Las responsabilidades de un superusuario tienden a dividirse en 4 categorías principales: soporte al usuario, garantía de la calidad de los datos, generación de informes y configuración del sistema.
Hemos proporcionado algunas recomendaciones sobre la frecuencia con la que realizar estas acciones. Tenga en cuenta que estas son solo pautas y deberá decidir qué funciona mejor para su organización en función de la cantidad de datos que administra, el tamaño de su equipo y una variedad de otros factores.
Soporte al usuario
Como superusuario, usted toma la iniciativa en el apoyo a los usuarios de su organización, lo que significa responder a sus preguntas, rectificar comportamientos y estar atento a las necesidades sin respuesta. Veamos algunos consejos para ayudar a que el proceso sea más eficiente.
Ofrezca a los usuarios las herramientas que necesitan
- Presente a sus usuarios recursos como el Centro de ayuda y el canal de YouTube de Borealis Academy. Estos pueden ayudarlos a encontrar rápidamente respuestas a preguntas comunes.
- Piense en crear un conjunto de pautas de uso para su equipo. Puede ser muy útil crear guías rápidas u otras herramientas de referencia que expliquen cómo manejar problemas específicos que se encuentran dentro de su organización. (¡Asegúrese de actualizar estos recursos según sea necesario!)
- Confirme que sus usuarios tengan acceso a Analytics. Pídales que marquen los informes que necesiten y verifique que tengan los permisos apropiados para acceder a toda la información requerida para informar sus esfuerzos. A veces las personas no entienden el propósito de ingresar todos esos datos en el sistema. Cuando les muestra cómo los informes y widgets pueden obtener instantáneamente información útil, les ayuda a ver el valor y fomenta la adopción del sistema.
- Agregue descripciones de campos e información sobre herramientas en sus diccionarios de datos para que sus usuarios sepan qué información se espera y cómo ingresarla en el formato deseado. (¡Cuanto mejores sean sus diccionarios de datos, menos tiempo necesitará para crear otras herramientas como guías rápidas!) Revise y actualice sus diccionarios de datos periódicamente a medida que evoluciona el uso de su sistema
- ¡No olvide que ofrecemos sesiones de actualización en línea de vez en cuando para aquellos que deseen repasar sus habilidades básicas!
Definir un canal de soporte claro
- Establezca un proceso claro para abordar preguntas y errores y explique cómo se manejarán los problemas si escalan al siguiente nivel. Asegúrese de que su equipo sepa qué hacer, o a quién contactar, cuando tengan problemas o necesiten informar un problema.
- En ocasiones, es posible que sus usuarios necesiten ponerse en contacto con Borealis directamente. Es posible que desee pedirles que lo copien en cualquier solicitud de ayuda que envíen. Esto no solo lo ayuda a estar al tanto de posibles problemas, sino que también le permite compartir las respuestas con el resto de su equipo. Si es necesario, puede programar una sesión de capacitación complementaria y agregar la información a sus guías rápidas u otros recursos del equipo.
Compartir información e ideas
- Supervise de forma rutinaria el uso del sistema para identificar las necesidades de formación. Es posible que desee enviar un correo electrónico semanal para proporcionar recordatorios útiles para su equipo. Esta puede ser una gran oportunidad para abordar los descuidos comunes, como los campos que con frecuencia se dejan en blanco.
- Programe una reunión periódica con su equipo (mensual o trimestral) para analizar ideas, hacer un seguimiento de los tickets e identificar posibles mejoras. De vez en cuando, es posible que también desee revisar sus menús desplegables durante estas reuniones para asegurarse de que las opciones disponibles tengan sentido para sus usuarios y ajustarlas en consecuencia.
Garantizar la calidad de los datos
Es esencial verificar regularmente que sus datos sean precisos y completos para que esté preparado para responder en un abrir y cerrar de ojos. Supongamos que necesita una lista de todas las partes interesadas en una calle determinada para hablar con ellos sobre un problema de inundaciones. ¡Siempre que no falte información importante en los registros de los grupos de interés, puede generar esa lista en segundos! La calidad de los datos será mucho más fácil de administrar si la supervisa de forma rutinaria para abordar posibles problemas antes de que se salgan de control.
- Configure paneles e informes para monitorear la calidad de los datos. Revise estos informes semanalmente y aborde los descuidos comunes con su equipo. Dos de los informes que puede encontrar en su lista de informes de Analytics pueden ser especialmente útiles para evaluar la calidad de los datos: Gestión de datos - Sugerencias y Calidad y SE - Seguimiento general de la calidad de los datos.
- Administre y fusione regularmente las entradas duplicadas.
- Considere implementar un proceso de verificación de grupos de interés.
Informes
En su mayor parte, sus informes se cuidan solos, pero es una buena idea revisarlos regularmente para asegurarse de que las necesidades de su organización estén cubiertas y que sus informes aún estén alineados con su situación en evolución. ¿Necesita crear nuevos informes o modificar los existentes para realizar un seguimiento de KPI específicos? También es posible que desee cambiar el diseño, agregar o eliminar widgets, o incluir etiquetas para que el informe sea más fácil de leer y comprender para su público objetivo.
- Verifique que sus informes programados sigan siendo relevantes. Revise la lista de destinatarios de cada informe para agregar nuevos usuarios y eliminar a cualquiera que ya no necesite recibir la información.
- Verifique si alguno de sus informes estándar se beneficiaría de la adición de filtros de informe.
Configuración del sistema
A medida que adquiera experiencia en el uso del sistema, es posible que descubra que ciertos valores o campos no son tan útiles como esperaba que fueran en un entorno real. También es posible que desee ajustar su configuración a medida que su enfoque cambia con el tiempo. Le recomendamos que revise esta configuración cada año para asegurarse de que la configuración de su sistema refleje con precisión las necesidades de su negocio.
- Asegúrese de que todos sus usuarios tengan informes de página de inicio personalizados.
- Mire a través de sus campos visibles para asegurarse de que los campos que se muestran sean útiles. Verifique si sus campos obligatorios tienen sentido y considere si podría ser útil agregar o eliminar algunos.
- Revise la configuración de sus formularios principales.
- Compruebe si todas las notificaciones por correo electrónico siguen siendo relevantes. Cree o desactive según sea necesario.
- Optimice sus diccionarios de datos con descripciones claras y prácticas que informen a sus usuarios qué información o valor se espera y qué formato usar.
- Revise sus categorías de temas para eliminar las que no se utilizan o son innecesarias. Al mismo tiempo, es posible que desee evaluar aquellos que se usan con frecuencia para asegurarse de que las categorías no sean demasiado amplias. (Por ejemplo, si tiene una gran cantidad de comunicaciones en una categoría llamada "Agua", puede decidir dividir la categoría en categorías más específicas como "Calidad del agua" y "Nivel del agua").
Consejos importantes sobre la configuración del sistema
- Asegúrese de considerar los impactos potenciales antes de realizar cualquier cambio en la configuración de su sistema. Comprenda qué sucederá si se realizan cambios... por ejemplo, cómo afectará el cambio a los informes existentes.
- Siempre documente cualquier cambio que se realice en la configuración junto con una breve explicación de por qué se realizaron los cambios. Puede parecer obvio en ese momento, pero eso podría no ser cierto dentro de un año. Si alguien no entiende por qué se realizó un determinado cambio, puede decidir anular la decisión, lo que puede causar problemas y generar trabajo adicional. Aquí hay un ejemplo: “26 de enero de 2022: Hizo [CAMPO] obligatorio; es importante [INFORME TRIMESTRAL] que debemos enviar al [REGULADOR]”. Una buena documentación también es útil en caso de que abandone la organización, tome una ausencia prolongada o incorpore a un nuevo superusuario.
- En aras de la seguridad de los datos, es una buena idea comprobar que la lista de usuarios que pueden exportar datos sigue siendo válida y está actualizada.
Si tiene preguntas o si desea obtener ayuda para implementar alguno de estos consejos, comuníquese con su Asesor de Éxito del Cliente.