Puede importar nuevos datos para casi todos los registros o actualizar registros existentes utilizando plantillas de Excel. Esto es especialmente útil cuando se manejan grandes volúmenes de información que deben transferirse a Borealis, cuando necesita transferir datos desde otra base de datos a Borealis o cuando debe realizar modificaciones masivas en registros existentes.
También puede utilizar las plantillas de Excel como alternativa a la introducción directa de datos en Borealis, sin necesidad de acceder directamente a la aplicación, y cargarla posteriormente en lote.
Este artículo cubre los siguientes temas:
Localizar las plantillas de Excel
Diríjase a la sección Importar Excel en menú de Configuración.
En el menú desplegable Tipo de datos a importar, seleccione la opción correspondiente al tipo de registro que desee importar.
- Haga clic en Plantilla de Excel para descargar la plantilla correspondiente.
Cada tipo de datos tiene su propia plantilla. Por ejemplo, si desea cargar Individuos, debe utilizar la plantilla de Individuos. - Una vez descargada la plantilla, ábrala y comience a introducir los datos.
Notas sobre la plantilla:
Las columnas corresponden a los campos de la aplicación.
Las columnas obligatorias se indican con un asterisco (*) después del encabezado de la columna.
Puede pasar el cursor sobre el encabezado de la columna para ver los comentarios. Estos proporcionan información adicional para completar la plantilla e indican, entre otras cosas, cómo especificar más de un elemento por celda.
En los casos en que una columna utilice una lista de selección, los valores posibles se pueden ver en la segunda pestaña.
Las columnas opcionales pueden eliminarse de la plantilla si no se van a utilizar. Esto puede ayudar a simplificar el proceso de carga de información.
También puede reorganizar las columnas sin que esto afecte a la importación de datos.
Cargar la plantilla de Excel en Borealis
Una vez completada la introducción de datos en la plantilla, deberá cargarla en Borealis.
Tenga en cuenta que no puede importar un archivo de Excel en Borealis si contiene fórmulas. Todas las fórmulas deben convertirse en valores antes de la importación.
Diríjase a la sección Importar Excel en el menú de Configuración.
En el menú desplegable Tipo de datos a importar, seleccione la opción correspondiente al tipo de datos que desea importar.
Haga clic en el botón Seleccionar archivo, busque el archivo de Excel y haga clic en Abrir.
O arrastre y suelte el archivo de Excel en la ventana para cargarlo.Puede marcar Adjuntar documentos a registros importados para adjuntar documentos e importarlos en Borealis junto con los datos.
Haga clic en el botón Confirmar.
Si la información se introdujo correctamente en el archivo de Excel, se mostrará una confirmación de la carga. Si existen errores (errores tipográficos, campos obligatorios faltantes u otros), los detalles se mostrarán en la ventana del asistente de importación de datos. A continuación, podrá corregir el archivo de Excel y volver a cargarlo.
Actualizar registros existentes mediante el asistente de actualización de datos
El Asistente de Actualización de Datos de Borealis permite realizar de forma eficiente modificaciones masivas en registros existentes. El sistema utiliza un identificador único para vincular los registros del archivo con los registros de Borealis y luego reemplaza la información en los campos seleccionados.
Este proceso se gestiona a través de una plantilla en el asistente de actualización.
Diríjase a la sección Importar Excel en menú de Configuración.
En el menú desplegable Tipo de datos a importar, seleccione la opción correspondiente al tipo de datos que desee actualizar.
En el menú desplegable Importar o actualizar datos, seleccione Actualizar datos.
Haga clic en Plantilla de Excel para descargar la plantilla correspondiente a los datos que desea actualizar.
Cada tipo de datos tiene su propia plantilla.Complete la plantilla con los datos actualizados.
Nota: debe incluir el identificador único del registro para que el sistema pueda hacer la correspondencia correcta. Normalmente se trata del campo Ref. no., pero también puede ser el número de referencia externa o el identificador de la parcela, por ejemplo.Para eliminar específicamente un valor actual de un registro (vaciar el campo), introduzca el marcador #clear en la celda correspondiente de la plantilla.
Una vez completado, cargue el archivo de Excel y haga clic en Confirmar.
El sistema procesará automáticamente el archivo y proporcionará un registro con los resultados de la actualización.
Alcance del Asistente de actualización de datos
Actualmente, los siguientes registros son compatibles con la actualización masivas de datos:
Individuos
Organizaciones
Planes de relacionamiento
Comunicaciones
Tareas
Parcelas
Acuerdos