Dificultad: Media.
Es posible cargar las Comunicaciones de un archivo Excel. Esto te permite cargar un lote de datos históricos de manera rápida sin tener que ingresarlos manualmente. Consulta este artículo para ver como descargar la plantilla de Excel.
Las columnas en la plantilla de Excel que cargaste deben coincidir con los campos de la aplicación. Algunos son obligatorios mientras otros son opcionales. Las columnas opcionales pueden ser eliminadas de la plantilla si no son necesarias.
Una vez el archivo de Excel es completado, puedes cargarlo al pulsar el botón de cargar, luego confirmar.
Las columnas obligatorias son:
- La descripción
- La fecha
Las columnas que siempre deben ser completadas son:
- Los Interesados
- El Título
- Los Miembros del Personal
- El Tipo de Comunicación
En algunas columnas, hay comentarios con varios valores posibles. Uno de estos valores debe ser ingresado de modo a importar la información exitosamente. Si el valor ingresado no corresponde a alguno de los valores en el comentario aparecerá un mensaje de error.
Las columnas en donde se pueden ingresar más de un valor son:
- La descripción
- Los interesados
- Los miembros del personal
- Los documentos
- El comentario
- Las campañas
Para ingresar múltiples valores, simplemente utiliza el punto y coma (;) en lugar de la coma (,) para separarlos. Una línea diagonal también puede ser utilizada para separar objetos.
Al importar los datos, los errores pueden encontrarse durante la carga. Un tipo de error común es “el error tipográfico”. A continuación, algunos ejemplos:
- En la Columna “Tipo de comunicación”, la palabra “Letra” debe ser escrita correctamente.
- Si se escribe con error “Lerta” aparecerá un mensaje de error.
- Los nombres de las columnas deben estar correctos de modo a que el sistema pueda reconocerlos. Faltas ortográficas (p. ej. “Interesos”) no son reconocidos y resultarán en errores.
- En la siguiente imagen, “Martin Roy” no es una opción disponible en la columna de Interesados, y esto causa un error.
- En la siguiente imagen, en la columna “Tipo de comunicación” el término “Courrier électronique” no coincide con las opciones disponibles ya que debió ser escrito en Inglés. Como puedes observar, los mensajes de error incluyen la columna y el número de la fila donde se encuentra el error.
Los errores serán desplegados por fila (ver imagen). Si el mismo error es repetido en el archivo Excel, un mensaje de error se desplegará para cada fila en donde se encuentra el error.
Te recomendamos que personalices la plantilla luego de descargarla para archivar la menor cantidad de errores.
- Columnas no obligatorias que encuentres innecesarias pueden ser eliminadas de la plantilla.
- Puedes agregar colores para las columnas que deben ser llenadas.
En el siguiente ejemplo, las columnas obligatorias están resaltadas en rojo y las columnas recomendadas se encuentran indicadas en amarillo.