Gérer les absences prolongées (Décembre 2021)

Gardez vos projets sur la bonne voie même quand quelqu’un part

Décembre 16, 2021

Accès requis: Superutilisateurs

 

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Vous en avez sûrement eu l’expérience par le passé ou l’aurez dans l’avenir, mais il arrive parfois que qu’un membre de l’équipe quitte l'organisation, que ce soit temporairement (pour un congé médical ou parental par exemple) ou définitivement (si quelqu'un prend sa retraite ou change d'emploi). En tant que superutilisateur, vous pouvez, dans Boréalis, réaffecter son travail pendant son absence afin de vous assurer que rien ne se perd.

 

Examinons certaines choses que vous pouvez faire pour gérer les absences à long terme dans Boréalis. Vous n'aurez peut-être pas besoin d'utiliser ces conseils dans l'immédiat, mais gardez-les à portée de main pour la prochaine fois que l'une de ces situations se présentera !

 

Assignez un délégué

La fonction de délégué vous permet de sélectionner un autre utilisateur (ou plusieurs utilisateurs) pour gérer les tâches d'un membre de l'équipe jusqu'à son retour ou jusqu'à ce qu'un remplaçant soit embauché. Les délégués sont également copiés sur les notifications par courriel que l’utilisateur original recevait de Boréalis. Pour en savoir plus sur la fonctionnalité de délégué consultez cet article.

 

Réaffectez leurs responsabilités

Lorsqu'une personne prend un congé prolongé, il est bon de redistribuer certaines tâches :

 

Attribuez un nouveau responsable des relations avec les parties prenantes.

Vous pouvez souhaiter réaffecter temporairement les parties prenantes à un nouveau gestionnaire des relations. Pour ce faire :

  1. Ouvrez le registre des individus et sélectionnez "vue détaillée".
  2. Filtrez la liste pour afficher uniquement les parties prenantes affectées à l'employé absent.
  3. Sélectionnez-les tous et utilisez le bouton "Mise à jour en groupe" pour changer le gestionnaire de relations en une seule étape.

(N'oubliez pas que vous pouvez naviguer de gauche à droite dans le registre en maintenant la touche MAJ et en utilisant la molette de votre souris).

 

Prévenez vos interlocuteurs

En fonction de la durée de l'absence, vous voudrez peut-être informer vos partenaires du changement et leur présenter leur nouvelle personne de contact. Deux options d’offrent à vous.

  1. Tâches et activités
    Créez des tâches pour contacter les parties prenantes concernées dans Boréalis et attribuez-les aux membres de l'équipe qui doivent s'en charger. (Si la personne absente gérait un nombre important de parties prenantes, vous pouvez créer une activité à la place. Si vous ne savez pas laquelle utiliser,ces conseils vous aideront à décider).
  2. Communications intelligentes
    Si vous disposez du complément Communications intelligentes, vous pouvez créer une liste de distribution pour les parties prenantes de l'employé absent et envoyer un courriel personnalisé à chacune d'entre elles en une seule étape.

Désignez quelqu'un d'autre pour gérer les plans de participation ouverts

C'est aussi une bonne idée de changer la "personne responsable" pour tous les plans de participation en cours afin de s'assurer que tous les projets roulent bien.

 

Envoyer les courriels en groupe vers Boréalis

Si cela ne fait pas déjà partie de votre activités régulières, n'oubliez pas que vous pouvez envoyer en lot vers Boréalis les courriels de la messagerie de la personne absente. Cela permet de s'assurer que des informations importantes ne sont pas laissées dans la boîte de réception personnelle de quelqu'un où elles sont perdues ou inaccessibles. Et ne vous inquiétez pas, si certains de ces courriels ont déjà été envoyés à Boréalis, le système ne créera pas de communications en double !

 

Désactiver l'utilisateur dans Boréalis

Si quelqu'un quitte définitivement votre organisation, le verrouillage de son compte est une étape importante pour empêcher tout accès non autorisé. C'est généralement une bonne pratique de désactiver un utilisateur au lieu de supprimer son compte pour s'assurer que son historique reste disponible. Cette opération doit être effectuée manuellement; à moins qu'un superutilisateur ne désactive un utilisateur, le compte reste actif. Si votre organisation a implémenté l'authentification SAML, l'utilisateur ne pourra pas se connecter, même si son compte est toujours actif dans Boréalis.

 

Conseil du mois

C'est une bonne pratique de garder une trace des personnes de votre organisation qui ont travaillé avec vos parties prenantes. En tant que Superutilisateur, vous pouvez activer un champ intitulé "Autres gestionnaires de relations" pour faciliter ce suivi. Ainsi, lorsque vous devez désigner une autre personne à contacter, vous pouvez consulter l'historique de la relation pour voir s'il existe des connexions existantes. Peut-être qu'une personne de votre entreprise a travaillé avec certaines parties prenantes dans le passé, mais qu'elle a changé de poste dans votre entreprise. Les gens ont tendance à se sentir plus à l'aise pour s'ouvrir à ceux qu'ils connaissent bien. C'est pourquoi vos parties prenantes peuvent être rassurées si vous pouvez les assigner à une personne qu'elles connaissent déjà ou avec laquelle elles ont déjà collaboré. 

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