Selon votre profil Borealis, vous pouvez être en mesure d'envoyer des suivis sur le portail de griefs |
1. Ouvrez un grief existant à partir de l'Engagement des parties prenantes dans la section principale, et sélectionnez le grief que vous devez consulter :
2. Dans le menu principal, faites défiler l'écran jusqu'à la section Suivi. Toutes les communications apparaîtront et choisissez celle qui concerne le grief en cliquant sur le nom (assurez-vous que le dossier est toujours ouvert. Pour rouvrir un dossier, sélectionnez le bouton Action sur la droite) :
3. Ouvrez le Suivi, cliquez sur le stylo qui apparaîtra à droite et remplissez le formulaire. Il vous sera possible de joindre des documents en même temps. Une fois le suivi envoyé, un nouvel enregistrement de communication est automatiquement créé dans l'onglet Engagements du système Borealis :
4. Une fois que vous aurez ajouté votre communication de suivi, vous pourrez accéder au portail de suivi, qui apparaîtra dans le menu principal, sous Évaluation. Les utilisateurs peuvent accéder à toutes les communications générées à partir du portail, mais des limitations sont mises en place lorsqu'il s'agit de les modifier. Ainsi, certaines données spécifiques resteront inchangées :
- Garder la trace des suivis
Toutes les interactions sont enregistrées sous l'onglet Interactions de l'enregistrement des plaintes. En ouvrant le menu Suivis du portail, les utilisateurs peuvent identifier s'il s'agit d'un message entrant ou sortant.
Lors de la saisie d'un suivi du portail, une notification par courriel est envoyée à l'intervenant et un message devient disponible dans le portail de plaintes et dans le système Boréalis.