Simplifier les communications avec des groupes de parties prenantes
Juillet 28, 2022
Vous contactez régulièrement certains groupes de parties prenantes ? Si c’est le cas, vous savez combien il peut être fastidieux de trouver et d’ajouter manuellement de nombreux destinataires chaque fois que vous devez leur écrire. Et lorsque vous travaillez avec un grand nombre de parties prenantes, il est facile d’oublier accidentellement quelqu’un ! Pour simplifier ce processus, nous vous recommandons d’utiliser des listes de distribution.
Qu’est-ce qu’une liste de distribution ?
Une liste de distribution est une liste prédéfinie de parties prenantes qui ont quelque chose en commun. Si vous communiquez avec un certain groupe de personnes de manière récurrente, les listes de distribution constituent un moyen pratique de s’adresser à l’ensemble du groupe plutôt que de sélectionner chaque participant individuellement.
Comme toutes les données relatives à vos parties prenantes sont déjà centralisées dans le système, il n’est pas nécessaire de passer en revue les courriels précédents, les multiples feuilles de calcul ou des centaines de contacts pour voir qui doit être inclus. C’est un excellent moyen de s’assurer que les bonnes personnes reçoivent les informations nécessaires.
Types de listes de distribution
Selon vos besoins, vous pouvez créer trois types différents de listes de distribution.
Listes de distribution (standard)
Les listes de distribution standard sont utilisées pour communiquer avec les personnes avec lesquelles vous dialoguez régulièrement, comme les parties prenantes qui participent à des réunions récurrentes. Supposons que vous ayez besoin de contacter un groupe de personnes liées à un enjeu, un bien de la compagnie ou un événement. Vous pourriez vouloir :
- faire un suivi auprès des personnes qui ont assisté à une audience publique ;
- contacter toutes les personnes qui vivent dans une zone tampon autour de votre infrastructure pour les informer des travaux d’entretien à venir ;
- envoyer un communiqué de presse à vos contacts dans les médias locaux.
Vous pouvez créer rapidement une liste de distribution à partir de n’importe quelle activité pour être sûr de cibler les bonnes personnes avec le bon message au bon moment.
Listes de distribution basées sur l’abonnement
Si votre organisation utilise le module complémentaire de « Communications intelligentes », vous pourrez également créer des listes de distribution « basées sur l’abonnement ». Ces dernières années, de nombreux pays ont adopté des réglementations antipourriel qui obligent les expéditeurs de courriels commerciaux à offrir aux destinataires la possibilité de se retirer de leurs listes de diffusion. Les listes de distribution « basées sur l’abonnement » permettent à vos destinataires de gérer leurs abonnements aux courriels en cliquant simplement sur un lien au bas d’un message. Cela permet aux équipes de respecter les lois antipourriel et de s’assurer qu’elles ont le consentement permanent de leurs parties prenantes pour communiquer avec elles par courrier électronique.
Listes intelligentes
Si vous utilisez le module complémentaire de communication intelligente, vous aurez également la possibilité d’utiliser des listes intelligentes. Les « listes intelligentes » vous permettent de cibler les personnes qui jouent un rôle spécifique dans une organisation au lieu de rechercher les destinataires par leur nom. Elles sont automatiquement mises à jour lorsque vous modifiez vos enregistrements ou que vous saisissez de nouvelles parties prenantes dans le système. Elles peuvent être particulièrement utiles lorsque vous contactez des élus ou d’autres personnes occupant des postes susceptibles de changer fréquemment. Par exemple, vous pouvez avoir besoin de :
- contacter chaque mois tous les maires des villes de votre État pour faire le point sur l’état d’avancement du projet ;
- contacter les chefs de tous les services d’incendie d’une région donnée après un incident ;
- conserver une liste des coordinateurs des interventions d’urgence afin de pouvoir réagir rapidement à tout risque potentiel.
Les listes intelligentes vous permettent de vous assurer que vous vous adressez toujours aux bonnes personnes.
Que pouvez-vous faire avec les listes de distribution ?
Les intervenants peuvent être ajoutés à une liste de distribution à partir de presque n’importe où dans Boréalis. Vous pouvez les ajouter à partir d’une liste générale, d’un widget, d’un plan d’engagement, et plus encore. Rappelez-vous, les listes de distribution sont utiles lorsque vous devez contacter un groupe particulier de destinataires plus d’une fois ; si vous n’avez besoin de les contacter qu’une seule fois, la fonction de recherche dans le module complémentaire Outlook est un excellent moyen de gérer les destinataires pour les envois uniques.
Une fois que vous avez créé vos listes de distribution, vous pouvez les utiliser pour envoyer des messages SMS ou des communications intelligentes à vos destinataires. L’une ou l’autre de ces méthodes créera automatiquement un enregistrement dans Boréalis pour chaque message que vous envoyez, ainsi que pour toute réponse que vous recevez.
Si vous n’utilisez pas les modules complémentaires Communication intelligente ou SMS, vous pouvez quand même tirer profit de l’utilisation des listes de distribution ! Il suffit de copier la liste des adresses courriel d’une liste filtrée de personnes (sous le menu « trois-points ») et de la coller dans le champ À, CC ou BCC d’Outlook ou de Gmail. Si vous utilisez le complément Outlook, vous pouvez documenter toutes les communications dans Boréalis comme d’habitude. C’est une excellente solution lorsque vous devez envoyer le même courriel à plusieurs destinataires.
Conseil du mois |
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Dans l'application mobile de Boréalis, lorsque vous créez une nouvelle communication, vous pouvez désormais saisir un emplacement basé sur les coordonnées GPS de votre téléphone.
C’est très utile si vous voulez documenter une rencontre — ou un incident — à un endroit qui n’a pas d’adresse standard, comme près d’un point de repère géographique ou d’un actif de l’entreprise, ou à un endroit précis sur une grande propriété. |
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