Processus de vérification des parties prenantes (avril 2021)

Pourquoi et comment mettre en œuvre un processus de vérification des parties prenantes ?

Date: 21 avril, 2021

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Le mois dernier, nous avons introduit une nouvelle fonction pour vous aider à vérifier et mettre à jour les informations de vos parties prenantes.

 

Dans l’édition Boréalis en profondeur de ce mois-ci, nous allons examiner en détail pourquoi et comment effectuer la validation des parties prenantes, en utilisant un exemple concret.

 

Pourquoi mettre en place un processus de vérification ?

Parfois, des informations obsolètes ou non validées peuvent présenter un risque. Pour les équipes chargées des relations gouvernementales par exemple ; celles-ci doivent disposer des informations les plus récentes sur une partie prenante avant de la rencontrer, afin d’éviter les faux pas et les erreurs lors des discussions.

 

Exemple

Une entreprise décide de classer ses parties prenantes gouvernementales en plusieurs catégories en fonction de leur importance et de leur influence :

  1. Les parties prenantes de premier niveau comprennent des fonctionnaires de haut rang tels que les ministres, les députés, les gouverneurs, les sénateurs et les membres du Congrès. L’entreprise vérifiera leurs données, leurs positions et leurs évaluations sur une base mensuelle afin de s’assurer que tout est exact et à jour.
  2. Les parties prenantes secondaires, comme les élus locaux, devront être validées dans le même but, mais pas aussi souvent. L’entreprise choisit de vérifier les informations deux fois par an.
  3. Enfin, les parties prenantes de troisième niveau, telles que les directeurs d’organisations communautaires et les responsables de comités, feront l’objet d’un examen annuel.

 

Pour mettre en place le processus, l’entreprise a sélectionné toutes les parties prenantes de premier niveau, les a vérifiées une première fois et leur a attribué une fréquence de vérification mensuelle. Cet article offre plus d’informations sur la vérification. Notez qu’elle peut également être effectuée par lots.

 

Ensuite, l’entreprise a configuré des notifications afin que chaque gestionnaire de relations soit informé de l’échéance des vérifications de ses parties prenantes. Découvrez comment créer et configurer les notifications ici.

 

Lorsqu’une vérification est nécessaire, le gestionnaire des relations peut utiliser un Widget pour visualiser la fiche de l’individu, s’assurer que toutes les informations sont correctes (ou apporter les modifications appropriées si nécessaire), puis cliquer sur « vérifier ».

 

Avantages

La vérification régulière des parties prenantes permet aux équipes de relations gouvernementales de comprendre la position précise d’une partie prenante par rapport à des questions spécifiques sans crainte de se tromper. En suivant l’évolution de la position de la partie prenante au fil du temps et en tenant compte de tout nouveau développement, les équipes sont en mesure d’engager des discussions beaucoup plus stratégiques.

Étapes importantes pour mettre en œuvre un processus de vérification :

  1. Décider quelles parties prenantes doivent être vérifiées et pourquoi.
  2. Déterminer une fréquence pour chaque catégorie.
  3. Identifier les données qui doivent être validées et informer les membres du personnel concernés.
  4. Créer des notifications.

 

Astuce

Il est possible de créer un rapport relié indiquant tous les champs qui doivent être vérifiés et l’inclure dans la fiche de l’individu. Cela simplifiera le processus de vérification en permettant au personnel chargé de la validation d’accéder rapidement aux informations pertinentes.

 

Si vous souhaitez en savoir plus sur la manière de créer ce rapport relié, veuillez nous contacter.

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