Vous pouvez importer de nouvelles données pour presque tous les registres ou mettre à jour des enregistrements existants pour un grand nombre d’entre eux à l’aide des modèles Excel. Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque vous avez de grandes quantités d’informations à transférer vers Borealis, lorsque vous devez transférer des données depuis une autre base de données vers Borealis, ou lorsque vous devez effectuer des modifications en masse sur des enregistrements existants.
Vous pouvez également utiliser les modèles Excel comme alternative à la saisie directe des données dans Borealis, sans avoir à accéder directement à l’application, puis téléverser les données en lot ultérieurement.
Cet article couvre les sujets suivants :
- Localiser les fichier d’importation Excel
- Télécharger le gabarit Excel sur Boréalis
- Mettre à jour des enregistrements existants via l’assistant de mise à jour des données
Localiser les fichier d’importation Excel
- Accéder à Importer Excel dans Configuration.
- Dans le menu déroulant Type de données à importer, sélectionner le type de données que vous souhaitez importer.
- Cliquer sur Gabarit Excel pour télécharger le gabarit spécifique pour les données que vous souhaitez télécharger.
Chaque type de données a son propre gabarit. Par exemple, si vous essayez de télécharger des Individus, vous devez utiliser le gabarit des individus. - Une fois le gabarit téléchargé, vous pouvez l'ouvrir et commencer à saisir des données.
Notes on the template:
- Après avoir ouvert le gabarit, les colonnes correspondent aux champs de l'application.
- Les colonnes obligatoires sont indiquées par un astérisque (*) après l'en-tête de colonne.
- Vous pouvez survoler l'en-tête de la colonne pour afficher les commentaires. Ceux-ci fournissent des informations supplémentaires pour remplir le gabarit et indiqueront, entre autres, comment spécifier plus d'un élément par cellule.
- Dans les cas où une colonne utilise une liste de sélection multiples, vous pouvez voir la liste des valeurs possibles dans la deuxième onglet.
- Les colonnes facultatives peuvent être supprimées du gabarit si elles ne sont pas utilisées. Cela peut aider à simplifier le processus de téléchargement de vos informations.
- Vous pouvez également réorganiser les colonnes sans affecter l'importation des données.
Télécharger le gabarit Excel sur Boréalis.
Une fois la saisie des données terminée dans le gabarit, vous devrez le télécharger sur Boréalis.
Noter que vous ne pouvez pas importer un fichier Excel dans Boréalis s'il contient des formules. Toutes les formules doivent être converties en valeurs avant l'importation.
- Accéder à Importer Excel dans Configuration.
- Dans le menu déroulant Type de données à importer, sélectionner le type de données que vous souhaitez importer.
- Cliquer sur le bouton Sélectionner un fichier et naviguer jusqu'au fichier Excel, puis cliquer sur le bouton Ouvrir.
OU Cliquer et faire glisser le fichier Excel dans la fenêtre pour le télécharger. - Vous pouvez cocher la case Joindre des documents aux enregistrements importés pour joindre des documents et les importer dans Boréalis avec vos données.
- Cliquer sur le bouton Confirmer.
Si vous avez saisi correctement les informations dans le fichier Excel, une confirmation du téléchargement s'affichera. S'il y a des erreurs (fautes de frappe, champs obligatoires manquants ou autres), les détails de l'erreur seront affichés dans la fenêtre de l'Assistant d'importation de données. Vous pouvez alors corriger les informations dans le fichier Excel et télécharger à nouveau le fichier dans l'assistant.
Mettre à jour des enregistrements existants via l’assistant de mise à jour des données
Le Data Updater de Borealis permet d’effectuer efficacement des modifications en masse sur des enregistrements existants. Le système utilise un identifiant unique pour faire correspondre les enregistrements du fichier avec ceux présents dans Borealis, puis remplace les informations dans les champs spécifiés.
Ce processus est géré via un assistant de mise à jour à l’écran.
Accédez à Import Excel dans Configuration.
Dans le menu déroulant Type de données à importer, sélectionnez le type de données.
Dans le menu déroulant Importer ou mettre à jour des données, sélectionnez Mettre à jour les données.
Cliquez sur Modèle Excel pour télécharger le modèle correspondant aux données à mettre à jour.
Chaque type de données dispose de son propre modèle.Renseignez le modèle avec les données mises à jour.
Remarque : vous devez inclure l’identifiant unique de l’enregistrement afin que le système puisse faire la correspondance correcte. Il s’agit généralement du champ Numero de référence, mais cela peut également être le numéro de référence externe ou l’identifiant de parcelle, par exemple.Pour supprimer spécifiquement une valeur existante d’un enregistrement (vider le champ), saisissez le marqueur suivant dans la cellule correspondante du modèle : #clear.
Téléversez le fichier Excel complété et cliquez sur Confirmer.
Le système traitera automatiquement le fichier et fournira un journal des résultats de la mise à jour.
Portée du Data Updater
Les entités suivantes sont actuellement prises en charge pour les mises à jour de données en masse :
Individus
Organisations
Plans de participation
Communications
Tâches
Parcelles
Ententes