Ce que vous ne savez peut-être pas que vous pouvez faire avec les plans de participation
Mars 17, 2022
En tant qu’utilisateur de Boréalis, vous utilisez probablement les plans de participation pour regrouper les communications, les activités et les tâches liées aux objectifs et aux initiatives de votre projet. Ces puissants outils de gestion de projet offrent des avantages évidents dès le départ, mais ils deviennent encore plus précieux à mesure que vous maîtrisez leur utilisation. (Si vous n’avez pas encore utilisé les plans de participation dans Boréalis, consultez notre vidéo d’introduction pour apprendre comment ils peuvent bénéficier à votre organisation).
Jetons un coup d’œil à 3 façons d’utiliser un plan de participation que vous n’avez peut-être pas essayé auparavant pour suivre rapidement certains aspects de votre projet à mesure qu’il se déroule.
Voyez avec qui vous dialoguez
Si vous liez des communications à un plan de participation, voici un moyen simple de voir avec qui vous et vos collègues communiquez le plus. Ouvrez le plan de participation. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur « Surveillance », puis choisissez « États des parties prenantes » pour afficher une liste des parties prenantes associées au plan, ainsi que le nombre total de communications que votre équipe a eues avec chaque personne.
Il s’agit d’un excellent moyen d’évaluer rapidement la manière dont vous allouez temps et ressources à vos acteurs et vous assurer que vous vous adressez aux bonnes personnes, ou d’ajuster votre stratégie si nécessaire. Par exemple, si une nouvelle partie prenante apparaît dans votre top 5, vous pouvez décider d’effectuer une évaluation rapide de celle-ci pour vous assurer que vous répondez à ses besoins.
Découvrez qui d’autre dans votre organisation est lié à vos parties prenantes
Dans une grande organisation, il peut être difficile de savoir qui d’autre communique avec vos parties prenantes, ou qui l’a fait dans le passé. Si vous utilisez les plans de participation, il existe un moyen facile de le savoir ! Dans le menu « Surveillance », vous trouverez un lien pour les membres de l’équipe/collaborateurs dans les communications.
En cliquant sur ce lien, vous obtiendrez une liste des personnes de votre organisation qui interagissent avec vos parties prenantes, ainsi que le nombre de communications qu’elles ont échangées. Vous pouvez examiner ces communications pour voir qui a parlé à qui et de quoi il a été question. Cela peut vous aider à éviter d’être pris au dépourvu et de savoir qui d’autre dans votre équipe pourrait être impliqué. C’est également un moyen pratique de revoir les informations historiques si une personne impliquée a changé de service.
Liez les parties prenantes du plan de participation à une liste de distribution, une communication intelligente ou une activité
Disons que vous devez envoyer un rapport ou une mise à jour de l’avancement d’un projet après une consultation publique. Il est très facile de créer une liste de distribution à partir d’un plan de participation ! Vous pouvez accéder à une liste de parties prenantes dans le menu de navigation de gauche, à partir du lien « Statut des parties prenantes » sous « Suivi »). Sur le côté droit de la liste, cliquez sur « Voir les individus », puis sur ‘Sélectionner plusieurs’. Une fois que vous avez sélectionné vos parties prenantes, cliquez sur l’icône des 3 points (...) et choisissez l’option souhaitée dans le menu déroulant.
Notre conseil du mois
Avez-vous déjà voulu consulter une de nos infolettres précédentes, mais n’avez pas pu trouver ? Êtes-vous un nouvel utilisateur qui aimerait savoir quels sont les autres sujets sur lesquels nous avons déjà écrit ? J’ai le plaisir de vous annoncer que toutes nos communications précédentes ont été ajoutées au Centre d’aide pour une référence facile, dans une nouvelle section appelée Formation continue. N’hésitez pas à y jeter un coup d’œil... et s’il y a d’autres sujets sur lesquels vous aimeriez que nous écrivions, faites-nous-le savoir en répondant simplement à ce courriel.