Mettre en place et utiliser la vérification des parties prenantes

Vérifier l'exactitude des informations qui se trouvent dans le système est souvent considérée comme allant de soi, mais il est facile d’oublier de le faire. Dans le système Boréalis, nous nous assurons que l'action Vérifier est disponible pour tous les types d'enregistrements de notre module de base, la Gestion des parties prenantes. Cette action est déclenchée manuellement en fonction des procédures et exigences propres à chaque entreprise, mais l'objectif reste le même pour tous : disposer en tout temps des informations à jour.

Lorsqu'il s'agit d'un individu, vous pouvez planifier à ce que le processus de vérification se déroule selon une fréquence spécifique. Vous pouvez ensuite mettre en place des notifications en guide de rappel. Par exemple, si vous établissez une fréquence de vérification à un an, un an après la dernière vérification, le gestionnaire de relations pourrait recevoir une notification pour vérifier les informations sur cette partie prenante.

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Voici comment mettre en place la vérification et prendre action :

  1. Allez dans le registre des parties prenantes et sélectionnez un individu;
  2. Sous l'onglet Information générale, allez à la section Vérification;
  3. Si aucune information n'est disponible dans cette section, cela signifie que cet enregistrement n'a jamais été vérifié :

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4. Qu'il s'agisse d’une première vérification ou non, vous pouvez vérifier l'enregistrement en tout moment en utilisant deux méthodes :

      • Dans le menu Action, sélectionnez l'option Vérifier; 
      • Depuis la section Vérification, cliquez directement sur le bouton Vérifier:

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5. Une fois la vérification effectuée, les informations telles que la date de la dernière vérification et le nom du dernier vérificateur seront automatiquement complétées.

La fréquence de vérification peut être modifiée en tout temps, individuellement ou en lot, avant ou après une première vérification.  Ici, vous pouvez entrer la fréquence en jours, semaines, mois ou années à laquelle la vérification doit être faite.

Dès que la fréquence de vérification est remplie, un nouveau champ devient alors disponible : la Date de la prochaine vérification. Il s'agit d'une date calculée automatiquement selon les règles suivantes:

      • Si la partie prenante est nouvellement créée ou n'a jamais été vérifiée, la date de la prochaine vérification sera calculée en fonction de la fréquence de vérification et de la date de création de l'enregistrement.

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      • Si la partie prenante a déjà été vérifiée au moins une fois, la date de la prochaine vérification sera calculée en fonction de la fréquence de vérification et de la date de la dernière vérification :

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Analytics

Malgré la mise en place d'une fréquence de vérification, vérifier l'exactitude des informations reste une intervention manuelle. On doit alors trouver des mécanismes supplémentaires pour aider les utilisateurs et leurs gestionnaires à vérifier régulièrement ces informations. Outre les notifications par courriel, les widgets et les rapports Analytics peuvent s’avérer fort utiles dans ce cas.

Vous pouvez vous servir de tous les champs disponibles dans la section Vérification comme filtres pour construire les widgets dont vous avez besoin, comme par exemple : Dernière vérification faite par, Date de la dernière vérification, Modifié depuis la dernière vérification, ainsi que la fréquence de vérification ou la date de la prochaine vérification :

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Par conséquent, vous pouvez obtenir vos propres rapports personnalisés sur une variété de sujets, tels que : la fréquence de vérification en relation avec d'autres propriétés de vos parties prenantes, les prochaines parties prenantes qui doivent être vérifiées, les parties prenantes qui ont été modifiées depuis la dernière vérification, quand exactement et par qui, les parties prenantes qui n'ont pas été vérifiées (jamais ou pas depuis 6/12 derniers mois) ou simplement une liste qui nous indique combien de parties prenantes on doit vérifier, etc.

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