Ajouter de nouveaux utilisateurs

En tant que super-utilisateur Boréalis, il est de votre responsabilité de gérer les utilisateurs de votre organisation. Vous aurez donc probablement besoin d'ajouter de nouveaux utilisateurs dans le système de temps en temps.

Si vous n'avez jamais fait cela auparavant, ne vous inquiétez pas ! C'est une tâche simple, mais il y a quelques éléments à garder à l'esprit... par exemple, le type d'accès dont un individu a besoin, les permissions dont il doit disposer et les protocoles d'authentification mis en place par votre organisation.

Voyons tout ce que vous devez savoir sur l'ajout de nouveaux utilisateurs dans Boréalis.

Gestion des droits d’accès grâce aux profils d’utilisateurs personnalisés

Si vous gérez l'accès des utilisateurs d’une équipe importante ou en constante évolution, vous apprécierez les profils d'utilisateurs personnalisés qui ont été introduits plus tôt cette année. Cette fonctionnalité utile vous permet de définir un ensemble d'autorisations une seule fois, puis de les attribuer à vos utilisateurs en une seule étape. Les profils d'utilisateurs personnalisés simplifient considérablement l'attribution des droits d'accès et vous aident à créer de nouveaux utilisateurs rapidement et facilement.

Avant de créer un utilisateur

Assurez-vous de disposer des informations nécessaires à la création d'un nouvel utilisateur (il s'agit généralement du prénom, du nom de famille et de l'adresse électronique). Vous devrez créer un nom d'utilisateur pour cette personne et un mot de passe, qu'elle pourra modifier lorsqu'elle se connectera à son compte. Assurez-vous de savoir à quel(s) projet(s) l'utilisateur peut accéder et quels profils ou autorisations lui attribuer;
Déterminez si la personne a besoin d'un accès complet pour travailler dans Boréalis (dans ce cas, elle sera un "utilisateur régulier") ou si elle doit simplement entrer dans les communications sans accéder au système (en tant qu'utilisateur "en lecture seule");
Assurez-vous que les utilisateurs qui travailleront dans le système ont été formés à l'utilisation de Boréalis;
Et enfin, vérifiez que votre organisation dispose encore de licences d'utilisation. (Si ce n'est pas le cas, contactez votre gestionnaire de compte pour plus d'informations sur les licences supplémentaires.)

Créer un nouvel utilisateur

Veuillez noter que si vous devez créer plusieurs utilisateurs à la fois, nous disposons d'un modèle d'importation que vous pouvez utiliser, afin de les ajouter rapidement par lots.

Si vous avez besoin d'en ajouter qu'un ou deux à la fois, voici ce que vous devez faire :

Depuis le menu principal, cliquez sur l'icône "Individus" et sélectionnez individus. Ensuite, cliquez sur le bouton vert "+ Créer" pour ouvrir la fenêtre de création d'un individu. A partir de là, il y a quelques considérations différentes, selon le type d'utilisateur que vous devez créer et les protocoles utilisés par votre organisation.

Type d'utilisateur

Un utilisateur régulier est une personne qui travaillera dans Boréalis et qui doit avoir accès à certaines (ou à toutes) les fonctionnalités du système. Les utilisateurs réguliers peuvent être internes ou externes à votre organisation. (Si le domaine de messagerie d'un utilisateur diffère de celui de l'entreprise, il est considéré comme un utilisateur externe. Il peut s'agir de consultants, de membres du personnel ayant un domaine de messagerie différent, ou de toute personne ne faisant pas partie de l'entreprise.)
Un utilisateur en lecture seule ne travaille pas activement dans Boréalis, il doit seulement entrer des communications dans le système. Veuillez noter qu'un utilisateur en lecture seule ne peut être modifié en utilisateur régulier par la suite; si le besoin s'en fait sentir, vous devrez créer un nouveau profil pour cet utilisateur.

Le processus de création d'un utilisateur est le même que pour les utilisateurs réguliers et les utilisateurs en lecture seule. Pour créer un utilisateur en lecture seule, il suffit de cocher la case "Autorisé uniquement pour le courrier électronique en Cci".

Lecture seule (BCC) Utilisateurs

Comme vos utilisateurs en lecture seule ne pourront pas accéder à Boréalis, vous devrez leur fournir une adresse électronique pour chaque plan d'engagement avec lequel ils travailleront.

Chaque plan d'engagement possède sa propre adresse courriel unique. Lorsque les utilisateurs envoient (ou transfèrent) un courriel à cette adresse, Boréalis enregistre le message comme une communication liée à ce plan d'engagement.

Pour trouver l'adresse courriel, il suffit d'ouvrir le plan d'engagement concerné, de cliquer sur l'icône "Partager" dans le coin supérieur droit, puis de sélectionner "Copier l'alias courriel" dans le menu. Fournissez l'adresse à votre nouvel utilisateur, et il pourra saisir des communications dans le système en les envoyant ou en les transférant simplement par courriel.

Cas spéciaux

Il y a quelques considérations supplémentaires que vous devrez garder à l'esprit, si votre organisation utilise des protocoles d'authentification ou le module complémentaire de la "Vue d’ensemble corporative" :

N'oubliez pas de consulter notre Centre d'aide si vous souhaitez obtenir plus d'informations sur la façon de créer et de modifier des utilisateurs ou désactiver un utilisateur.

Astuce du mois

Pour s'assurer que les problèmes potentiels sont gérés rapidement et de manière proactive, il est bon de désigner quelqu'un (ou plusieurs personnes), afin de gérer les erreurs de traitement du courrier. Voici comment procéder :

Dans le menu principal, cliquez sur Configuration puis sélectionnez Paramètres généraux > Courriel > Gestionnaires de notifications de traitement de courriels. Sélectionnez la personne qui sera responsable dans la liste (vous pouvez sélectionner plusieurs personnes en maintenant la touche CTRL enfoncée), puis cliquez sur Enregistrer.

En cas d'erreur du gestionnaire de courrier, les personnes que vous avez désignées recevront une copie de la notification d'erreur par courriel.

Vous pouvez également activer une option dans la section Paramètres généraux pour notifier les superutilisateurs en cas d'erreurs de traitement du courrier.

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Webinaire spécial : Nouveaux développements dans le module d’accès aux terres

Si vous travaillez dans le domaine des terrains, des emprises, des relations avec les communautés ou les autochtones, ou de la délivrance de permis, nous espérons que vous vous joindrez à nous pour un webinaire spécial le 2 novembre à 11 heures (EDT). Nous discuterons des meilleures pratiques en matière d'engagement des parties prenantes pour les projets de biens linéaires, et nous vous donnerons un aperçu des nouveaux outils et fonctionnalités que nous développons. La présentation sera organisée en partenariat avec Trans Mountain et son consultant, Beniva. Elle se concentrera principalement sur la démonstration de la manière dont les améliorations à venir de notre module de gestion des terrains peuvent aider les organisations à accélérer la phase de préparation des projets et à minimiser les perturbations de l'activité. Inscrivez-vous maintenant ! (Cette session sera en anglais.)

Prochaines sessions de formation

Si un membre de votre équipe peut bénéficier d'une formation supplémentaire, veuillez l'inviter à s'inscrire à l'un de nos prochains webinaires de formation. Les sessions sont proposées en anglais, en français et en espagnol, et dans différents fuseaux horaires, afin de répondre aux besoins de notre public international.