Si vous vous préparez à importer des données à l'aide d'un fichier Excel et que vous avez des documents que vous souhaitez télécharger en même temps, il est possible de tout faire en une seule fois.
Étapes :
- Préparez votre gabarit Excel tel que décrit dans le lien ci-dessus.
- Dans la colonne Documents, saisissez le nom du document à lier. Par exemple, Notes Réunion Hotel de Ville Magog.docx.
- Sélectionnez vos documents et archivez-les tous dans un seul fichier .zip.
- Sur la page Importer, cochez la case "Joindre des documents aux enregistrements importés?" et téléchargez le fichier .zip.
- Cliquez sur Confirmer pour démarrer l'importation. Vous recevrez des erreurs d'importation si le nom du document est introuvable dans le fichier zip.
Notes :
- Si nécessaire, vous pouvez saisir plus d'un document par enregistrement en inscrivant plusieurs noms de document, chacun sur une nouvelle ligne de la même cellule.
- Vous pouvez vous servir de la même colonne pour saisir des liens vers un système de gestion de documents. Une URL appropriée est requise.
- Si l’archive ZIP contient des répertoires, vous devez saisir le chemin d'accès relatif complet des documents, par exemple : Notes Réunions Septembre / Notes Réunion Hotel de Ville Magog.docx.