Gérez efficacement vos événements dans Boréalis

5 septembre 2022

En tant qu'utilisateur, vous avez sans doute  besoin de documenter les engagements découlant de divers événements. Ce mois-ci, nous vous offrons quelques conseils qui vous aideront à gérer vos événements, les communications et les interactions y étant reliées, afin d'être plus efficaces.

Que vous planifiez une consultation publique, un webinaire ou assistiez à une conférence, voici un aperçu de quelques bonnes pratiques qui vous aideront à gérer les événements dans Boréalis.

Avant un événement: Planifiez

Prendre le temps d'établir les besoins avant un événement, vous permettra de fixer et à atteindre des objectifs significatifs. Vous vous engagerez efficacement et utiliserez judicieusement le temps et les ressources à votre disposition. La planification en amont diminuera la charge de travail pendant et après l'événement! 

• Créez votre Plan de participation à l'avance. Assurez-vous que les utilisateurs concernés en connaissent le nom et l'ajoutent à leurs favoris. L'événement en cours de création sera ajouté en une communication unique. Cependant, le plan de participation demeurera votre outil principal en ce qui concerne la gestion de votre projet. Il vous aidera à conserver à un seul endroit la gestion de vos communications, tâches et activités reliées à l'événement. Votre plan de participation structurera les données, ce qui facilitera le suivi des progrès effectués en vue de la réalisation de l'événement.
• Créez des enregistrements dans Boréalis pour les individus et les organisations qui assisteront à votre événement. Si vous êtes présent à un événement, validez l'horaire en ligne. Utilisez cette information, afin de créer l'enregistrement des conférenciers, des participants inscrits, des groupes, des représentants gouvernementaux, d'activistes, et plus encore. Si ces enregistrements existent déjà dans le système, vérifiez qu'ils sont complets et à jour.
• Veillez à lier les enregistrements à votre plan de participation.
  Effectuez une évaluation des parties prenantes. Dans certains cas, il est utile de procéder ainsi, avant et après un événement majeur pour déterminer si vos efforts apportent des résultats. Vous pouvez également effectuer une évaluation de base pour toutes nouvelles parties prenantes ajoutées avant l'événement.
• Créez des communications, afin de documenter une réunion interne dont vous êtes l'hôte. Que ce soit avec des collègues ou des fournisseurs, vous vous préparerez à l'événement.
• Créez des points de discussion pour les sujets qui devant être abordés ou les questions importantes à poser pendant l'événement. C'est un excellent moyen de préparer une réunion ou un séminaire.
• Créez des catégories que vous prévoyez utiliser et familiarisez-vous avec les options. Incluez des choix tels que les relations avec la communauté, les affaires publiques, les noms des projets, les emplacements des sites, les questions, etc. La préconfiguration de ces sujets facilitera l'étiquetage rapide des communications et des autres interactions pendant l'événement. Vous n'aurez pas à décider des catégories à utiliser sur place. (Consultez l'article "Personnalisation de vos dictionnaires de données")
• Saisissez les communications planifiées afin de gérer votre calendrier. Vous pouvez exporter ces informations au format iCal et les télécharger dans votre calendrier (ou dans celui du collègue pour lequel vous les avez préparées).
  • Préparez des sessions de conférence. Si vous prévoyez assister à une conférence ou à un séminaire, planifiez des communications contenant des informations sur les sessions à venir. Notamment sur les intervenants, les notes et les questions importantes. Ces informations sont généralement disponibles sur le site Web de l'événement. Préparez les sujets que vous souhaitez aborder et marquez vos communications en conséquence, afin d'être certain de tirer le meilleur de la conférence.
  • Lorsque vous réservez des réunions, vous pouvez télécharger des documents importants, tels qu'une présentation PowerPoint, un résumé ou une description que vous souhaitez partager.

• Créez des listes de distribution pour simplifier la communication avec les groupes de personnes que vous devez contacter avant, rencontrer pendant l'événement ou effectuer un suivi après. 

• Utilisez les communications intelligentes pour envoyer des courriels ciblés, invitant les parties prenantes à assister à un événement ou à vous rencontrer lors d'une conférence. Veillez à relier les communications à votre plan d'engagement. (Si vous n'avez pas le module complémentaire des communications intelligentes, vous pouvez exporter la liste des adresses électroniques de votre liste de distribution et envoyer le message depuis Outlook, Gmail ou un autre service de messagerie de votre choix).

• Créez des tâches et des activités pour vous-même et pour tous les collègues qui participeront, afin de vous assurer que chacun sait ce qu'il doit faire et quand.

• Créez des tableaux de bord, afin de suivre les indicateurs clés de performance pendant et après l'événement. Veillez à les relier à votre plan d'engagement en tant que rapports connexes afin de tout avoir en un seul endroit.

Une remarque sur les rapports : Une de mes collègues a participé à la conférence du NCEIF. Elle a consigné toutes ses réunions et communications avec des clients potentiels dans le système et a suivi ses engagements à partir de l'application mobile. Son rapport permet de voir facilement le nombre d'interactions qu'elle a eues avec chaque contact, ainsi que le nombre d'interactions.


Un widget de ce type peut s'avérer particulièrement utile lorsque vous avez une délégation importante qui participe à une conférence. Il vous aidera à évaluer les informations recueillies et à ajuster vos stratégies au cours de l'événement. Par exemple, il est facile de voir quand plusieurs membres de votre équipe passent beaucoup de temps avec la même organisation, de sorte que vous pouvez diviser vos efforts pour inclure les autres. 

• Téléchargez et préparez les formulaires d'importation de données. Il est important de ne PAS supprimer de colonnes dans les modèles d'importation, sinon le téléchargement des données échouera. Si vous souhaitez personnaliser les modèles, afin d'afficher que les champs pertinents pour votre événement, vous pouvez le faire en masquant les colonnes inutiles. (Veuillez noter que les drapeaux rouges indiquent les champs obligatoires ; vous ne voudrez pas les masquer). Il existe deux formulaires d'importation de données qui peuvent vous être particulièrement utiles :
  • Le formulaire "Points de discussion" doit être remis à la personne chargée de prendre des notes lors de l'événement. Elle l'utilisera pour documenter les commentaires, les points de discussion et les sentiments qui surgissent.
  • Le formulaire Importation des participants est utile si vous avez besoin de suivre la participation à votre événement. Vous pouvez préremplir le formulaire avec des informations sur les participants inscrits, puis utiliser CTRL+F pour les rechercher par leur nom et les marquer comme présents lorsqu'ils s'inscrivent à l'événement. Et si une personne qui n'est pas encore sur la liste assiste à l'événement, il suffit d'ajouter ses informations à la feuille de calcul et Boréalis créera un enregistrement individuel pour elle lorsque vous importerez les données.
• Téléchargez et installez l'application mobile Boréalis pour pouvoir l'utiliser pendant l'événement.

Durant l'événement: Engagez-vous

Tout le travail que vous avez fait pour vous préparer à l'événement est sur le point de porter fruit! Vous pouvez maintenant vous concentrer sur l'engagement avec vos parties prenantes, en sachant que vous êtes prêt à faire face à des situations imprévues.

• Lorsque vous assistez à un événement, vous serez heureux d'avoir l'application mobile Boréalis en main ! Utilisez l'application mobile pour :
  
  • Saisissez les communications sur place qui minimiseront les oublis, en vous assurant que les données sur les parties prenantes soient complètes. Il est particulièrement important d'enregistrer les informations en temps si vous assistez à l'événement à titre de membre d'une délégation. Ainsi, vous assurer que les détails les plus récents sont disponibles pour tous les membres de votre équipe. Veillez à relier les communications à votre plan de participation.
  • Surveillez les tableaux de bord pour évaluer vos progrès et adapter vos stratégies si nécessaire.
  • Prenez des photos des personnes et veillez à obtenir la permission au préalable.Ajoutez-les aux dossiers individuels, afin d'identifier facilement vos nouveaux contacts.
  • Accédez à votre calendrier pour vous assurer que vous êtes dans les temps et restez informé des événements à venir.
  • Passez en revue les dernières interactions d'une partie prenante avec votre organisation avant de la rencontrer. Assurez-vous d'être au courant de tous les développements récents et d'éviter les mauvaises surprises.
  • Créez des parties prenantes à partir de la liste de contacts de votre téléphone.
  • Entrez un nouveau contact dans le système en prenant une photo de sa carte de visite. Boréalis créera l'enregistrement d'un individu et entrera automatiquement ses coordonnées dans les champs appropriés. 
  • Utilisez la fonction de conversion de la voix en texte pour saisir dans le système les notes et les détails des discussions avec les intervenants. Vous éviterez l'écriture sur le clavier et la correction automatique vous fera gagner du temps. 
• Remplissez les formulaires d'importation de données selon vos besoins.
  
  • Suivez les présences à l'aide du formulaire Participants. Si vous avez pré-rempli le formulaire pour inclure une liste de participants inscrits, vous pouvez utiliser CTRL+F pour les rechercher par nom et les marquer présents lorsqu'ils s'inscrivent à l'événement. Ajoutez tous les participants qui ne figurent pas déjà sur la liste de la feuille de calcul et Boréalis créera un enregistrement individuel pour eux lorsque vous importerez les données. Si vous n'utilisez pas le formulaire "Participants", vous pouvez utiliser le traitement par lot pour sélectionner plusieurs intervenants dans Borealis et changer leur statut en "présent" ou "absent" en une seule étape.
  • Documentez les questions spécifiques qui sont posées et tous les sujets ou problèmes qui sont soulevés. Le formulaire Points de discussion est un excellent moyen de documenter la participation à une consultation publique, une journée portes ouvertes ou un événement similaire. Vous pouvez l'utiliser pour prendre des notes pendant une séance de questions-réponses ou pour enregistrer rapidement et facilement les idées intéressantes, ainsi que les déclarations importantes auxquelles vous souhaitez donner suite ultérieurement. 
• Vérifiez les informations dans les dossiers de vos parties prenantes. Travaillent-ils toujours dans la même organisation ? Ont-ils été promus ou transférés dans un autre service ?
• Terminez les tâches qui vous ont été confiées et enregistrez tout suivi nécessaire.
• Mettez à jour vos communications planifiées au fur et à mesure qu'elles ont lieu pour vous assurer que les informations que vous avez entrées dans le système à l'origine reflètent l'expérience réelle. N'oubliez pas d'"Enregistrer" toutes les communications prévues.
• Vous pouvez marquer les communications pour vérification afin que vous - ou un collègue du bureau - puissiez vérifier que les données sont complètes et exactes. Comme vous saisirez probablement les informations très rapidement entre les réunions et les conférences, vous n'aurez peut-être pas le temps de les valider sur place. Vous pouvez mettre en place un widget pour identifier les communications saisies pendant l'événement, et créer une tâche pour vous-même ou quelqu'un d'autre, afin de vérifier les données une fois l'événement terminé.

Après l'événement: Mesurez l'impact

Félicitations ! Une fois l'événement terminé, le plus dur est fait. Il ne vous reste plus qu'à assurer le suivi pour finaliser l'événement dans Borealis, à examiner vos processus et vos résultats, et à tirer parti des leçons apprises.

• Passez en revue vos modèles de données pour vous assurer qu'ils sont propres et prêts à être importés, puis téléchargez-les sur Borealis.
• Mettez à jour votre Plan de participation. Assurez-vous que tous les champs sont correctement remplis et que toutes les tâches connexes sont clôturées. Vous pouvez choisir de fermer le plan d'engagement à ce moment-là, ou vous pouvez le laisser ouvert pendant quelques semaines après l'événement pour continuer à documenter et à assurer un suivi ou des communications supplémentaires.
• Réévaluez les parties prenantes clés. Après une réunion importante, vous pouvez souhaiter réévaluer les personnes importantes pour déterminer si leurs opinions ont changé. Vous n'êtes pas obligé d'utiliser la section d'évaluation pour suivre les indicateurs standard comme la saillance, le pouvoir et la légitimité ; vous pouvez l'utiliser pour suivre le niveau de soutien des différentes initiatives sur lesquelles vous travaillez, ou pour suivre les niveaux d'éducation, si votre organisation essaie de sensibiliser les gens à une certaine question.
• Envoyez un courriel de remerciement (ou tout autre message approprié) aux personnes figurant sur votre liste de distribution ou dans votre plan d'engagement. Vous pouvez le faire avec une communication intelligente, ou exportant la liste des adresses électroniques de votre liste de distribution pour envoyer le message à partir d'Outlook, de Gmail ou d'un autre service de messagerie de votre choix. Assurez-vous de lier les communications à votre plan d'engagement.
• Vérifiez toutes les communications que vous avez marquées pour vous assurer que vos données sont complètes et exactes.
• Passez en revue vos engagements et les points de discussion et assurez un suivi si nécessaire.
• Mesurez vos performances : évaluez et rendez compte des indicateurs clés de performance. En fonction du type d'événement et de vos objectifs de participation, vous voudrez peut-être faire un rapport sur :
  
  • taux de participation;
  • nombre de questions soulevées;
  • nombre de nouveaux contacts établis;
  • nombre total de communications liées à l'événement;
  • suivis nécessaires;
  • atmosphère.

Nous sommes persuadés que ces informaitions vous seront utiles! Si vous avez des questions, ou si vous souhaitez obtenir du soutien quant à la mise en œuvre sur l'un de ces conseils, veuillez nous écrire par l'intermédiaire du centre d'aide.