Pour soumettre une plainte, les parties prenantes sont guidées par des menus dynamiques, préalablement configurés pour faciliter la validation des données.
Au moment de remplir le formulaire, les parties prenantes fournissent le plus de détails possible sur leur plainte, ainsi que sur elles-mêmes.
Note : Ces deux valeurs peuvent être configurées selon vos spécifications.
Les parties prenantes peuvent choisir de fournir leurs coordonnées lorsqu'elles soumettent un grief, ou elles peuvent choisir de rester anonymes.
Si une partie prenante souhaite recevoir des notifications sur l'avancement de son dossier, une adresse électronique valide est requise, même si le grief est soumis de manière anonyme.
Pour garantir l'anonymat, cette adresse électronique est masquée et ne sera pas visible par l'organisation de l'autre côté du portail.
Avant de pouvoir soumettre un grief, les parties prenantes doivent accepter les conditions générales et la politique de confidentialité.
Après avoir soumis un grief, la partie prenante recevra un message de confirmation comprenant un numéro de dossier.
En même temps, une notification par courriel est envoyée à la partie prenante pour confirmer que la demande a été reçue.
À ce stade, il aura également la possibilité de créer un mot de passe, afin de pouvoir suivre l'évolution de son dossier.
Créer un mot de passe
Il est important de créer un mot de passe afin d’accéder au dossier et d’interagir avec les membres du personnel.
Un message de confirmation s'affiche immédiatement, fournissant le numéro de dossier et les instructions pour accéder au dossier.