Créer, éditer et envoyer une Communication Intelligente - Format Lettre

Difficulté: Avancé

Requis : Complément 'Communications Intelligentes'

 

Le Complément 'Communications intelligentes' a pour objectif de vous permettre d'envoyer des communications aux parties prenantes d'un plan de participation donné, d'un liste, ou d'une organisation. Cet article s'intéresse à l'envoi de lettres. 

Il existe 3 options d'envoi:

  • Une lettre unique à tous les destinataires: chaque participant fera partie de la même communication.
  • Une lettre distincte à chaque organisation: chaque membre d’une organisation fera partie de la même communication.
  • Une lettre distincte à chaque destinataire: chaque participant fera partie d'une communication individuelle.

La création de lettres intelligentes se fait en 8 étapes: 

  1. Créer la communication Intelligente dans Boréalis
  2. Créer le modèle de lettre
  3. Envoyer le modèle de lettre vers Boréalis
  4. Ajouter les destinataires à la Communication Intelligente
  5. Gérer les messages d'avertissement et la qualité des données
  6. Générer et envoyer les lettres

 

1. Créer la Communication Intelligente dans Boréalis

 

Pour créer une communication intelligente :

  • Allez dans le registre des 'Communications intelligentes', cliquez sur Créer.
  • Sélectionnez 'Lettre intelligente' comme type de communication intelligente et remplissez les informations. Les détails tels que les destinataires, les options d'envoi, etc. peuvent être modifiés une fois l'enregistrement sauvegardé.
  • Cliquez sur 'Sauvegarder et afficher', pour afficher votre communication intelligente.
  • Remplissez l'onglet 'Informations générales' : Ajoutez un titre, un expéditeur, la langue, la date de livraison prévue (utile si vous planifiez vos communications à l'avance) et sélectionnez les options d'envoi.
  • Section 'Modèle' : elle vous fournit la liste des balises qui seront insérées dans votre communication intelligente pour personnaliser votre envoi.
  • Dans la section 'Classification', ajoutez le titre et la description de la communication, le plan de participation lié, les projets et les catégories de sujets. Veuillez noter que lorsque la lettre intelligente sera envoyé, seuls le titre et la description de la communication seront ajoutés sous l'enregistrement individuel.

 

2. Préparer le modèle de lettre

Préparez un modèle de lettre dans Word.

  • Les balises peuvent être ajoutées directement dans le fichier .docx.
  • Pour personnaliser votre lettre pour une partie prenante donnée, insérez les balises fournies sous la section 'Modèles' de la communication intelligente créée plus haut. 
    • Exemple :  Cher {SALUTATION_TITLE} {LAST_NAME}
    • La balise sera remplacée par les informations sur les parties prenantes (par exemple "Cher M. Blondeau"). Si vous avez besoin de plus d'informations sur ces balises, cliquez sur l'icône à côté du titre du champ.

Voici comment utiliser les balises dans un modèle de lettre:

  • La première page doit commencer par la balise {#LETTERS} et la dernière page doit se terminer par la balise {/ LETTERS}. Si votre lettre a une page, elle devrait commencer par {#LETTERS} et le {/ LETTERS} devrait figurer au début de la deuxième page (utilisez un saut de page). La fin de la lettre doit être à l'endroit exact où la deuxième lettre doit commencer lorsque toutes les lettres seront générées dans un seul document par le système.
  • Les balises ne peuvent pas être ajoutées dans un en-tête ou pied de page.
  • Référez-vous au système pour la liste complète des tags disponibles.

 

3. Envoyer le modèle de lettre dans Boréalis

Dans le menu 'Actions', utilisez le bouton de modèle de chargement ou l'option 'Lier un modèle' pour charger votre document.

2019-01-18_16h09_33.jpg

Une fois le modèle est chargé, le champ "Balises identifiées dans le modèle de courrier électronique" permet de valider si toutes les balises du modèle de lettre sont reconnues par le système.

 

4. Ajouter des destinataires à votre lettre intelligente

 

Dans l'onglet Destinataires, ajoutez les parties prenantes qui doivent recevoir la lettre. mceclip2.png

  • Pour ajouter des destinataires au 1 par 1, cliquez sur le '+'
  • Pour ajouter plusieurs parties prenantes, appartenant à une liste de distribution donnée : Cliquez sur le bouton 'Action' et sélectionnez 'Ajouter les membres d'une liste de distribution'.
  • Pour ajouter plusieurs parties prenantes, appartenant à une liste intelligente : Cliquez sur le bouton 'Action' et sélectionnez 'Synchroniser avec liste intelligente'.

 

5. Gérer les messages d'avertissement et qualité des données

Dans le coin supérieur droit, un message d'avertissement peut s'afficher.

Message d'erreur. Les informations doivent être modifiées / ajoutées avant de pouvoir envoyer la lettre (par exemple, une partie prenante n’a pas d’adresse ). La lettre NE PEUT PAS être générée.

Un message d'avertissement concernant les détails de la communication ou les participants (par exemple, la langue de la communication ne correspond pas à celle du participant). La lettre PEUT être générée.

Pour les lettres intelligentes avec un grand nombre de destinataires, utilisez un rapport de la qualité des données pour vous assurer que les informations de contact de votre partie prenante sont complétées et à jour. Ce rapport Analytics, filtré sur la liste de distribution utilisée, aide à identifier rapidement si tous les intervenants ont des titres de salutation, des titres, etc.

 

6. Générer et envoyer les lettres

Une fois que vous êtes prêt à générer des lettres, cliquez sur le bouton 'Actions' puis sur 'Générer des lettres'. Si les lettres générées ne sont pas conformes à vos attentes, modifiez le modèle, chargez-le de nouveau et générez de nouvelles lettres. Une fois prêtes, imprimez les lettres et envoyez-les aux parties prenantes.

Une fois les lettres envoyées, utilisez le bouton 'Workflow' et sélectionnez l'option 'Marquer comme envoyé'. Les communications seront enregistrées dans les archives des parties prenantes et répertoriées dans l'onglet 'Communications'.

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