Processus de consultation : guide étape par étape

Cet article explique en détail comment réaliser chaque étape du processus de consultation.

Étape 1 : Créer le plan de participation de consultation

• Accéder à Plans de participation et créer un nouveau plan de participation.
• Dans le champ Description, résumer les objectifs de la consultation.

Résultat attendu : Un plan de participation de consultation est prêt à recevoir les communications et les enjeux de consultation.

Étape 2 : Identifier les parties prenantes et les lier au plan de participation

Identifiez les parties prenantes avec lesquelles vous devez interagir, en fonction de facteurs tels que la catégorisation, l'emplacement ou les évaluations des parties prenantes.

Une fois les parties prenantes identifiées, liez-les au plan de participation en accédant à Planification -> Parties prenantes.

Vous pouvez également lier des individus ou des organisations en lot en accédant à Gestion des parties prenantes -> Individus ou Gestion des parties prenantes -> Organisations, respectivement.

Résultat attendu : Les parties prenantes pertinentes sont liées au plan de participation et disponibles pour le suivi de la consultation, les communications et les rapports.

⚠️ Important : Seuls les individus et les organisations liés directement au plan de participation apparaissent dans le rapport de consultation.

✨ Nouveauté dans l'interface : Une colonne Statut de consultation dans la page de liste des parties prenantes du plan de participation.

Étape 3 : Enregistrer les communications de consultation

• Lier chaque communication appartenant au processus de consultation au plan de participation de consultation.
• Définir Nécessite un suivi à Oui lorsqu'une préoccupation ou un élément nécessite une action.
• Ajouter toutes les parties prenantes participantes à la communication. Lorsque les communications sont créées via Outlook et Teams, la saisie des participants peut se faire automatiquement.

Résultat attendu : La communication est liée au processus de consultation et peut être utilisée pour le suivi et les rapports.

📌 Remarque : Les rapports de consultation incluent uniquement les parties prenantes liées à la fois au plan de participation de consultation et à la communication.

✨ Nouveauté dans l'interface : Une liste déroulante Nécessite un suivi dans l'écran de création d'une nouvelle communication.

Étape 4 : Gérer les particularités par partie prenante au besoin

Résultat attendu : Les rapports peuvent distinguer les réponses propres à chaque partie prenante tout en préservant l'enregistrement original de la communication.

📌 Remarque : Le tableau Particularités par partie prenante ne s'affiche que lorsque plusieurs parties prenantes sont associées à une communication.

✨ Nouveauté dans l'interface : Un tableau Particularités par partie prenante dans l'écran Rapports de consultation.

Étape 5 : Créer des enjeux à partir des préoccupations de consultation

Lorsqu'une communication soulève une préoccupation, créer l'enjeu directement à partir de l'enregistrement de la communication.

• Cela permet de saisir automatiquement la partie prenante, la communication, le plan de participation, le titre et le type d'enjeu.
• Pour les communications impliquant plusieurs parties prenantes, s'assurer que l'enjeu est lié à la partie prenante précise qui a soulevé la préoccupation.

Résultat attendu : L'enjeu est lié à la communication et à la partie prenante d'origine.

Étape 6 : Évaluer l'enjeu

Utilisez l'action Évaluer pour évaluer l'enjeu et documenter la manière dont il est traité.

• Remplir les champs d'évaluation tels que la date d'évaluation, l'évaluation du bien-fondé et les commentaires d'évaluation.
• Remplir ensuite les champs d'analyse, notamment la mesure adoptée et la réponse officielle.
• Mettre à jour ces champs au fil du temps si la réponse évolue avant la fermeture.

Résultat attendu : L'enjeu contient une évaluation documentée et une stratégie de réponse.

⚠️ Important : La section Analyse est remplie lors de l'évaluation de l'enjeu et doit inclure des détails tels que la mesure adoptée et la réponse officielle.

📌 Remarque : Utiliser l'action Réévaluer pour revoir et mettre à jour les informations d'évaluation et d'analyse avant la fermeture de l'enjeu.

Étape 7 : Créer et suivre des engagements au besoin

Résultat attendu : L'engagement est lié à l'enjeu de consultation et au plan de participation pour le suivi et les rapports.

Étape 8 : Fermer l'enjeu

Lorsque l'enjeu est prêt à être fermé :

• Passer en revue les informations de résolution.
• Sélectionner un Type de résolution et ajouter des Commentaires de résolution.
• Consigner la Satisfaction de la partie prenante, si disponible.
• Confirmer la Mesure adoptée et la Réponse officielle finales.

Résultat attendu : L'enjeu est entièrement documenté et prêt pour les rapports de consultation.

✨ Nouveauté dans l'interface : Section Clôture : Type de résolution, Commentaires de résolution, Satisfaction de la partie prenante. Section Analyse : Mesure adoptée, Réponse officielle et Lien vers l'engagement.

Étape 9 : Générer les rapports de consultation

• Ouvrir le plan de participation de consultation.
• Générer le rapport. Si aucun modèle n'est encore configuré, communiquer avec votre administrateur Borealis ou le service d'assistance pour obtenir de l'aide.
• Passer en revue le contenu du rapport et la couverture des parties prenantes.

Résultat attendu : Le rapport de consultation inclut les communications, les enjeux, les réponses, les engagements et les détails de fermeture.