Nouveau : Les profils d’utilisateurs personnalisés dans Boréalis
Profil requis: Superutilisateur
Juillet 05, 2022
Devez-vous effectuer la gestion des droits d'accès aux utilisateurs, pour une équipe en constante évolution? Est-ce un défi d'assigner toutes les permissions nécessaires aux différents types d'utilisateurs dans Boréalis? Si oui, nous sommes persuadés que la refonte de la gestion des profils d'utilisateurs personnalisés fera votre bonheur!
Qu’est-ce qu’un profil d’utilisateur personnalisé?
La personnalisation d’un profil vous permettra de définir tous les droits d’accès pouvant être octroyés à un utilisateur, et ce, en une seule étape.
Pourquoi créer un profil d’utilisateur personnalisé?
L’importance dans l’intention de mettre en place des profils personnalisés pour vos utilisateurs, c’est de vous permettre davantage de contrôle sur la transmission et l’accès de vos données, en maintenant la sécurité de votre plateforme.
Voici les 2 principaux enjeux rencontrés, lorsqu’il est temps d’effectuer l’affectation des droits d’accès à des utilisateurs. Des individus auront accès à des informations auxquelles ils ne devraient pas voir. Par conséquent, cela devient un risque pour la sécurité de l’information. D'autre part, lorsque des personnes ne possèdent pas les accès nécessaires pour effectuer leur travail, cela nuira à la productivité de l'ensemble de l'équipe.
La personnalisation des profils vous permettra de nommer (ou définir) chaque rôle en utilisant les références terminologiques propres à votre organisation. Dès lors, vous éliminerez les incertitudes pouvant provenir le temps venu d’effectuer les choix d’accès pour un profil. Lorsque plusieurs membres de votre équipe gèrent l'accès des utilisateurs, l'attribution d'un rôle prédéfini garantit que les autorisations seront accordées de façon cohérente et aux personnes qui occupent le même poste.
Et finalement, si plusieurs utilisateurs sont sous votre responsabilité ou si votre organisation possède plusieurs modules activés, avoir configuré la personnalisation de ces profils vous fera gagner BEAUCOUP de temps !
Débutez avec le profil utilisateur
La personnalisation des profils, vous permettront de lier un ensemble spécifique d'autorisations à une personne, en fonction de son rôle dans votre organisation. Vous pouvez préciser l’accès sera complet ou en mode lecture seulement.
Il sera utile de créer des profils différents pour chaque type d'utilisateur, par exemple, si un membre de l'équipe du territoire et un responsable de cette équipe possèdent des droits et responsabilités différentes dans le système, vous pourrez créer des profils distincts pour chacun. Cependant, des stagiaires peuvent n'avoir qu’accès à la saisie de données. Quel que soit le département dans lequel l’individu se trouve, vous pourrez créer un profil attribuable aux stagiaires de votre organisation.
1 er scénario: Création de nouveaux utilisateurs
Avec les profils d'utilisateurs personnalisés, vous pouvez rapidement ajouter de nouveaux utilisateurs sans avoir à créer chaque profil individuel depuis le tout début. Dans l’optique où chaque nouveau membre de votre équipe du territoire a besoin d'autorisations, afin de saisir des données dans le module de "Gestion du territoire". Consultez les données à partir du module "Engagement " et "Partie prenante", afin d’exporter des listes vers Excel. Vous pourrez créer un profil pour ce rôle, du nom "Membre du territoire". Dès lors, lorsqu’une nouvelle personne rejoindra l'équipe, il vous suffira de lui attribuer ce profil et elle sera prête à se mettre au travail !
2 e scénario: Mise à jour des autorisations lors d’un changement de rôle d’un individu
La création des profils personnalisés facilitera grandement la modification des autorisations, lorsqu'un utilisateur change de département ou reçoit une promotion. Si un membre de votre équipe du territoire est transféré aux affaires publiques, il aura probablement besoin de droits d'accès différents dans le système pour son nouveau rôle. S'il est promu au poste de responsable de "L'équipe du territoire", il aura probablement des responsabilités supérieures à celles d'un individu possédant un statut de base.
Lorsque vous définissez un profil spécifique pour chaque rôle dans votre organisation, la mise à jour des droits d'accès se fera aisément. Si un utilisateur accepte un nouveau poste, vous pouvez simplement lui attribuer le profil approprié à son nouveau rôle, au lieu de reconstruire l'ensemble de son profil.
3 e scénario: Élargir les accès, après la fin d’une période de probation
Il est possible que votre organisation ne désire pas céder l’entièreté des accès, aux employés qui sont assujettis à une période de probation (3 mois, 6 mois ou autre). Vous aurez la possibilité de créer un profil pour les nouveaux employés afin de permettre d’accéder à des paramètres de base. Les employés pourront saisir des données, grâce à "L’accès invité" (des droits en lecture seule). Ils pourront consulter des informations, sans apporter de modifications. Une fois la période de probation terminée, vous pourrez modifier leur profil, afin de permettre les accès réguliers représentatifs de ceux de votre équipe régulière.
Consultez l’article sur la création de profils personnalisés.
Annonces
L'interface antérieur a été supprimée le 30 juin.
Si vous croyez que des questionnements supplémentaires pourraient survenir ou que vous désirez du soutien concernant la nouvelle interface, nous vous invitons à nous contacter.
Webinaires à venir
Pour terminer, n'oubliez pas de consulter la liste des prochains webinaires dans notre Centre d'Aide. Nous poursuivons la mise à jour de cette section régulièrement, lorsque de nouveaux événements seront planifiés. Ajoutez ce lien à vos favoris, afin de consulter les avancements!