Le processus de consultation dans Borealis fournit un cadre structuré pour gérer les consultations des parties prenantes, des premières interactions jusqu'à la résolution des enjeux et la production de rapports.
En liant les parties prenantes, les communications, les enjeux et les engagements au sein d'un plan de participation de consultation, les organisations peuvent maintenir une traçabilité claire, suivre les actions de suivi, documenter les réponses et générer des rapports de consultation complets.
Objectifs clés et avantages
- Organisez les activités de consultation dans un plan de participation dédié à la consultation.
- Suivez les parties prenantes, les communications, les enjeux et les engagements dans un même flux de travail.
- Maintenez une traçabilité de bout en bout tout au long du processus de consultation.
- Saisissez et évaluez les préoccupations des parties prenantes de manière uniforme.
- Appuyez les rapports de consultation et les exigences de conformité.
- Améliorez la visibilité, la responsabilisation et la tenue des dossiers.
Cas d'utilisation illustratifs
Consultation de communautés autochtones : Une équipe de projet consulte des communautés autochtones au sujet d'un projet proposé. Les communications, les préoccupations, les actions de suivi, les enjeux et les engagements sont suivis dans un plan de participation de consultation afin de soutenir la participation continue et la production de rapports.
Programme d'acceptabilité sociale : Une organisation mène des consultations auprès des résidents locaux, des groupes communautaires et des entreprises touchés par un projet. Les activités de consultation et les commentaires des parties prenantes sont consignés afin de démontrer comment les préoccupations de la communauté ont été prises en compte et traitées.
Exigences réglementaires de consultation : Un projet exige une consultation documentée des parties prenantes pour satisfaire aux obligations réglementaires. Le plan de participation de consultation fournit un dossier centralisé des communications, des enjeux, des réponses et des engagements à des fins de rapports et d'audit.
Discussions sur l'accès aux terres et les droits : Une organisation échange avec des propriétaires fonciers et des détenteurs de droits au sujet des activités d'un projet. Les préoccupations des parties prenantes, les engagements et les résolutions sont suivis tout au long du processus de consultation.
Consultations sur les impacts environnementaux et sociaux : Les parties prenantes sont consultées au sujet des impacts environnementaux ou sociaux associés à un projet. Les communications de consultation, les préoccupations, les réponses et les engagements d'atténuation sont documentés et présentés dans le cadre du processus de consultation.
Dépannage
- Si la section de rapport du plan de participation de consultation est absente du plan de participation, ou si la section de rapports de consultation est absente des communications, vérifier que le type de plan de participation a bien été mis à jour dans le dictionnaire de données.
- Si une partie prenante n'apparaît pas dans les rapports de consultation, confirmer qu'elle est bien liée au plan de participation.
- Si les champs d'analyse des enjeux ne sont pas disponibles lors de la création d'un enjeu, c'est normal. Ces champs deviennent disponibles lors de l'action Évaluer.
FAQ
Q : Puis-je utiliser le processus de consultation sans les enjeux ?
Non. Le processus peut être partiellement configuré, mais le suivi complet de la consultation dépend du module Enjeux.
Q : Pourquoi une partie prenante est-elle absente du rapport ?
Cela se produit généralement lorsque la partie prenante n'est pas correctement liée au plan de participation.
Q : Quand utiliser les particularités par partie prenante ?
Utiliser les particularités par partie prenante uniquement lorsqu'une même communication inclut plusieurs parties prenantes nécessitant des actions de suivi, des résumés ou des résultats d'enjeux liés différents.
Q : Toutes les communications comptent-elles automatiquement dans les rapports de consultation ?
Non. Une communication doit être explicitement liée au plan de participation de consultation.
Q : Peut-on masquer les champs de consultation ?
Oui. Les champs de consultation peuvent être désactivés individuellement dans la configuration des champs.