Faites travailler vos dictionnaires de données pour vous
Profil requis: Superutilisateur
Juin 01, 2022
En tant que superutilisateur de Boréalis, vous avez la possibilité de configurer et de gérer les dictionnaires de données de votre organisation. Ce mois-ci, nous allons voir quelques astuces que vous ne connaissez peut-être pas, et quelques bonnes pratiques pour vous aider à tirer le meilleur parti de vos dictionnaires de données.
Que sont les dictionnaires de données ? Comment les utiliser ?
Vos dictionnaires de données sont les définitions et les valeurs utilisées dans vos menus déroulants.
Pour les consulter, cliquez sur "Configuration" dans le menu de navigation bleu situé à gauche de la page, puis sélectionnez "Dictionnaires de données". Il peut être utile de filtrer la liste afin d'examiner les valeurs d'un dictionnaire ou d'un formulaire spécifique.
Vous remarquerez que certains dictionnaires sont marqués comme étant en "lecture seule". Comme ils sont utilisés par le logiciel, les valeurs ne peuvent pas être modifiées. De plus, toutes les valeurs des listes normales marquées "Système" ne peuvent pas être modifiées. Tous les éléments marqués "Normal" peuvent être modifiés si nécessaire, et vous pouvez également créer de nouveaux éléments.
Mais la gestion des dictionnaires de données ne se limite pas à l'ajout et à la suppression de valeurs! Vous pouvez également fusionner des éléments, activer et désactiver des options, modifier l'ordre, attribuer des couleurs et créer des infobulles pour indiquer à votre équipe à quoi est destiné un champ. Voyons comment ces fonctionnalités peuvent vous aider à tirer davantage de valeur de vos dictionnaires de données.
Fusionnez et structurez vos valeurs
L'utilisation efficace des catégories de sujets est la clé pour rendre compte et analyser les interactions entre les parties prenantes. Nous vous recommandons de garder un œil sur les valeurs qui sont surutilisées ; ces options peuvent être trop vagues, ce qui peut dérouter les utilisateurs. .
La catégorisation a tendance à évoluer au fil du temps, de sorte que vous pouvez constater que vous n'avez pas besoin d'autant d'options que vous l'aviez initialement prévu, ou que les informations ne vous servent pas comme vous l'espériez. Dans certains cas, les valeurs peuvent être divisées inutilement ou même se chevaucher. Pour remédier à ce problème, vous souhaiterez peut-être fusionner certaines catégories afin de tirer un meilleur parti de vos données.
Sachez que la fusion des valeurs affectera les données historiques. Imaginons que vous ayez deux catégories qui se chevauchent et que vous décidiez de fusionner "Forêt" avec "Sylviculture". Ce faisant, tous les enregistrements existants qui étaient étiquetés avec "Forêt" seront changés en "Sylviculture".
Si vous ne voulez pas que les données historiques soient affectées, vous pouvez choisir de désactiver la valeur "Forêt" et laisser "Sylviculture" active. De cette façon, les utilisateurs ne pourront plus sélectionner "Forêt", mais toutes les données historiques étiquetées avec "Forêt" resteront les mêmes.
Vous pouvez également trouver utile de créer une hiérarchie pour structurer vos valeurs.
Si vous devez modifier des valeurs en masse, les actions en lot peuvent vous faire gagner du temps. Vous pouvez y accéder via les listes principales ou les widgets personnalisés.
Modifier l'ordre des options dans une liste déroulante
Par défaut, les entrées de vos listes déroulantes sont affichées par ordre alphabétique, mais elles ne doivent pas nécessairement le rester. Vous pouvez spécifier un ordre pour les éléments de la liste afin de vous assurer que les choix communs apparaissent en haut. Si, par exemple, une certaine valeur est la plus pertinente pour votre organisation, vous pouvez la faire apparaître en premier dans la liste en saisissant "1" dans le champ d'ordre. De même, si une valeur n'est pas utilisée très souvent, mais qu'elle doit quand même figurer dans la liste, vous pouvez saisir "999" pour vous assurer que cette option apparaisse en bas de la liste.
Associer des couleurs standard à des valeurs
En général, les couleurs sont attribuées de manière aléatoire aux valeurs dans les widgets. Pour éviter toute confusion, il est bon d'attribuer ces couleurs de manière cohérente. Par exemple, vous pouvez choisir d'associer la valeur "Eau" à la couleur bleue. Ou, dans le cas de l'évaluation des risques, vous pouvez choisir d'associer un risque élevé au rouge, un risque modéré au jaune et un risque faible au vert. L'utilisation de couleurs standard de cette manière permet d'assurer la cohérence visuelle entre les différents widgets et rapports.
De base, Boréalis inclut des suggestions de couleurs présélectionnées dans la plupart des menus déroulants pour simplifier le processus. L'utilisation du système de couleurs recommandé par Boréalis est bénéfique pour deux raisons :
- Vous n'avez pas à choisir une nouvelle couleur pour chaque nouvelle valeur (ce qui peut être particulièrement utile si vous n'êtes pas la seule personne de votre organisation à créer de nouvelles valeurs), et
- Cela garantit la cohérence visuelle lors de la création de rapports. La palette de couleurs préintégrée dans Boréalis a pour but d'assurer que les couleurs utilisées dans les widgets de graphiques fonctionnent bien ensemble.
Créer des infobulles pour guider la saisie des données
Vous pouvez choisir d'ajouter une infobulle à n'importe quel champ pour aider les utilisateurs à comprendre quelles sont les informations attendues et comment les saisir dans le format souhaité. Lorsque les utilisateurs passent la souris sur l’icône, la description que vous avez saisie apparaît sous la forme d'un message contextuel. Il s'agit d'un excellent moyen d'éviter les approximations lors de la saisie des données et de garantir leur qualité.
N'oubliez pas que plus vos dictionnaires de données sont performants, moins vous devrez consacrer de temps à la création d'autres outils, comme les guides de l'utilisateur. Veillez à revoir et à mettre à jour vos dictionnaires de données régulièrement, au fur et à mesure de l'évolution de l'utilisation de votre système.
Allez encore plus loin avec le complément Vue d’entreprise
Créer les rapports globaux d'entreprise peut parfois être fastidieux, particulièrement lorsque vous devez regrouper des données provenant de sites situés dans différentes régions et ayant des exigences et des besoins différents. Si votre organisation utilise le module complémentaire Vue d’entreprise, vous disposez de quelques options supplémentaires.
- Pour les listes institutionnelles, les valeurs ne peuvent être définies qu'au niveau du siège social. Elles peuvent être les mêmes pour tous les sites ou différentes d'un site à l'autre.
- Les listes non institutionnelles peuvent être gérées à la fois au niveau du siège social et du site. Chaque site peut ajouter, modifier, supprimer et désactiver des valeurs pour son propre emplacement, mais il n'a pas accès aux valeurs des autres sites. Le niveau de l'entreprise a une vue globale des listes et des valeurs de tous les sites, ce qui lui permet d'aider les sites individuels à gérer leurs données.
(Pour plus d'informations sur la gestion des dictionnaires de données avec le complément Vue d’entreprise, consultez cet article dans notre Centre d'aide.)
Bonnes pratiques pour les dictionnaires de données
Pour que vos dictionnaires de données restent aussi utiles que possible, il est bon de les réviser chaque année. Vérifiez que les descriptions sont claires et pratiques pour vos besoins. Assurez-vous de revoir la catégorisation et les infobulles, ainsi que les éléments du menu déroulant.
Il existe un widget système intitulé "Communications - Catégories de sujets les plus utilisées" qui affiche les cinq catégories de sujets les plus utilisées pour étiqueter vos communications. Vous pouvez utiliser ce widget pour revoir votre catégorisation et voir si vos catégories existantes sont trop larges ou trop étroites. Dans un cas comme dans l'autre, cela peut potentiellement créer une confusion pour les utilisateurs et affecter la qualité de vos données, vous pouvez donc faire des ajustements en conséquence.
Ce widget est utilisé dans le rapport système "SE - Overall : Suivi de la qualité des données", que vous pouvez également explorer. Il peut fournir des informations intéressantes !
Pour en savoir plus sur les meilleures pratiques pour les superutilisateurs de Boréalis, consultez cet article.
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Fin de l’ancienne interface de Boréalis
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Voici quelques documents pour aider vos collègues à passer à la nouvelle version, si ce n’est déjà fait :
- Une vidéo présentant la nouvelle interface.
- Un article détaillé listant les changements.
- Une FAQ dans notre centre d’aide qui répond aux questions les plus courantes.
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