Une fois un enjeu créé, évaluez-le à l'aide de l'onglet Évaluation afin de déterminer sa classification, sa priorité et sa responsabilité. Cela permet de cerner la personne chargée de gérer l'enjeu jusqu'à sa résolution.
Utilisez l'onglet Suivi pour consigner les commentaires des parties prenantes, les communications, les mesures prises pour examiner ou résoudre l'enjeu, ainsi que toute autre note pertinente tout au long du cycle de vie de l'enjeu.
Utilisez l'onglet Cause fondamentale pour documenter les facteurs contributifs et cerner les causes sous-jacentes de l'enjeu. Cela aide à éviter que des enjeux similaires ne se reproduisent à l'avenir.
Utilisez l'onglet facultatif Analyse pour documenter la façon dont l'enjeu est géré et résolu.
Cet article explique comment évaluer un enjeu, en assurer le suivi, l'analyser et le gérer tout au long de son cycle de vie, notamment :
- Accéder à un enjeu
- Consigner les activités de suivi
- Documenter les causes fondamentales
- Analyser un enjeu
Accéder à un enjeu
- Accédez à Enjeux dans Engagement des parties prenantes.
- Ouvrez l'enjeu que vous souhaitez fermer.
- Cliquez sur le menu Actions.
-
Dans la section Flux de travail, sélectionnez Accéder.
- Dans le formulaire Accéder, saisissez les renseignements requis.
- Catégories de sujet : sélectionnez une ou plusieurs catégories qui décrivent le mieux le sujet ou la nature de l'enjeu. Les catégories de sujet aident à classer les enjeux à des fins de production de rapports, d'analyse et de suivi.
- Risque : sélectionnez le niveau de risque associé à l'enjeu.
- Commentaires d'évaluation : vous pouvez saisir, à titre facultatif, des détails ou des observations supplémentaires relatifs à l'évaluation de l'enjeu.
- Remplissez les champs supplémentaires au besoin.
- Cliquez sur le bouton Accéder pour enregistrer l'évaluation.
Assurer le suivi d'un enjeu
- Accédez à Enjeux dans Engagement des parties prenantes.
- Ouvrez l'enjeu que vous souhaitez fermer.
- Dans le menu de gauche, sélectionnez Suivi.
- Dans le formulaire Ajouter - Suivi, saisissez les renseignements requis.
- Type de suivi : sélectionnez le type de suivi consigné, par exemple Commentaires des parties prenantes, Note générale ou Action.
- Date : saisissez la date de l'activité de suivi.
-
Description : saisissez les détails du suivi, y compris les commentaires reçus, les mesures prises ou toute autre note pertinente.
- Saisissez tout renseignement supplémentaire et téléversez les documents justificatifs, au besoin.
- Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder les détails.
Ajouter des causes fondamentales à un enjeu
- Accédez à Enjeux dans Engagement des parties prenantes.
- Ouvrez l'enjeu que vous souhaitez fermer.
- Dans le menu de gauche, sélectionnez Causes fondamentales.
- Dans le formulaire Ajouter - Causes fondamentales, saisissez les détails ci-dessous.
- Cause fondamentale : sélectionnez le facteur qui a contribué à l'enjeu.
- Commentaires : saisissez des détails supplémentaires sur la cause fondamentale, y compris les renseignements à l'appui, les observations ou les conclusions de l'enquête.
- Vous pouvez également cocher Créer un autre pour créer un nouvel enregistrement.
- Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder la cause fondamentale.
Analyser un enjeu
- Accédez à Enjeux dans Engagement des parties prenantes.
- Ouvrez l'enjeu que vous souhaitez fermer.
- Dans le menu de gauche, sélectionnez Analyse.
-
Cliquez sur l'icône Modifier (crayon) dans le coin supérieur droit de la page d'information.
- Dans le formulaire Analyse, saisissez les détails ci-dessous.
- Mesure adoptée : saisissez les mesures prises pour traiter et résoudre l'enjeu.
- Réponse officielle : saisissez la réponse officielle fournie au sujet de l'enjeu.
-
Lien vers un engagement : associez l'enjeu à des enregistrements d'engagement connexes afin de suivre et de gérer les obligations liées à l'enjeu.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer.
★ Astuce : utilisez l'option Réévaluer du menu Actions pour revenir à la section Évaluation et Analyse en tout temps avant la fermeture de l'enjeu.