El poder de las Comunicaciones Inteligentes revelado
Data: 24 junio 2021
Acceso necesario: Superusuarios
Muchos de nuestros superusuarios han expresado su interés en aprender más sobre la planificación de las comunicaciones inteligentes. ¡Revisemos algunos de los consejos que le ayudarán a enviar Comunicaciones Inteligentes como un profesional!
Beneficios del uso de Comunicaciones Inteligentes
- Puede realizar un seguimiento a las tasas de apertura para conocer y poder demostrar quién ha leído sus mensajes.
- Las Comunicaciones Inteligentes hacen que las tareas manuales sean menos tediosas. Recopilar la información necesaria es más fácil, ya que todo se encuentra en un solo lugar y no tendrá que ir a buscarla.
- La comunicación se documentará automáticamente en el registro individual de cada destinatario en Borealis.
¿Cuándo son útiles las comunicaciones inteligentes?
Escenario 1: Cuando necesite interactuar frecuentemente con muchas personas de diferentes organizaciones y desea personalizar el mensaje.
- Si interactúa con un grupo (o grupos) de partes interesadas de forma regular, las Comunicaciones Inteligentes son una forma práctica de comunicarse con sus grupos de interés. Tal vez necesite ponerse en contacto con un grupo de personas que asisten a reuniones recurrentes o proporcionar actualizaciones regularmente a una junta directiva.
Escenario 2: Cuando necesite comunicarse rápidamente con cualquier lista de grupos de interés con temas en común.
- En ocasiones es necesario contactar un grupo de personas que están vinculadas al mismo problema, activo de la compañía o evento específico. Es posible que desee hacer un seguimiento con sus grupos de interés después de una audiencia pública específica, o ponerse en contacto con aquellos de una zona de amortiguación alrededor de sus activos de infraestructura para informarles sobre el próximo mantenimiento.
Cómo administrar los destinatarios de una Comunicación Inteligente
Puede administrar sus destinatarios de múltiples y variadas maneras, dependiendo de cómo, cuándo y por qué necesita comunicarse con ellos.
Listas Inteligentes
Al crear una Lista Inteligente, puede seleccionar personas que tengan un rol específico dentro de su organización en lugar de buscar destinatarios por nombre. Esto es particularmente útil cuando se está comunicando con funcionarios electos, que tienen puestos que pueden cambiar con frecuencia.
Por ejemplo, si necesita contactar a todos los alcaldes de una región para informarlos sobre las actualizaciones del estado de un proyecto, o si necesita ponerse en contacto con los jefes de bomberos en una determinada región después de un incidente, las Listas Inteligentes le brindan la seguridad de siempre estar hablando con las personas adecuadas. Las Listas Inteligentes se actualizan automáticamente para incluir a todos los grupos de interés con el rol adecuado como destinatarios. Una vez que cree una Lista Inteligente, puede ponerla a disposición de otros miembros de su equipo.
Este artículo puede ayudarle a empezar: Crear y editar listas inteligentes.
Listas de distribución
Las listas de distribución le permiten administrar grupos de interés que tienen temas comunes. Si se comunica con un determinado grupo de personas de manera recurrente, las listas de distribución proporcionan una forma conveniente de agregar de manera rápida y fácil todo el grupo en lugar de seleccionar individualmente a cada participante.
Este artículo puede ayudarle a empezar : Crear y editar listas de distribución.
Obtener el máximo provecho de las Comunicaciones Inteligentes
Para aprovechar el poder de las comunicaciones inteligentes mientras se mantiene un proceso simple, debe:
- Tenga una idea clara de cuándo y por qué desea enviar la Comunicación Inteligente. ¿A quién quiero enviarlo? ¿Con qué frecuencia? ¿por qué?
- Asegúrese de que los títulos de los grupos de interés y sus funciones dentro de su organización se registran correctamente.
- Si se comunica con sus grupos de interés en más de un idioma, asegúrese de definir un “Idioma de comunicación preferido” para cada individuo.
- Introduzca siempre una dirección de correo electrónico válida para cada grupo de interés.
Todos estos consejos aplican para ambos tipos de Comunicaciones Inteligentes enviados por correo electrónico y enviados por correo postal.
Consejos y trucos
Cree un widget de tipo calendario con las comunicaciones y compártalo con su equipo para asegurarse de que ninguno de sus grupos de interés sea sobrecargado de comunicaciones. Para que el calendario sea aún más eficaz, puede agregar filtros de informe a registros individuales. Con la nueva interfaz, podrá ir aún más lejos y agregar un informe relacionado.
Use listas de distribución > informes de calidad de datos para asegurar que sus registros de grupos de interés incluyan toda la información que necesita para enviar Smart Coms.
Para obtener más información sobre cómo crear, editar y enviar correos electrónicos inteligentes, consulte este artículo.
Las Comunicaciones Inteligentes son un complemento de Borealis que le ahorrará tiempo y facilitará mantener informados a los grupos de interés.