Les Mots-clés

Sommaire

2.1. Niveau

 

 

1. But

La fonctionnalité des Mots-clés visent à faciliter le processus de création de communications en utilisant une forme d'intelligence artificielle appelée Natural Language Processing (NLP).

2. Contextes

2.1. Niveau

La fonctionnalité des Mots-clés est disponible au niveau suivant :

  1. Module: Gestion des parties prenantes
  2. Composant: Interactions
  3. Section: Communications

Plus précisément, cette fonctionnalité est utilisée dans le champ Description

  1. Du formulaire Créer une communication;
  2. D'une communication existante, sous l'onglet Information générale.

La fonctionnalité fournit essentiellement les mêmes options dans les deux contextes et ce qui suit sera développé à partir de la perspective du formulaire Créer une communication, tout en soulignant les différences mineures par rapport au contexte de communication déjà existante.

2.2. Type de communication

Le type de communication affecte la présentation de la fonctionnalité des Mots-clés. C'est le cas lorsque la communication est de type Courriel ou Lettre, par opposition à tout autre type, ce qui sera décrit dans la sous-section Communications par courrier plus bas.

3. Opération

À mesure que le texte est entré dans le champ Description du formulaire de création de communication, le NLP est utilisé pour détecter les individus et les organisations, qui sont mis en surbrillance (voir l'image ci-dessous) une fois que l'utilisateur quitte le champ de texte Description.

HL-CreateCommunication-DescriptionFieldWithHighlights-Fr.png

Le code de couleurs utilisé est le suivant :

  • Les individus sont mis en surbrillance en vert;
  • Les organisations sont mises en surbrillance en mauve.

Le commutateur à bascule situé dans le coin inférieur droit du champ Description permet à l'utilisateur de masquer les mots-clés s'il trouve le texte plus facile à lire de cette façon. Ce commutateur est par défaut mis à Masquer mots clés, ce qui met les noms en surbrillance.

Les personnes et les organisations mises en surbrillance sont transformées en éléments interactifs intelligents appelés panneaux de survol, accessibles par survol de la souris comme montré ci-dessous.

HL-Hovercard-Individual-Fr.png

4. Panneau de survol

4.1. Identification de la personne ou de l'organisation

Le nom de la personne ou de l’organisation est affiché dans la partie supérieure du panneau de survol.

4.1.1. Carrousel de noms

Si le nom est déjà enregistré dans le système, il apparaît dans un carrousel permettant à l'utilisateur de sélectionner celui qui convient, à l'aide des flèches gauche < et droite >, en cas de duplication de rôles ou de noms.

4.1.2. Création à la volée dans la base de données

Le dernier élément du carrousel offre toujours à l'utilisateur la possibilité de créer rapidement dans le système une autre personne ou organisation portant le même nom, comme montré ci-dessous.

HL-Hovercard-EmphasisOnCreateIndividual-Fr.png

Dans ce cas, une étape préliminaire est initiée automatiquement lors de la sélection de l'action à effectuer, ce qui permet à l'utilisateur de facilement créer à la volée l'enregistrement de la personne ou de l'organisation avant de poursuivre.

Remarque: Les personnes créées à la volée ne peuvent actuellement être que des parties prenantes. Pour créer des employés, on peut aller dans Configuration | Employés avant d’utiliser les Mots-clés.

Lorsque la personne ou l'organisation n'est pas enregistrée dans le système, aucun carrousel n'apparaît dans la partie supérieure du panneau de survol et le processus de création à la volée démarre comme expliqué précédemment.

4.2. Actions disponibles

La partie inférieure du panneau de survol présente les différentes actions pouvant être effectuées sur la personne ou l'organisation concernée.

Bouton Action
Initiateur Cliquer sur le bouton Initiateur ajoute la personne ou l'organisation en tant qu'initiateur de la communication, c'est-à-dire que la personne ou l'organisation est automatiquement ajoutée au champ Initiateur du formulaire Créer une communication. Ceci s'applique pour les parties prenantes autant que pour les employés.
Participant Cliquer sur le bouton Participant ajoute la personne ou l'organisation en tant que participant à la communication, c'est-à-dire que la personne ou l'organisation est automatiquement ajoutée au champ Parties prenantes du formulaire Créer une communication s'il s'agit d'une partie prenante. Sinon, elle sera ajoutée au champ Employés.
Mentionnée Ceci correspond au cas où la personne ou l'organisation a été évoquée dans la communication sans être directement impliquée. Cliquer sur le bouton … puis sélectionner Mentionnée dans le menu contextuel ajoute la personne ou l'organisation désignée dans la communication, c.-à-d. que cette personne ou organisation est automatiquement ajoutée au champ Parties prenantes mentionnées du formulaire Créer une communication s'il s'agit d'une partie prenante 1.
Ignorer une fois Cette option, accessible à partir du bouton ..., permet de ne plus cibler l'expression mise en surbrillance en tant que personne ou organisation par le moteur NLP, uniquement pour la communication en cours 2, 3.
Ignorer toujours Cette option, accessible à partir du bouton ..., empêche l'expression en surbrillance d'être ciblée en tant que personne ou organisation par le moteur NLP dans toutes les communications 3.
Retirer Une personne ou une organisation ajoutée à un champ dans le formulaire Créer une communication est identifiée par l’absence de bordure autour de sa zone de surbrillance. Par exemple HL-Removed.png avait son rôle assigné mais pas HL-NotRemoved.png. Le panneau de survol associé fournit dans ce cas un bouton permettant à l'utilisateur de supprimer la personne ou l'organisation de son champ.

Notes:

  1. Actuellement, les employés ne peuvent pas être étiquettés comme mentionnés.
  2. Cette option n'est disponible que dans le contexte d'une communication existante.
  3. Ignorer Donald Ackerman n’empêchera pas ce nom d’être suggéré dans le carrousel du panneau de survol lorsque, par exemple, Donald est écrit et mis en évidence par le moteur NLP. La liste des expressions ignorées peut être gérée depuis la section Configuration | Mots clés ignorés.

4.3. Coordonnées

Quand l'information est disponible, le panneau de survol comporte dans le coin inférieur droit un bouton de coordonnées HL-Hovercard-Contact.png, permettant de contacter cette personne ou cette organisation d'un simple clic.

4.4. Communications de type courrier

Lorsque la communication est de type Courriel ou Lettre, les boutons du panneau de survol sont automatiquement modifiés tel qu'indiqué dans le tableau ci-dessous.

Courriel ou Lettre Autres types de communication
Expéditeur (De) Initiateur
Destinataire (À) ou Destinataire (Cc) Participant
Retirer des participants (From) Retirer des participants (Initiateur)
Retirer des participants (To) Retirer des participants
Retirer des participants (Cc) Retirer des participants

Outre ces différences dans le texte des boutons, le fonctionnement de base des Mots-clés est le même pour tous les types de communication.

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