Processus des tâches et actions supplémentaires

Plusieurs actions sont disponibles pour soutenir votre utilisation quotidienne des tâches. Elles vous permettent de tirer parti d'outils pour faire progresser efficacement vos tâches et accomplir vos actions.
Cet article couvre les éléments suivants :

Gérer le flux de travail pour une tâche

Une fois qu'une tâche a été créée, l'une des choses que vous pouvez faire pour interagir avec elle est d'utiliser le flux de travail de la tâche. Cela inclut le démarrage du travail sur une tâche et la mettre en cours, ainsi que marquer la tâche comme complète une fois terminée, voire comme inachevée en cas de problèmes. D'autres options telles que l'annulation d'une tâche lorsqu'elle n'est plus pertinente ou la suppression d'une tâche sont également disponibles.

Pour mettre une tâche En cours :

  1. Naviguer à Tâches.
  2. Localiser et ouvrir la tâche que vous souhaitez mettre En cours. Le statut de la tâche doit être Ouvert.
  3. Cliquer sur le menu Actions.
  4. Sélectionner Démarrer la tâche.
  5. Votre nom ou le nom de la personne qui effectuera la tâche doit figurer dans la liste déroulante Assignée à.
  6. Spécifier un commentaire ou des instructions supplémentaires liées à l'achèvement de la tâche.
  7. Cliquer sur le bouton Démarrer.

Pour marquer une tâche comme Complétée :

  1. Naviguer à Tâches.
  2. Localiser et ouvrir la tâche que vous souhaitez marquer comme Compléter. Le statut de la tâche doit être Ouvert ou En cours.
  3. Cliquer sur le menu Actions.
  4. Sélectionner Compléter.
  5. Spécifier la communication pertinente en utilisant la liste déroulante Communications si applicable.
  6. Spécifier la Date d'achèvement.
  7. Spécifier des informations dans le suivi.
  8. Cliquer sur le bouton Compléter.

Vous pouvez également indiquer qu'une tâche est Inachevée :

  1. Naviguer à Tâches.
  2. Localiser et ouvrir la tâche que vous souhaitez indiquer comme Inachevée. Le statut de la tâche doit être Ouvert ou En cours.
  3. Cliquer sur le menu Actions.
  4. Sélectionner Indiquer comme inachevée.
  5. Spécifier des informations dans le suivi.
  6. Cliquer sur le bouton Indiquer comme inachevé.

Exporter une tâche en PDF

Vous pouvez exporter la tâche au format PDF. Cela vous permet de présenter la tâche ainsi que son historique et son évolution aux non-utilisateurs de Boréalis.

  1. Naviguer à Tâches.
  2. Localiser et ouvrir la tâche que vous souhaitez exporter en format PDF.
  3. Cliquer sur le menu Actions.
  4. Sélectionner Exporter en PDF.

Le rapport sera alors généré et téléchargeable.

Noter un suivi pour une tâche

En travaillant sur des tâches, vous devrez parfois ajouter des suivis et ajuster la date prévue ou ajouter une communication pour soutenir l'avancement de votre tâche.

  1. Naviguer à Tâches.
  2. Localiser et ouvrir la tâche pour laquelle vous souhaitez entrer un suivi.
  3. Cliquer sur le menu Actions.
  4. Sélectionner Noter un suivi.
  5. Spécifier des informations dans le suivi.
  6. Spécifier une nouvelle date si nécessaire avec le champ Ajuster la date planifiée.
  7. Utiliser Lier des communications pour lier une ou plusieurs communications au suivi.
  8. Cliquer sur le bouton Noter.

Assigner/Réassigner/Désassigner une tâche

Parfois, vous avez peut-être déjà commencé à travailler sur une tâche et vous devez passer à d'autres projets ou partir en vacances. Lorsque de tels cas se présentent, vous pouvez facilement réattribuer ou attribuer la tâche à l'un de vos collègues.

  1. Naviguer à Tâches.
  2. Localiser et ouvrir la tâche que vous souhaitez assigner ou réassigner.
  3. Cliquer sur le menu Actions.
  4. Sélectionner Assigner/Réassigner.
  5. Sélectionner la personne à qui vous souhaitez assigner la tâche dans la liste déroulante Assignée à. Laisser la liste déroulante Assignée à vide pour désassigner la tâche.
  6. Vous pouvez ensuite sélectionner la date de livraison dans le champ Date planifiée.
  7. Cliquer sur le bouton Assigner.

Créer une communication liée à une tâche

En travaillant sur une tâche, vous pourriez avoir besoin d'interagir avec les parties prenantes. Vous pouvez alors créer une communication pour votre tâche directement depuis le menu Actions.

  1. Naviguer à Tâches.
  2. Localiser et ouvrir la tâche pour laquelle vous souhaitez créer une communication.
  3. Cliquer sur le menu Actions.
  4. Sélectionner Créer une communication.
  5. Vous pouvez ensuite suivre les étapes standard pour créer une communication.

Lier une tâche à un enregistrement

Comme les tâches sont un outil que vous pouvez utiliser pour planifier des actions et suivre vos choses à faire au quotidien, vous pouvez les lier à d'autres enregistrements dans Boréalis tels que :

  • Communication
  • Plan d'engagement
  • Parcelle
  • Partie prenante
  1. Naviguer à Tâches.
  2. Localiser et ouvrir la tâche que vous souhaitez lier à un enregistrement.
  3. Cliquer sur le menu Actions.
  4. Sélectionner Lier à.
  5. Sélectionner le type d'enregistrement auquel vous souhaitez lier votre tâche dans la liste déroulante Formulaire.
  6. Sélectionner l'enregistrement spécifique dans le champ secondaire.
  7. Cliquer sur le bouton Lier.

Changer le statut d'une tâche à Annulée

Lorsqu'une tâche n'est plus pertinente, vous pouvez l'annuler pour indiquer que vous ne travaillerez pas dessus. Si une situation survient où vous devez travailler sur cette tâche, vous pouvez alors la rouvrir. Rouvrir une tâche réinitialisera le statut de la tâche et vous devrez la redémarrer.

  1. Naviguer à Tâches.
  2. Localiser et ouvrir la tâche que vous souhaitez annuler.
  3. Le statut de la tâche doit être Ouvert ou En cours.
  4. Cliquer sur le menu Actions.
  5. Sélectionner Annuler.
  6. Spécifier un commentaire à des fins de conservation des données.
  7. Cliquer sur le bouton Changer le statut.

Pour rouvrir une tâche annulée :

  1. Naviguer à Tâches.
  2. Localiser et ouvrir la tâche que vous souhaitez rouvrir.
  3. Cliquer sur le menu Actions.
  4. Cliquer sur Rouvrir.
  5. Spécifier un commentaire à des fins de conservation des données.
  6. Cliquer sur le bouton Rouvrir.

Notez qu'une tâche terminée ou inachevée peut également être rouverte.

Supprimer une tâche

Pour éliminer les tâches que vous avez peut-être créées accidentellement, souvent en tant que doublons, vous pouvez simplement les supprimer.

À des fins de conservation des données, vous voudrez peut-être éviter de supprimer des enregistrements qui sont pertinents et non des doublons ou des créations erronées.

  1. Naviguer à Tâches.
  2. Localiser et ouvrir la tâche que vous souhaitez supprimer.
  3. Cliquer sur le menu Actions.
  4. Cliquer sur Supprimer.
  5. Cliquer sur le bouton Supprimer.
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