Bienvenue dans la toute dernière version de Boréalis ! Cette mise à jour apporte une série d’améliorations conçues pour rendre Boréalis plus puissant, plus intuitif et plus collaboratif. De l’organisation optimisée des analyses au partage sécurisé des rapports, en passant par un nouveau cadre de gouvernance pour les contributions de la communauté et une gestion plus intelligente des positions des parties prenantes, ces nouveautés permettent aux équipes de travailler avec davantage de clarté et de confiance.

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Analytics – Descriptions et étiquettes

Boréalis Analytics est d’autant plus puissant lorsque les informations fournies sont faciles à comprendre, à retrouver et à réutiliser. Grâce à la nouvelle fonctionnalité de descriptions et d’étiquettes, Boréalis permet aux équipes d’organiser plus efficacement leur contenu Analytics et d’identifier rapidement les rapports et les widgets les plus pertinents.

Les utilisateurs peuvent désormais ajouter des descriptions aux rapports et aux widgets Analytics, afin de fournir un contexte clair sur leur objectif, les données qu’ils contiennent et la manière dont ils doivent être utilisés. Cela permet de réduire les ambiguïtés, d’améliorer le partage des connaissances et de garantir que les éléments analytiques conservent leur pertinence dans le temps, même lorsque de nouveaux utilisateurs arrivent ou que les tableaux de bord évoluent.

De plus, les rapports et les widgets peuvent désormais être classés à l’aide d’étiquettes, ce qui facilite grandement la recherche de contenu Analytics pertinent. Plusieurs étiquettes peuvent être associées à un même rapport ou widget, permettant aux équipes d’organiser leurs analyses selon des thématiques telles que la performance, la gestion, la qualité des données ou les domaines opérationnels. Les étiquettes sont également visibles lors de la sélection de rapports connexes, aidant ainsi les utilisateurs à repérer rapidement les ressources analytiques les plus pertinentes.

Les superutilisateurs peuvent gérer de manière centralisée la liste des étiquettes, notamment en configurant leurs couleurs, leur ordre et leurs valeurs. Cela garantit une classification cohérente des analyses à l’échelle de l’organisation, tout en offrant aux équipes la flexibilité nécessaire pour faire évoluer leur structure analytique au fil du temps.

Ensemble, les descriptions et les étiquettes apportent davantage de clarté et de structure à l’environnement Boréalis Anaytics, aidant les utilisateurs à trouver plus rapidement les bonnes informations, à mieux comprendre les rapports existants et à maximiser la réutilisation du contenu au sein de l’organisation.

Principaux avantages :

• Fournir un contexte clair pour les rapports et les widgets grâce à des descriptions multilingues
• Trouver rapidement le contenu Analytics pertinent grâce aux étiquettes
• Organiser les rapports et les widgets en catégories pertinentes
• Améliorer la collaboration et le partage des connaissances entre les utilisateurs de Boréalis Analytics
• Accroître l’efficacité en réduisant le temps consacré à la recherche ou à l’interprétation des rapports

Boréalis Analytics – Rapports partagés avec accès restreint

Les organisations doivent souvent partager des informations issues de Boréalis Analytics avec des collègues, des dirigeants, des auditeurs ou des partenaires ayant besoin d’une visibilité sur des indicateurs clés — sans pour autant leur accorder un accès complet au système ou aux données sous-jacentes. La nouvelle fonctionnalité de rapports partagés avec accès restreint offre un moyen sécurisé et flexible de diffuser des rapports tout en maintenant une gouvernance stricte des données.

Grâce à cette amélioration, les superutilisateurs peuvent désormais partager des rapports Analytics spécifiques avec des utilisateurs ou des groupes sélectionnés, en leur donnant accès à une vue en temps réel du rapport, telle que le créateur le voit. Cela facilite la collaboration entre les équipes, soutient la prise de décision des dirigeants et permet de fournir des informations actualisées, sans avoir à modifier les autorisations ni à accorder un accès élargi au système.

Les destinataires peuvent interagir avec le rapport à un niveau global, par exemple en triant des tableaux ou en zoomant sur des cartes, mais l’accès détaillé aux données sous-jacentes est volontairement restreint. Cela garantit la protection des informations sensibles tout en permettant aux utilisateurs d’explorer les informations clés du rapport lors de réunions, d’audits ou d’évaluations de performance.

Les rapports partagés sont organisés dans des onglets Analytics dédiés, où les utilisateurs peuvent rapidement retrouver les rapports qui leur ont été partagés. Les superutilisateurs disposent également d’une vue de gestion centralisée leur permettant de suivre et de gérer tous les partages de rapports actifs, assurant ainsi transparence et contrôle sur les accès.

Lorsqu’un rapport est partagé, les destinataires reçoivent une notification par courriel avec un lien direct, leur permettant d’accéder instantanément au rapport via leur compte Boréalis. Comme le rapport reflète les autorisations du partageur, les organisations peuvent diffuser des informations en toute confiance sans modifier les contrôles d’accès basés sur les rôles.

Ensemble, ces fonctionnalités facilitent le partage d’informations pertinentes à l’échelle de l’organisation, tout en respectant les exigences de sécurité et de gouvernance des données sensibles.

Principaux avantages :

• Partager des rapports Analytics de manière sécurisée avec des utilisateurs ou des groupes spécifiques
• Offrir une visibilité en temps réel sur les informations du rapport sans accorder un accès complet au système
• Maintenir une gouvernance stricte des données en désactivant l’accès détaillé aux données sous-jacentes
• Améliorer la collaboration avec les dirigeants, les auditeurs et les équipes transversales
• Gagner du temps en partageant des rapports sans modifier des structures d’autorisations complexes
• Gérer tous les partages de rapports actifs à partir d’un panneau de contrôle centralisé pour les superutilisateurs

Contributions communautaires – Nouveau processus de présélection

La gestion des contributions communautaires nécessite souvent une évaluation rigoureuse, de la transparence et une collaboration entre plusieurs décideurs. Avec le nouveau processus de présélection des contributions communautaires, Boréalis introduit un cadre d’évaluation plus structuré, configurable et traçable, permettant aux organisations de s’assurer que les demandes de contribution sont examinées de manière équitable, cohérente et conforme à leurs politiques.

Cette amélioration remplace l’étape de présélection existante par un flux d’évaluation amélioré, pouvant impliquer plusieurs évaluateurs, conçu pour soutenir des processus décisionnels complexes. Les organisations peuvent désormais configurer des grilles d’évaluation personnalisées avec des critères adaptés, une pondération des scores et des formules automatisées générant des recommandations claires. Les équipes peuvent ainsi standardiser l’évaluation des demandes tout en adaptant le processus selon les seuils de financement, les priorités stratégiques ou les exigences de gouvernance.

Par ailleurs, les membres des comités d’évaluation peuvent désormais effectuer des présélections indépendantes directement à partir du dossier de contribution, garantissant que chaque évaluateur fournisse une analyse impartiale sans visibilité sur les scores des autres. Cette approche favorise l’équité tout en renforçant la responsabilisation et la traçabilité de l’ensemble du processus.

Afin de soutenir une gouvernance et une supervision accrues, le système enregistre l’identité de la personne ayant effectué chaque évaluation ainsi que la manière dont la recommandation a été calculée, permettant ainsi de conserver une piste d’audit complète des décisions. Les scores, formules et recommandations peuvent également être intégrés aux tableaux de bord analytiques, offrant à la direction une vision claire de l’évaluation et de l’allocation des investissements communautaires.

Ensemble, ces améliorations transforment le processus de présélection en un cadre d’évaluation transparent et évolutif, favorisant une meilleure collaboration, une conformité renforcée et une prise de décision plus stratégique.

Principaux avantages :

• Assurer une évaluation équitable et cohérente des demandes de contributions communautaires
• Permettre une présélection par plusieurs évaluateurs avec des évaluations indépendantes
• Configurer des grilles d’évaluation, des critères et des règles de pondération personnalisés
• Générer automatiquement des recommandations claires à partir de formules de calcul des scores
• Renforcer la gouvernance grâce à une traçabilité complète et à des enregistrements prêts pour audit
• Soutenir la supervision de la direction grâce aux analyses et aux rapports sur les résultats des évaluations
• Adapter les processus d’évaluation à différents niveaux de financement, programmes ou régions

Améliorations de la gestion des postes

Maintenir des informations exactes sur les parties prenantes est essentiel pour assurer un engagement efficace. Les améliorations apportées à la gestion des postes introduisent une approche plus intelligente et intuitive pour gérer les rôles et les coordonnées des parties prenantes, permettant aux équipes de communiquer en tout temps avec la bonne personne, dans le bon rôle et avec les bonnes coordonnées.

Les parties prenantes changent de poste, passent d’une organisation à une autre ou assument de nouvelles responsabilités. Auparavant, la gestion de ces transitions pouvait entraîner des doublons de postes, des coordonnées obsolètes ou des mises à jour incomplètes. Grâce à cette amélioration, Boréalis propose un flux guidé qui gère simultanément les changements de poste et les informations de contact, garantissant des données propres, exactes et faciles à maintenir dans le temps.

Lors de la création d’un nouveau poste, les utilisateurs sont désormais guidés à travers un processus simple, étape par étape, qui les aide à désactiver les rôles obsolètes, à revoir les coordonnées existantes et à ajouter de nouvelles informations associées au nouveau poste. Cela permet d’archiver correctement les informations périmées tout en conservant l’historique des parties prenantes. Le résultat est un profil de partie prenante plus clair et plus fiable, reflétant les relations actuelles et les canaux de communication.

La mise à jour introduit également une section Postes dédiée lors de la création ou de la gestion des parties prenantes, permettant de gérer plusieurs postes tout en facilitant leur consultation, leur mise à jour ou leur désactivation. Les coordonnées, telles que les adresses courriel et les numéros de téléphone, peuvent désormais être créées directement dans le flux de gestion des postes, garantissant leur association correcte avec le rôle concerné.

Principaux avantages :

• Gérer plus facilement les rôles des parties prenantes grâce à un flux guidé de gestion des postes
• Maintenir des coordonnées exactes associées au bon poste
• Éviter les doublons et les postes obsolètes grâce à des étapes structurées de révision et de désactivation
• Créer et gérer les coordonnées directement dans le flux de gestion des postes
• Améliorer la qualité des données tout en préservant l’historique des parties prenantes
• Offrir une expérience utilisateur plus claire et intuitive grâce à des indications contextuelles et des incitations à l’action

Améliorations supplémentaires

En plus des principales nouveautés de cette version, plusieurs améliorations complémentaires ont été apportées à Boréalis afin d’optimiser la convivialité, la qualité des données, les capacités analytiques et les processus opérationnels. Ces mises à jour renforcent davantage la capacité de la plateforme à gérer efficacement l'interaction avec les parties prenantes, les données foncières, les investissements sociaux et les processus de gouvernance.

Défilement infini

À partir de juin, les listes et les tableaux prendront en charge le défilement infini, permettant un chargement continu des données pour une navigation plus fluide dans les ensembles de données volumineux. Les utilisateurs pourront également effectuer des actions groupées sur un grand nombre d’enregistrements plus efficacement et choisir entre le défilement infini et la pagination dans les paramètres de leur profil. 

Cette nouvelle fonctionnalité est désormais active pour tous les superutilisateurs, afin de vous permettre de revoir votre documentation interne avant son déploiement auprès de l’ensemble des utilisateurs. 

Gestion des parties prenantes

Enjeux – Géométrie calculée à partir des parcelles : Les enjeux incluent désormais une nouvelle option de géométrie intitulée « Calculée à partir des parcelles ». Lorsqu’elle est sélectionnée, le système génère automatiquement la géométrie spatiale à partir de la combinaison des géométries de toutes les parcelles liées. 

Base de données américaine des responsables gouvernementaux (USDGO) – cartographie : Afin d’assurer une couverture géographique complète, le système revient désormais automatiquement au niveau de l’État lorsque les localisations municipales ou de comté ne sont pas disponibles pour les élus américains.

Gestion des tâches

Enchaînements de tâches – Intégration de listes de vérification : Lors de la configuration des tâches dans un enchaînement de tâches, les utilisateurs peuvent désormais sélectionner directement une liste de vérification dans la configuration. La liste choisie est automatiquement appliquée aux tâches sélectionnées lors de l’activation de l'enchaînement, garantissant une cohérence dans les processus récurrents. 

Tâches – Améliorations des mises à jour en lot : Les mises à jour en lot lors de la complétion de plusieurs tâches ont été améliorées afin d’offrir un meilleur contrôle des tâches récurrentes. Une option « Créer les tâches suivantes », précochée, apparaît désormais avec un message indiquant combien de tâches récurrentes sont concernées. Les utilisateurs peuvent facilement la décocher pour empêcher la création de nouvelles occurrences lors de la clôture des tâches.

Tâches – Amélioration Analytics: Une nouvelle colonne a été ajoutée dans Analytics pour calculer le nombre de jours entre la date d’échéance d’une tâche et sa date de complétion. 

Investissement social

Contributions communautaires – Détection des chevauchements avec les biens de la compagnie : Les contributions communautaires peuvent désormais détecter automatiquement les chevauchements avec les biens de la compagnie en fonction de l’adresse ou de la localisation. Les liens sont identifiés comme étant manuels ou issus d’un chevauchement, aidant les équipes à mieux comprendre les périmètres opérationnels, à améliorer les rapports et à recevoir des notifications plus claires lorsque des contributions ont lieu à proximité d’actifs opérationnels.

Contributions communautaires – Amélioration de la détermination de la localisation : La localisation géographique d’une contribution communautaire est désormais déterminée à partir de sa propre adresse plutôt que de celle de l’organisation. 

Contributions communautaires – Lien avec les biens de la compagnie : Le champ Biens de la compagnie est maintenant disponible dans la vue de liste de Conributions communautaires et à l'import.

Gestion des plaintes

Recherche par propriété : Le champ Parcelle dans les plaintes a été amélioré pour prendre en charge à la fois les parcelles et les propriétés lors de la création d’un enregistrement. Les utilisateurs peuvent désormais rechercher et associer des plaintes par propriété.

Champs d’accusé de réception dans l’évaluation : De nouveaux champs optionnels peuvent être activés pour consigner « Accusé de réception par » et « Date/heure de l’accusé de réception » lors de l’évaluation d’une plainte. Lorsqu’ils sont activés dans le formulaire, ces champs peuvent être rendus obligatoires.

Portail de plaintes en ligne – Prise en charge d’une nouvelle langue : Le portail de plaintes en ligne prend désormais en charge le polonais, permettant aux organisations de publier leurs portails  dans une langue supplémentaire et d’améliorer l’accessibilité pour les communautés locales.

Administration des biens fonciers

Conditions – Géométrie calculée à partir des parcelles : Les conditions incluent désormais une nouvelle option de géométrie intitulée « Calculée à partir des parcelles ». Lorsqu’elle est sélectionnée, le système génère automatiquement la géométrie spatiale à partir de la combinaison des géométries de toutes les parcelles liées. 

Biens de la compagnie – Sélection multiple des localisations : Le champ Localisation des biens de la compagnie prend désormais en charge plusieurs municipalités, permettant d’associer un actif à plusieurs zones administratives. Cela permet une représentation géographique plus précise et des rapports plus fiables pour les biens couvrant plusieurs juridictions.

Unités de territoire – Détection de chevauchements étendue : Les unités de territoire prennent désormais en charge la détection de chevauchements avec les ententes, les enjeux, les plans de participation et les parties prenantes. Ces chevauchements sont disponibles dans les registres concernés et permettent des analyses régionales et des rapports plus avancés.

Ententes – Informations enrichies sur les ententes associées : La section des ententes associées prend désormais en charge des colonnes supplémentaires afin d’améliorer la visibilité et la comparaison.

Configuration du système

Profils personnalisés – Option lecture seule : Les profils personnalisés peuvent désormais être configurés en mode lecture seule. Les profils en lecture seule ne peuvent hériter que d’autres sous-profils en lecture seule et sont destinés aux utilisateurs disposant d’un accès en lecture seule. 

Avis informatif – Fréquence d’affichage configurable : Les avis informatifs peuvent désormais être configurés pour réapparaître après un nombre défini de jours. Par défaut, ils continuent de s’afficher toutes les 24 heures, mais les superutilisateurs peuvent ajuster cet intervalle à l’aide du champ « Nombre de jours avant la réapparition de la bannière après acceptation ».