Créer, modifier et envoyer une Communication Intelligente - Format Courriel

Difficulté : Avancé

Requis : Complément 'Communications Intelligentes'

Le Complément 'Communications intelligentes' a pour objectif de vous permettre d'envoyer des communications aux parties prenantes d'un plan de participation donné, d'un liste, ou d'une organisation. Cet article s'intéresse à l'envoi de courriels. 

Il existe 3 options d'envoi:

1. Un seul courriel à tous les destinataires: chaque participant fera partie de la même communication.
2. Un courriel à chaque organisation: chaque membre d'une organisation fera partie de la même communication.
3. Un courriel à chaque destinataire: chaque participant fera partie de la communication individuelle.

La création de courriels intelligents avec les  étapes suivantes: 

1. Créer la Communication Intelligente dans Boréalis

Pour créer une communication intelligente :

• Allez dans le registre des Communications intelligentes, cliquez sur Créer.
• Sélectionnez Courriel intelligent comme type de communication intelligente et remplissez les informations. Les détails tels que les destinataires, les options d'envoi, etc. peuvent être modifiés une fois l'enregistrement sauvegardé.
• Remplissez les informations générales : Ajoutez un titre, un expéditeur, la langue, la date de livraison prévue (utile si vous planifiez vos communications à l'avance) et sélectionnez les options d'envoi.
• Cliquez sur 'Sauvegarder et afficher', pour afficher votre communication intelligente.
• Option 'Changer le courriel de réponse' : Elle permet d'inscrire un courriel qui sera utilisé automatiquement comme adresse de réponse si on choisit "Répondre" aux courriels envoyés. Prendre note que certaines réponses automatisées des services courriels pourraient être envoyées à l'expéditeur. (Courriels rejetés, réponses automatiques d'absence ou de vacances, etc.
• Section 'Modèle' : elle vous fournit la liste des balises qui seront insérées dans votre communication intelligente pour personnaliser votre envoi.
• Dans la section 'Classification', ajoutez le titre et la description de la communication, le plan de participation lié, les projets et les catégories de sujets. Veuillez noter que lorsque le courriel intelligent sera envoyé, seuls le titre et la description de la communication seront ajoutés sous l'enregistrement individuel.

2. Télécharger le modèle de courriel

Dans votre boîte courriel (par exemple Outlook), préparez votre modèle de courriel :

• Créez le corps de votre courriel
• Pour personnaliser votre courriel pour une partie prenante donnée, insérez les balises fournies sous la section 'Modèles' de la communication intelligente créée plus haut. 
  • Exemple :  Cher {SALUTATION_TITLE} {LAST_NAME}
  • La balise sera remplacée par les informations sur les parties prenantes (par exemple "Cher M. Blondeau"). Si vous avez besoin de plus d'informations sur ces balises, cliquez sur l'icône à côté du titre du champ.

Il est possible d'ajouter des images, des hyperliens et des documents joints dans le gabarit.

• Si vous les ajoutez dans votre modèle de courriel, ils seront téléchargés dans le système et ajoutés au courriel intelligent.
• Les documents pourront aussi etre ajoutés plus tard à partir du menu de droite dans Boréalis. Lorsque la communication sera prête à être envoyée, vous pourrez choisir les documents à ajouter à votre courriel (au cas où vous auriez plusieurs versions de votre document dans la section des documents).

3. Envoyer le modèle de courriel dans Boréalis

Pour envoyer votre modèle vers Boréalis:

• Dans votre Communication intelligente (dans Boréalis), cliquez sur la flèche bleue et cliquez sur Copier pour copier l'alias.
• Ajoutez cette adresse couriel en tant que destinataires de votre modèle de courriel et envoyez votre courriel
• Une fois le gabarit reçu par Boréalis, il sera automatiquement ajouté à votre Communication intelliegente. Dans votre Communication intelligente, le champ 'Modèle' reflète le fichier enregistré comme Modèle, et le champ 'Balises identifiées dans le modèle de courriel' permet de valider si toutes les balises du modèle de courriel sont reconnues par le système.

4. Ajouter des destinataires à votre courriel intelligent

Dans l'onglet Destinataires, ajoutez les parties prenantes qui doivent recevoir le courriel. 

• Pour ajouter des destinataires au 1 par 1, cliquez sur le '+'
• Pour ajouter plusieurs parties prenantes, appartenant à une liste de distribution donnée : Cliquez sur le bouton 'Action' et sélectionnez 'Ajouter les membres d'une liste de distribution'.
• Pour ajouter plusieurs parties prenantes, appartenant à une liste intelligente : Cliquez sur le bouton 'Action' et sélectionnez 'Synchroniser avec liste intelligente'.

5. Gérer les messages d'avertissement et qualité des données

Dans le coin supérieur droit, un message d'avertissement peut s'afficher.

Message d'erreur "Les informations doivent être modifiées / ajoutées avant de pouvoir envoyer le courriel" (par exemple, une partie prenante n'a pas d'adresse courriel). Le courriel ne peut donc pas être envoyé.

 Un message d'avertissement concernant les détails de la communication ou les participants (par exemple, la langue de la communication ne correspond pas à la langue du participant) : le courriel peut être envoyé.

Pour les courriels intelligents avec un grand nombre de destinataires, utilisez un rapport sur la qualité des données pour vous assurer que les coordonnées de vos parties prenantes sont complètes et à jour. Ce rapport Analytics, filtré sur la liste de diffusion utilisée, permet d'identifier rapidement si toutes les parties prenantes ont des titres de salutation, des courriels, etc.

6. Valider l'Aperçu du courriel intelligent

Pour recevoir un aperçu de votre courriel, cliquez sur le bouton 'Actions' et 'Envoyer un aperçu'.

Les options sont les suivantes:

1. Envoyer à: vous pouvez décider d'envoyer un aperçu à vous-même ou à un autre utilisateur de Boréalis
2. Avertissements: les messages d'avertissement sont affichés le cas échéant
3. Fichiers joints: vous pouvez choisir de joindre tous les documents répertoriés dans la section Documents de votre communication

Une fois l'aperçu envoyé, les informations seront ajoutées dans l'historique des actions du courriel intelligent. Lorsque vous préparez plus d'une communication intelligente à la fois, c'est un bon moyen de valider si vous vous êtes envoyé un aperçu de chacune d'entre elles.

7. Envoyer le courriel intelligent

Une fois que vous êtes prêt à envoyer votre courriel, cliquez sur le bouton Actions et Envoyer un courriel.

Fichiers joints: vous pouvez choisir de joindre tous les documents répertoriés dans la section 'Documents' de votre communication.

Une fois que vous envoyez votre courriel intelligent, une ou plusieurs communications sont créées en fonction de l'option d'envoi sélectionnée. Ces communications sont répertoriées dans l'onglet Communications et sont liées à vos parties prenantes.

8. Suivre les courriels ouverts et non délivrés

Vous pouvez savoir quels destinataires ont ouvert vos courriels et quels courriels n'ont pas été livrés. Les informations sur le nombre de fois où le courriel a été lu se trouvent dans l'onglet Communications.

Remarque: ces informations reposent sur le suivi des images. Ces images peuvent ou non être bloquées en fonction des paramètres et des appareils des destinataires, et en tant que telles, peuvent ne pas refléter avec précision si le courriel a été lu.