venir ou si vous voulez commencer à travailler avec des postes, contactez-nous. Nous serons heureux de vous aider à démarrer. Répondez simplement OUI à ce courriel et nous vous contacterons pour organiser une réunion.