Cet article vous guide à travers chaque étape du processus de consultation, de la configuration du plan de mobilisation à la production du rapport de consultation. Il couvre les étapes propres à la consultation et renvoie à des articles existants pour les instructions détaillées.
Cet article traite des sujets suivants :
- Créer le plan de mobilisation de la consultation
- Consigner les communications de la consultation
- Gérer les enjeux soulevés pendant la consultation
- Suivre les engagements
- Produire les rapports de consultation
Créer le plan de mobilisation de la consultation
- Créez un plan de mobilisation pour la consultation.
- Dans le champ Description, résumez les objectifs de la consultation.
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Associez les parties prenantes avec lesquelles vous devez dialoguer. Pour ce faire, accédez à Planification → Parties prenantes, ou associez des particuliers ou des organisations en lot à partir de Mobilisation des parties prenantes → Particuliers ou Mobilisation des parties prenantes → Organisations.
❗︎ Important : Seuls les particuliers et les organisations directement associés au plan de mobilisation figurent dans le rapport de consultation.
Consigner les communications de la consultation
- Créez la communication ou liez-la au plan d’engagement de la consultation.
- Réglez Nécessite un suivi à Oui lorsqu'une préoccupation ou un élément exige une action.
ⓘ Remarque: Le champ Nécessite un suivi s’affiche lorsque la communication est liée à un plan de mobilisation de la consultation. -
Ajoutez toutes les parties prenantes participantes à la communication.
ⓘ Remarque : Les rapports de consultation incluent uniquement les parties prenantes associées à la fois au plan de mobilisation de la consultation et à la communication.
★ Astuce : Lorsque les communications sont créées par l'intermédiaire d'Outlook et de Teams, la saisie des participants peut se faire automatiquement.
Gérer les remplacements pour plusieurs parties prenantes
Lorsqu'une communication concerne plusieurs parties prenantes, utilisez les Remplacements par partie prenante pour consigner le résultat de chacune (Nécessite un suivi, Résumé et Enjeux associés) sans modifier la fiche de communication d'origine. Pour les instructions, consultez Ajouter, supprimer ou afficher des remplacements par partie prenante pour les communications de consultation.
ⓘ Remarque : Le tableau Remplacements par partie prenante n'apparaît que lorsqu'une communication comporte plusieurs parties prenantes.
Gérer les enjeux soulevés pendant la consultation
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Ouvrez la communication qui a soulevé la préoccupation et créez le problème directement à partir de celle-ci. Pour plus d’information, consultez la section Créer, afficher, modifier ou supprimer des problèmes.
La partie prenante, la communication, le plan de mobilisation, le titre et le type d'enjeu sont saisis automatiquement.
- Pour les communications comportant plusieurs parties prenantes, assurez-vous que l'enjeu est associé à la partie prenante qui a soulevé la préoccupation.
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Cliquez sur Évaluer et remplissez les champs d'évaluation (Date d'évaluation, Évaluation du bien-fondé, Commentaires d'évaluation) ainsi que les champs d'analyse (Mesure adoptée, Réponse officielle).
Remarque : Utilisez l'action Réévaluer pour mettre à jour l'évaluation et l'analyse si la réponse évolue avant la fermeture.
- Lorsque l'enjeu est prêt à être fermé, sélectionnez un Type de résolution, ajoutez des Commentaires de résolution et consignez la Satisfaction de la partie prenante, si elle est disponible. Confirmez la Mesure adoptée et la Réponse officielle finales.
Pour connaître le cycle de vie complet d'un enjeu, consultez Flux de travail des enjeux.
Suivre les engagements
Si un enjeu donne lieu à une action convenue, créez un engagement à partir de l'enjeu et associez-le à la partie prenante concernée et au plan de mobilisation de la consultation, le cas échéant.
Produire les rapports de consultation
- Ouvrez le plan de mobilisation de la consultation.
- Produisez le rapport.
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Passez en revue le contenu du rapport et la couverture des parties prenantes.
Le rapport comprend les communications, les enjeux, les réponses, les engagements et les détails de fermeture.
ⓘ Remarque : Si aucun modèle de rapport n'est encore configuré, communiquez avec votre administrateur Boréalis ou avec le service d'assistance.