Voici un processus qui simplifiera la gestion des participants à vos événements. L'objectif, derrière l'importation d'une liste de participants, est de faciliter l'intégration des informations, suivant une rencontre en ligne ou en présentiel. L'importateur permet de créer une partie prenante, même si elle n'existait pas auparavant dans Boréalis.
Suivez les étapes suivantes :
1. Si la communication n'existe pas, débutez par sa création.
2. Ouvrez vos communications, afin de voir l'événement que vous avez créé. Repérez le "Numéro de référence" de l'événement:
3. Retournez au "Menu principal" et sous la section "Données", choisissez "Importer un fichier Excel". Dans le menu déroulant, choisissez "Communications - Participants", afin de télécharger le modèle Excel correspondant :
Note : Chaque assistant d'importation de données possède son propre modèle.
4. Pour chaque participant à votre événement, remplissez les colonnes "Nom complet" et "Courriel principal", ainsi que le "No. réf." de la communication. Si vous utilisez ces colonnes, Boréalis effectuera le jumelage des noms et des courriels, tant pour les membres du personnel que pour les parties prenantes existants. S'ils ne sont pas présents dans le système, ils seront créés:
Note: Si vous êtes certain qu'une partie prenante ou un membre du personnel est déjà existant (par exemple, si sa création a eu lieu dans un processus d'importation de données), vous pouvez utiliser les colonnes "Partie prenante" ou "Membre du personnel". Dans ce cas, le système ne créera pas de nouvelle partie prenante ou de nouveau membre du personnel. Vous recevrez une erreur si une correspondance ne peut être trouvée.
5. Sauvegardez votre fichier Excel. Ajoutez-le en le faisant glisser dans la boîte et "Confirmer":
6. Une fois l'importation complétée, vous recevrez un message de confirmation :
7. Observez vos listes s'additionner, soit celle provenant de l'importation et les individus que vous avez ajoutés manuellement au préalable (si cela s'applique):
Note: L'importation peut avoir créé de nouvelles parties prenantes, qui sont des doublons (en raison de légères différences de noms ou d'adresses électroniques). N'oubliez pas de gérer périodiquement vos doublons.