Haga que sus diccionarios de datos funcionen para usted
Perfil requerido: Superusuario
Junio 01, 2022
Como superusuario Borealis, tienes la capacidad de configurar y administrar los diccionarios de datos de tu organización. Este mes veremos algunos consejos que quizás no conocías, y algunas buenas prácticas para ayudarte a obtener el máximo valor de tus diccionarios de datos.
¿Qué son los diccionarios de datos? ¿Cómo los uso?
Los diccionarios de datos son las definiciones y valores que utilizas en los menús desplegables.
Para verlos, dale clic al ícono de “Configuración” en el menú de navegación azul del lado izquierdo de la página, luego selecciona “Diccionario de datos”. Te recomendamos filtrar la lista para revisar los valores de un diccionario o formulario específico.
Notarás que algunos diccionarios están marcados como "Solo lectura", estos valores no se pueden cambiar debido a que son utilizados por la aplicación. Además, los valores de las listas marcados como "Sistema" no se pueden editar. Cualquier elemento marcado como "Normal" se puede modificar según sea necesario, y también puedes crear nuevos elementos.
¡Pero hay más cosas que puedes hacer con los diccionarios de datos que simplemente agregar y eliminar valores! También puedes combinar elementos, activar y desactivar opciones, cambiar el orden, asignar colores, y crear ayudas informativas para decirle a su equipo para qué se debe usar un campo. Veamos cómo estas características pueden ayudarlo a obtener más valor de sus diccionarios de datos.
Combina y estructura tus valores
Usar temáticas efectivamente es la clave para reportar y analizar interacciones con las partes interesadas. Le recomendamos que esté atento a los valores que se usan en exceso; Estas opciones podrían ser demasiado vagas, lo que puede confundir a los usuarios.
La categorización tiende a evolucionar con el tiempo, por lo que podrías no necesitar tantas opciones como habías planeado originalmente, o la información no está sirviendo como se esperaba. En algunos casos, los valores pueden haberse dividido innecesariamente o incluso superponerse. Para abordar el problema, es posible que desees fusionar ciertas categorías para obtener una mejor información de sus datos.
Ten en cuenta que la fusión de valores afectará a los datos históricos. Digamos que existen dos categorías superpuestas y se decide fusionar "Bosque" en " Forestal". Al hacerlo, cualquier registro existente que haya sido etiquetado con "Bosque" se cambiará a "Forestal".
Si no deseas que los datos históricos se vean afectados, puedes optar por desactivar el valor "Bosque" y dejar activo "Forestal". De esta manera, los usuarios ya no podrán seleccionar "Bosque", pero cualquier dato histórico etiquetado con "Bosque" seguirá siendo el mismo.
También puede resultar útil crear una jerarquía ara estructurar los valores.
Si necesitas cambiar los valores de forma masiva, las acciones en grupo pueden ahorrarte tiempo. Puedes acceder a ellos a través de las listas principales o widgets personalizados.
Cambiar el orden de las opciones en una lista desplegable
De forma predeterminada, los valores de las listas desplegables se muestran alfabéticamente, pero no tienen que permanecer así. Se puede especificar un orden para los elementos de la lista y hacer que las opciones comunes aparezcan en la parte superior. Si, por ejemplo, un determinado valor es el más relevante para la organización, puede ser forzado a aparecer primero en la lista introduciendo "1" en el campo Orden. Del mismo modo, si un valor no se usa con mucha frecuencia, pero aún debe incluirse en la lista, se puede ingresar "999" para asegurarse de que la opción aparezca en la parte inferior.
Asignar colores estándar a valores
En general, en los widgets los colores se asignan aleatoriamente a los valores. Para evitar confusiones, es una buena idea asignar estos colores de manera consistente. Por ejemplo, se puede optar por asociar el color azul al valor "Agua" o en el caso de la evaluación de riesgos, es posible asociar el riesgo alto con el color rojo, el riesgo moderado con el amarillo y el riesgo bajo con el verde. El uso de colores estándar de esta manera ayuda a garantizar la consistencia visual en diferentes widgets e informes.
La interfaz de Borealis incluye sugerencias de color predeterminados en la mayoría de los menús desplegables para simplificar el proceso. El uso del sistema de color recomendado por Borealis es beneficioso por dos razones:
- No tienes que elegir un nuevo color para cada nuevo valor (lo que puede ser particularmente útil si no eres la única persona en tu organización que crea nuevos valores), y
- Garantiza la consistencia visual al crear informes. La paleta de colores predeterminados en Borealis está destinada a garantizar que los colores utilizados en los widgets de gráficos funcionen bien juntos.
Crear notas explicativas para guiar la entrada de datos
Puedes elegir crear una nota explicativa a cualquier campo para ayudar a los usuarios a comprender qué información se espera y cómo introducirla en el formato deseado. Cuando los usuarios pasen el cursor sobre el campo, la descripción aparecerá como un mensaje emergente. Esta es una excelente manera de eliminar las conjeturas en la entrada de datos y ayudar a garantizar la calidad de los datos.
No olvides que cuanto mejores sean los diccionarios de datos, menos tiempo necesitarás para crear otras herramientas, como guías de usuario. Asegúrate de revisar y actualizar los diccionarios de datos periódicamente y a medida que evoluciona el uso de su sistema.
Haga aún más con el complemento Vista Corporativa
Preparar reportes corporativos puede demandar mucho tiempo cuando se deben consolidar los datos por sitios en diferentes regiones con diferentes requisitos y necesidades. Si su organización utiliza el complemento de Vista Corporativa, tendrá algunas opciones adicionales.
- Para las listas corporativas, los valores solo se pueden establecer en el nivel corporativo. Estos pueden ser los mismos para todos los sitios o diferentes de un sitio a otro.
- Las listas no corporativas se pueden administrar tanto a nivel corporativo como de sitio. Cada sitio puede agregar, editar, eliminar y desactivar valores para su propia ubicación, pero no tienen acceso a los valores de otros sitios. El nivel corporativo tiene una vista global de las listas y los valores de todos los sitios, lo que les permite ayudar a los sitios individuales a administrar sus datos.
(Para obtener más información sobre la administración de diccionarios de datos con la Vista Corporativa, consulte este artículo en nuestro Centro de ayuda.)
Buenas prácticas para diccionarios de datos
Para que los diccionarios de datos sean lo más útiles posibles, es una buena práctica revisarlos anualmente. Se debe asegurar de que las descripciones sean claras y prácticas a sus necesidades. Asegúrate de revisar la categorización y las notas explicativas, así como los elementos del menú desplegable.
En el widget del sistema llamado "Comunicaciones - Temas más utilizados" que muestran las 5 temáticas más utilizadas para etiquetar comunicaciones. Puedes usar este widget para revisar la categorización y ver si las categorías existentes pueden ser demasiado amplias o estrechas. En cualquiera de los dos casos, esto puede crear confusión para los usuarios y afectar la calidad de sus datos, por lo que es posible que desee realizar los ajustes correspondientes.
Este widget se utiliza en el reporte del sistema "RGI - Global : Control de Calidad de Datos : Seguimiento", que también podrías desear explorar, ya que puede proporcionar interesantes análisis!
Para obtener más información sobre las mejores prácticas para los superusuarios de Borealis, asegúrate de consultar este artículo.
Anuncios
Desactivación de la interfaz heredada
No olvides que la antigua interfaz Borealis quedará descontinuada el 30 de Junio. Por ahora, los usuarios son dirigidos automáticamente a la nueva versión cuando inician sesión, pero aún tienen la opción de volver a la versión anterior según sea necesario. En el futuro, las nuevas características y mejoras solo se realizarán en la nueva interfaz, por lo que es una buena idea familiarizarse con esa versión ahora.
Aquí hay algunos materiales que puedes compartir con tu equipo para ayudarlos con la transición:
- Un vídeo de presentación de la nueva interfaz.
- Un artículo detallado que enumera los cambios.
- Preguntas frecuentes en nuestro Centro de Ayuda.
También puede ponerse en contacto con su asesor de éxito del cliente para obtener asistencia con la transición.
Próximos Webinars
Acabamos de añadir una lista de Próximos eventos de Borealis en nuestro Centro de Ayuda, y actualizaremos la página regularmente con nuevos eventos planificados. ¡Asegúrate de marcarlo como favorito y revisarlo a menudo para ver lo que tenemos en proceso!