Lorsque vous vous préparez à importer des données à l'aide d'un gabaritl Excel, vous aurez souvent des documents à importer dans le système. Vous pouvez importer et lier ces documents avec les enregistrements de votre fichier Excel.
Cet article contient ce qui suit :
Préparer vos documents pour import
Fichier ZIP
- Sélectionner les documents que vous voulez importer.
- Compressez-les tous dans un seul fichier zip.
- Dans la colonne Documents du gabarit Excel que vous préparez pour l'importation, spécifiez les noms complets de chacun des documents que vous avez précédemment compressés sur la ligne d'enregistrement à laquelle ils appartiennent.
Par exemple, Notes de la réunion de la Mairie de Magog.docx.
Si votre fichier ZIP contient des répertoires, vous devez entrer le chemin relatif complet des documents. Par exemple, Notes de réunion septembre/Notes de la réunion de la Mairie de Magog.docx.
Vous pouvez ajouter plusieurs documents par enregistrement en ajoutant tous les noms de documents, chacun sur une nouvelle ligne, dans la même cellule.
Fichiers dans un système de gestion de documents
- Localiser les documents que vous souhaitez importer.
- Dans la colonne Documents du gabarit Excel que vous préparez pour l'importation, spécifiez les liens vers un système de gestion de documents. L'URL correcte est nécessaire.
(Par exemple, https://mycompany.sharepoint.com/General/SharePoint/Example.docx?web=1)
Vous pouvez ajouter plusieurs documents par enregistrement en ajoutant tous les noms de documents, chacun sur une nouvelle ligne, dans la même cellule.
Attacher vos documents à votre fichier Excel
Noter que si vous avez ajouté des liens dans la colonne Documents du fichier Excel, vous n'avez pas besoin de joindre des documents.
- Préparer votre document Excel pour l'importation et créez votre fichier .zip lorsque nécessaire.
- Suivre les étapes pour Importer des données via le gabarit Excel.
- Dans l'Assistant d'importation de données, cochez la case Joindre des documents aux enregistrements importés.
- Cliquer sur le bouton Sélectionner un fichier et naviguer jusqu'au fichier zip, puis cliquer sur le bouton Ouvrir.
OU Cliquer et faire glisser le fichier zip dans la fenêtre pour le télécharger. - Cliquer sur le bouton Confirmer.
Vous recevrez alors des informations sur les erreurs d'importation si les noms de documents de votre colonne Documents ne peuvent pas être trouvés dans le fichier zip.