Une communication est définie comme toute interaction écrite ou verbale, formelle ou informelle, avec un ou plusieurs parties prenantes. Les communications peuvent inclure des courriels, des lettres, des réunions, des conférences, des publications sur les médias sociaux, des conversations téléphoniques, etc.
Utilisez le registre des Communications pour enregistrer, suivre et catégoriser toutes les interactions avec les parties prenantes. Cela peut aider votre entreprise à identifier les parties prenantes clés et à suivre les sujets récurrents. L'exactitude et la régularité de l'enregistrement des communications facilitent l'analyse de l'interaction, ce qui peut permettre à votre entreprise d'être proactive dans sa réaction aux problèmes potentiels et aux griefs.
Les communications jouent également un rôle de mémoire institutionnelle pour les managers de l'entreprise qui ne peuvent pas participer à toutes les réunions mais doivent être au courant des principaux éléments pour gérer leur impact sur les projets.
Comme il est important d'enregistrer différents types de communications avec les parties prenantes pour maintenir la transparence, la responsabilité et une gestion efficace des parties prenantes, voici quelques exemples de types de communications qui devraient être enregistrés dans Boréalis et les informations que vous pouvez ajouter à chacun :
- Réunions : Vous pouvez enregistrer les détails des réunions avec les parties prenantes. Cela inclut la date, l'heure, le lieu, les participants, l'ordre du jour, les comptes rendus et toutes les décisions ou actions prises pendant la réunion.
- Courriels et lettres : Vous pouvez conserver un enregistrement de tous les courriels et lettres échangés entre l'organisation et les parties prenantes. Cela inclut à la fois la correspondance entrante et sortante, car cela permet de suivre l'historique des communications et des engagements.
- Appels téléphoniques : Vous pouvez documenter les points clés discutés lors des conversations téléphoniques avec les parties prenantes. Cela inclut la date, l'heure, les participants et un résumé de la discussion.
- Sondages et feedback : Vous pouvez capturer les retours d'information des parties prenantes obtenus grâce à des sondages, des questionnaires ou des formulaires de feedback. Cela inclut leurs réponses, suggestions et toutes les actions de suivi prises en fonction des retours d'information.
- Interactions sur les médias sociaux : Vous pouvez surveiller et enregistrer les interactions avec les parties prenantes sur les plateformes de médias sociaux. Cela inclut les commentaires, les messages ou les mentions des parties prenantes.
- Consultations publiques : Si l'organisation mène des consultations publiques ou des forums communautaires, vous pouvez enregistrer les contributions des parties prenantes, les résumés des discussions et tous les résultats ou décisions découlant du processus de consultation.
- Soumissions officielles : Si les parties prenantes soumettent des documents ou des rapports officiels à l'organisation, vous pouvez enregistrer ces soumissions. Cela inclut des informations sur l'expéditeur, la date de soumission et un résumé du contenu soumis.
- Entretiens avec les parties prenantes : Si des entretiens sont menés avec les parties prenantes, vous pouvez enregistrer les points clés discutés, les détails de l'interviewé et toutes les informations pertinentes ou résultats des entretiens.
- Ateliers et groupes de discussion : Vous pouvez conserver des enregistrements des ateliers ou des groupes de discussion menés avec les parties prenantes, y compris les sujets abordés, les participants, les résultats et toutes les actions de suivi.
- Discussions internes : Vous pouvez enregistrer les discussions internes et les décisions liées à l'engagement des parties prenantes. Cela inclut les discussions au sein de l'organisation sur les préoccupations des parties prenantes, les stratégies et les actions entreprises pour y répondre.
En maintenant une approche systématique et organisée pour enregistrer toutes les communications pertinentes avec les parties prenantes, vous pouvez vous assurer que les informations sont facilement disponibles pour référence, analyse et rapport, ce qui peut aider à renforcer la confiance et les relations solides avec les parties prenantes.