Cómo gestionar eficazmente los eventos en Borealis

Cómo gestionar eficazmente los eventos en Borealis

5 de septiembre de 2022

Como usuario de Borealis, sin duda usted ha necesitado documentar relacionamientos en torno a varios tipos de eventos. Este mes me gustaría ofrecerle algunos consejos que pueden ayudarle a gestionar los eventos -junto con todas las comunicaciones e interacciones relacionadas- en Borealis, de forma más eficiente.

Ya sea que usted esté preparando una consulta pública, organizando un seminario en línea o asistiendo a una conferencia, a continuación le ofrezco algunas buenas prácticas que le ayudarán a gestionar los eventos en Borealis.

Antes del evento: Planifique

Tomarse el tiempo necesario para preparar debidamente un evento le ayudará a establecer (y alcanzar) objetivos significativos, a relacionarse más eficazmente y a utilizar el tiempo y los recursos disponibles de forma inteligente. Y no olvide que cuanto mejor se prepare, ¡menos trabajo tendrá que hacer durante y después del evento!

• Cree su Plan de relacionamiento con anticipación asegúrese de que los usuarios que participen en el evento conozcan su nombre, o incluso lo añadan a sus favoritos. Su evento actual será ingresado como una única comunicación, pero el Plan de Relacionamiento será su principal herramienta de gestión del proyecto. Le ayudará a mantener todo en un solo lugar mientras gestiona las comunicaciones, las tareas y las actividades relacionadas con el evento, su Plan de Relacionamiento estructurará los datos, facilitando la supervisión del progreso a medida que se desarrollan las actividades.
• Cree registros en Borealis para los individuos y organizaciones a los que espera encontrar. Si va a asistir a un evento, compruebe si el programa está publicado en línea. Puede utilizar esa información para crear registros de ponentes, asistentes registrados, grupos, clubes, representantes del gobierno, grupos de activistas, etc. Si estos registros ya existen en el sistema, compruebe que estén completos y actualizados. Asegúrese de vincular los registros a su Plan de Relacionamiento.
• Realice una evaluación de los grupos de interés. En algunos casos, resulta útil evaluar a los grupos de interés clave antes y después de un evento importante para determinar si sus esfuerzos han funcionado según lo previsto. También es posible que desee realizar una evaluación de referencia para cualquier nuevo grupo de interés que haya añadido antes del evento.
• Cree comunicaciones para documentar cualquier reunión interna que tenga con colegas o proveedores mientras prepara el evento.
• Cree puntos de discusión para los temas que deben abordarse o las preguntas importantes que debe formular durante el evento. Esta es una buena manera de preparar una reunión o un seminario.
• Cree una categorización que espera utilizar y familiarícese con las opciones. Puede incluir opciones como relaciones comunitarias, asuntos públicos, nombres de proyectos, ubicación de sitios, asuntos y más. La preconfiguración de estos temas facilitará el etiquetado rápido de las comunicaciones y otras interacciones durante el evento, ya que no tendrá que intentar decidir qué categorías utilizar sobre la marcha. (Para más información sobre la personalización de los diccionarios de datos, consulte este articulo.)
• Ingrese las comunicaciones planificadas para gestionar su calendario. Puede exportar esta información en formato iCal y cargarla en su calendrio (o en el del colega para el que la haya preparado).
  • Prepare las sesiones de conferencias. Si tiene previsto asistir a una conferencia o seminario, puede crear comunicaciones planificadas con información sobre las próximas sesiones, incluidos los ponentes, las notas y las preguntas importantes. (Esta información suele estar disponible en el sitio web del evento.) Prepare los temas que desea tratar y etiquete sus comunicaciones en consecuencia para asegurarse de obtener el máximo valor de la conferencia.
  • Al reservar las reuniones, puede subir documentos importantes (como una presentación de PowerPoint que quiera compartir) o ingresar la información como un resumen o una descripción.
• Cree listas de distribución para simplificar las comunicaciones con los grupos de personas con los que debe ponerse en contacto, reunirse durante el evento o hacer un seguimiento posterior.
• Utilice Comunicaciones Inteligentes para enviar correos electrónicos invitando a los grupos de interés a asistir a un evento, o a reunirse con usted en una conferencia. Asegúrese de vincular las comunicaciones a su Plan de Relacionamiento. (Si no tiene el complemento Comunicaciones Inteligentes, puede exportar la lista de direcciones de correo electrónico de su lista de distribución y enviar el mensaje desde Outlook, Gmail u otro servicio de correo electrónico de su elección.)
• Cree tareas y actividades para usted y cualquier colega que vaya a participar, para asegurarse de que todos saben lo que tienen que hacer y cuándo.
• Cree tableros para monitorear los KPI durante y después del evento. Asegúrese de vincularlos a su Plan de Relacionamiento como reportes relacionados para tener todo en un solo lugar.

  • Una nota sobre los reportes: Una de mis colegas asistió a la conferencia de la NCEIF. Documentó todas sus reuniones y comunicaciones con posibles clientes en el sistema y realizó un seguimiento de sus relacionamientos desde la aplicación móvil. Su informe permite ver fácilmente cuántas interacciones tuvo con cada contacto, y también el número de interacciones agrupadas por organización.
    
    
    Un widget de este tipo puede resultarle especialmente útil cuando tiene una delegación numerosa que asiste a una conferencia. Puede ayudarle a evaluar la información recopilada y a ajustar sus estrategias en el transcurso del evento. Por ejemplo, es fácil ver cuando varios miembros de su equipo pasan mucho tiempo con la misma organización, de modo que puede dividir sus esfuerzos para incluir a otros.

• Descargue y prepare las plantillas de importación de datos. Es importante NO eliminar ninguna columna de las plantillas de importación, o la carga de datos fallará. Si quiere personalizar las plantillas para que muestren sólo los campos que son relevantes para su evento, puede hacerlo ocultando cualquier columna innecesaria. (Tenga en cuenta que las banderas rojas indican campos obligatorios; usted no querrá ocultarlos). Las plantillas de importación de datos que pueden resultarle especialmente útiles son:
  • La plantilla de Puntos de discusión debe ser entregada a la persona encargada de tomar notas en el acto. Lo utilizará para documentar los comentarios, puntos de discusión y sentimientos que surjan.
  • La plantilla Importar participantes es útil si necesita hacer un seguimiento de la asistencia a su evento. Puede rellenar previamente el formulario con información sobre los asistentes registrados, y luego utilizar CTRL+F para buscarlos por su nombre y marcarlos como presentes cuando se registren en el evento. Y si asiste alguien que aún no está en la lista, simplemente añada su información a la hoja de cálculo y Borealis creará un registro individual para el nuevo participante cuando usted importe los datos.
• Descargue e instale la Aplicación Móvil de Borealis para poder utilizarla durante el evento.

Durante el evento: Relacione

Todo el trabajo realizado para preparar el evento ¡está a punto de dar sus frutos! Ahora puede concentrarse en relacionarse con sus interlocutores, con la seguridad de que está preparado para hacer frente a cualquier situación que surja.

• Mientras asiste a un evento, ¡usted se alegrará de tener la Aplicación Móvil Borealis a la mano! Use la aplicación móvil para:
  • Actualizar las comunicaciones ingresadas en el momento y así minimizar los descuidos y mantener los datos de los grupos de interés completos. (Es especialmente importante ingresar la información en el momento oportuno si se asiste al evento como parte de una delegación, para garantizar que todos los miembros de su equipo dispongan de detalles actualizados). Asegúrese de vincular las comunicaciones a su Plan de Relacionamiento.
  • Supervise los tableros para medir su progreso y poder ajustar sus estrategias según sea necesario (como se mencionó anteriormente).
  • Tome fotos de las personas con las que se reúne usando un teléfono inteligente (asegúrase de pedirles permiso primero) y agréguelas a los registros individuales para ayudarle a identificar nuevos contactos fácilmente.
  • Acceda a su calendario para asegurarse de que cumple con la agenda y se mantiene informado de lo que está por venir.
  • Revise las últimas interacciones de un grupo de interés con su organización antes de reunirse con él para asegurarse de estar al tanto de cualquier novedad reciente (y evitar sorpresas desagradables).
  • Cree grupos de interés a partir de la lista de contactos de su teléfono.
  • Ingrese un nuevo contacto en el sistema tomando una foto de su tarjeta de visita. Borealis creará un registro para la persona e ingresará automáticamente su información de contacto en los campos correspondientes.
  • Utilice la función de voz a texto para ingresar notas en el sistema y detalles de las conversaciones con los interesados. (No tener que escribirlo en el diminuto teclado o lidiar con los desastres de la autocorrección le ahorrará tiempo... y una buena cantidad de frustración).
• Complete las plantillas de importación de dato según sea necesario.
  • Monitoree la asistencia u usando la plantilla de Participantes. Si ha rellenado previamente la plantilla para incluir una lista de asistentes registrados, puede utilizar CTRL+F para buscarlos por su nombre y marcarlos como presentes cuando se registren en el evento. Añada a la hoja de cálculo los asistentes que aún no estén en la lista y Borealis creará un registro individual para ellos cuando importe los datos. (Si no está utilizando la plantilla de "participantes", puede utilizar una acción por lotes para seleccionar varios grupos de interés en Borealis y cambiar su estado a "presente" o "ausente" en un solo paso).
  • Documente las preguntas específicas que se hagan y los temas o cuestiones que se planteen. El formulario de puntos de discusión es una buena manera de documentar el relacionamiento en una consulta pública, una jornada de puertas abiertas o un evento similar. Puede utilizarlo para tomar notas durante una sesión de preguntas y respuestas, o para registrar de forma rápida y sencilla cualquier idea interesante o declaración importante sobre la que le gustaría hacer un seguimiento más adelante.
• Verifique la información de sus grupos de interés en los registros. ¿Siguen trabajando en la misma organización? ¿Han sido ascendidos o trasladados a otro departamento?
• Complete las tareas asignadas y registre los seguimientos necesarios.
• Actualice las Comunicaciones planificadas a medida que se produzcan para asegurarse de que la infomación que ingresó originalmente en el sistema refleja la experiencia real (No olvide “registrar” todas las comunicaciones planificadas).
• Es posible que desee etiquetar las comunicaciones para su verificación, de modo que usted -o un colega de la oficina- pueda comprobar que los datos son completos y precisos. Como es probable que ingrese la información muy rápidamente entre las reuniones y las sesiones de conferencia, es posible que no tenga tiempo para validarlas en el momento. Puede configurar un widget para identificar las comunicaciones introducidas durante el evento, y crear una tarea (para usted o para otra persona) para verificar los datos una vez finalizado el evento.

Después del evento: Mida

¡Enhorabuena! Una vez finalizado el evento, la parte más difícil ya está hecha. Ahora sólo tiene que hacer un seguimiento para finalizar el evento en Borealis, revisar sus procesos y resultados, y aprovechar las lecciones aprendidas.

• Revise sus plantillas de datos para estar asegurarse de que estén limpias y listas para importar, y luego cargarlas en Borealis.
• Actualice su Plan de Relacionamiento. Asegúrese de que todos los campos estén rellenados correctamente y de que todas las tareas relacionadas estén cerradas. Puede optar por cerrar el Plan de Relacionamiento en ese momento, o puede dejarlo abierto durante unas semanas después del evento mientras sigue documentando y haciendo un seguimiento o comunicaciones adicionales.
• Vuelva a evaluar a los grupos de interés clave. Después de una reunión importante, es posible que desee volver a evaluar a las personas destacadas para determinar si sus opiniones han cambiado. No es necesario que utilice la sección de evaluación para hacer un seguimiento de los indicadores estándar como la relevancia, el poder y la legitimidad; puede utilizarla para hacer un seguimiento del nivel de apoyo a las diferentes iniciativas en las que está trabajando, o para hacer un seguimiento de los niveles de educación, si su organización está tratando de concientizar sobre un determinado tema.
• Envíe un correo electrónico de agradecimiento (u otro mensaje apropiado) a las personas de su lista de distribución o de su plan de relacionamiento. Puede hacerlo con Comunicaciones Inteligentes, o exportar la lista de direcciones de correo electrónico de su lista de distribución para enviar el mensaje desde Outlook, Gmail u otro servicio de correo electrónico de su elección. Asegúrese de vincular las comunicaciones a su plan de relacionamiento.
• Verifique las comunicaciones que haya etiquetado para asegurarse de que los datos estén completos y precisos.
• Revise sus relacionamientos y puntos de discusión y haga el seguimiento necesario.
• Monitoree su rendimiento: evalúe e informe sobre los KPI. Dependiendo del tipo de evento y de sus objetivos de relacionamiento, puede querer informar sobre :
• el índice de asistencia
• el número de preguntas planteadas
• el número de nuevos contactos realizados
• el número total de comunicaciones relacionadas con el evento
• el seguimiento requerido
• el ambiente

¡Espero que esta información le haya resultado útil! Si tiene alguna pregunta, o si desea ayuda para poner en práctica alguno de estos consejos, escríbanos a través del Centro de Ayuda.