Importation de communications via Excel

Il est possible de télécharger des communications en utilisant un fichier Excel. Cela permet de charger rapidement de nombreuses données historiques sans avoir à les saisir toutes manuellement. Consultez cet article pour savoir comment télécharger le modèle Excel. L'importation permettra aux informations sur les communications d'entrer dans le système.

Les colonnes du fichier Excel nécessaires au téléchargement doivent correspondre aux champs de l'application. Certains sont obligatoires à remplir et d'autres sont facultatifs. Les colonnes facultatives peuvent être supprimées du modèle si elles ne sont pas nécessaires.

Une fois que le fichier Excel est rempli avec toutes les informations requises, vous pouvez le télécharger en cliquant sur le bouton «Télécharger et valider».

Les colonnes obligatoires sont:

  • La description
  • Date 

Les colonnes qui doivent toujours être complétées sont:

  • Les parties prenantes
  • Titre
  • Les membres du personnel
  • Type de communication

Dans certaines colonnes, des commentaires indiquent de nombreuses valeurs possibles. Une de ces valeurs doit être entrée pour que l'importation soit réussie. Si la valeur entrée ne correspond à aucune valeur dans le commentaire, un message d'erreur apparaîtra. 

Les colonnes dans lesquelles plusieurs valeurs peuvent être entrées:

  • La description
  • Les parties prenantes
  • Les membres du personnel
  • Documents
  • Commentaires
  • Campagnes

 Dans certaines colonnes, s'il existe des valeurs multiples, elles doivent être séparées par une virgule «,». 

Lors de l'importation de données, certaines erreurs peuvent être rencontrées lors du téléchargement. Une erreur commune est les erreurs de frappe. Voici quelques exemples. 

  • Dans la colonne «Type de communication», le mot “Lettre” doit être écrit sous cette forme. S'il est écrit «Letre», un message d'erreur apparaîtra.
  • Le nom des colonnes doit être écrit de manière appropriée pour que le système les reconnaisse. Si «Parties prnantes» est écrit avec cette erreur, le système ne va pas le reconnaître et une erreur apparaîtra.
  • Sur l'image ci-dessous, dans la colonne Parties prenantes, «Martin Roy» ne correspond à aucun choix disponible dans le système, ce qui entraîne également une erreur.
  • Sur l’image ci-dessous dans la colonne «Type de communication», l’expression «email» ne correspond à aucun choix disponible car il aurait dû être écrit en français. Les détails des erreurs sont décrits avec le nom de la colonne et le numéro de la ligne indiquant où regarder.

 L'erreur sera affichée par rangée (voir image ci-dessous). Si la même erreur est répétée dans tout le fichier Excel, un message d'erreur s'affichera pour chaque ligne où l'erreur est trouvée.

Nous avons quelques recommandations sur la façon de télécharger les données afin d’avoir le moins d’erreurs possible du premier coup. Nous suggérons de personnaliser le modèle une fois qu’il est téléchargé. 

  • Les colonnes jugées inutiles peuvent être supprimées du modèle.
  • Certaines couleurs peuvent être ajoutées pour indiquer quelles colonnes doivent être remplies. 

L'exemple ci-dessous indique les colonnes obligatoires en rouge et les colonnes recommandées en jaune.

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