Lorsque vous refusez une contribution communautaire, vous pouvez en aviser le demandeur directement depuis Boréalis au moyen d'un courriel de refus standardisé. Vous fermez ainsi la boucle de rétroaction avec vos parties prenantes sans quitter le système : le courriel est envoyé à partir d'un modèle prérempli, et un enregistrement permanent de l'avis est automatiquement consigné dans la contribution et dans le registre des communications.
Les courriels de refus peuvent être envoyés individuellement au moment où vous refusez une contribution, ou en lot pour plusieurs contributions refusées à la fois. Chaque courriel utilise un modèle que vous configurez à l'avance, avec des balises de remplacement qui personnalisent le message pour chaque demandeur.
Configurer le courriel de refus
Avant de pouvoir envoyer des courriels de refus, un administrateur Boréalis doit activer la fonctionnalité et configurer l'identité de l'expéditeur. Puis vous serez en mesure de configurer le courriel de refus.
- Accéder à Configuration et ouvrir la section Modèle de courriel de refus.
- Configurer le modèle de courriel de refus en entrant le nom du modèle, l'objet et le corps. Utiliser les balises de remplacement pour personnaliser chaque courriel :
- Nom du projet : Insère le nom du projet lié à la contribution.
- Contact de suivi : Insère le nom du demandeur.
- Nom de l'organisation : Insère le nom de l'organisation du demandeur.
- Contexte de la contribution : Insère la description de la demande.
- Cliquer sur le bouton Sauvegarder.
Les courriels de refus prennent uniquement en charge le texte enrichi standard : gras, italique, listes à puces et numérotées, et hyperliens. Les mises en page de marque personnalisées, les logos, le HTML personnalisé, les images et les pièces jointes ne sont pas pris en charge.
Envoyer un courriel de refus
Vous pouvez envoyer un courriel de refus au moment où vous refusez une contribution, ou plus tard à partir de la liste d'actions de la contribution.
Pour éviter les avis en double, un courriel de refus ne peut être envoyé qu'une seule fois par contribution.
Envoyer un courriel de refus lors de l'action Refuser
- Accéder à Contributions communautaires dans Investissement social.
- Ouvrir la contribution communautaire que vous voulez refuser.
- Dans le menu Actions, sélectionner Refuser.
- Cocher la case Envoyer un courriel de refus.
- Vérifier l'adresse du destinataire ainsi que l'objet et le corps préremplis. Modifier l'objet ou le corps au besoin.
- Cliquer sur le bouton Refuser.
Envoyer un courriel de refus après le refus de la demande
- Accéder à Contributions communautaires dans Investissement social.
- Ouvrir la contribution communautaire pour laquelle vous voulez envoyer le courriel de refus.
- Dans le menu Actions, sélectionner Envoyer un courriel de refus.
- Vérifier l'adresse du destinataire ainsi que l'objet et le corps préremplis. Modifier l'objet ou le corps au besoin.
- Cliquer sur le bouton Envoyer un courriel de refus.
Envoyer des courriels de refus en lot
Vous pouvez aviser plusieurs contributions refusées en une seule action.
- Accéder à Contributions communautaires dans Investissement social.
- Cliquer sur Sélection multiple et sélectionner les contributions refusées pour lesquelles vous voulez envoyer le courriel de refus.
- Sélectionner l'action en lot Envoyer un courriel de refus.
- Confirmer l'envoi.
Le système exclut automatiquement tout enregistrement dont l'adresse courriel est manquante, et vous avertit de toute balise de remplacement manquante avant l'envoi.
Consulter l'enregistrement de communication
Chaque courriel de refus envoyé est automatiquement créé comme enregistrement de communication lié à la contribution, ce qui préserve un historique permanent de l'avis.
Pour protéger l'intégrité de la piste de vérification, les champs suivants de la communication sont en lecture seule et ne peuvent être ni modifiés ni supprimés :
- Titre
- Description
- Type de communication
- Participants
Chaque courriel est suivi tout au long de son cycle de vie : En cours, Envoyé ou Erreur. Si une livraison échoue, vous pouvez réessayer l'envoi.