Débloquez la puissance du complément Communications Intelligentes
Date: 24 juin 2021
Accès requis: Superutilisateurs
Beaucoup d’entre vous ont exprimé le souhait d'en savoir plus sur la planification d’envois avec le complément Communications intelligente. Voici quelques conseils qui vous aideront à l’utiliser comme un ou une pro !
Avantages de l'utilisation des Communications intelligentes
- Vous pouvez suivre les taux d'ouverture afin de savoir - et de pouvoir prouver - qui a lu vos messages.
- Les Communications intelligentes rendent les tâches manuelles moins fastidieuses puisque tout se trouve au même endroit et vous n'avez pas besoin de les chercher dans différentes sources de données.
- La communication sera automatiquement documentée dans le dossier individuel de chaque destinataire dans Boréalis.
Quand les Communications intelligentes sont-elles utiles ?
Scénario 1: Communications régulières avec de nombreuses personnes de différentes organisations, et pour lesquelles vous souhaitez personnaliser le message.
- Si vous devez entretenir un dialogue avec un groupe (ou des groupes) de parties prenantes sur une base régulière, les Communications intelligentes sont un moyen pratique de communiquer avec eux. Peut-être avez-vous besoin de contacter un groupe de personnes qui participent à des réunions récurrentes, ou de fournir régulièrement des mises à jour à un conseil d'administration, par exemple.
Scénario 2: Lorsque vous devez communiquer rapidement avec une liste de parties prenantes qui ont quelque chose en commun.
- Si vous devez parfois contacter un groupe de personnes liées à un enjeu ou un événement particulier. Par exemple si vous voulez assurer un suivi auprès de vos parties prenantes après une audience publique, ou contacter les personnes situées dans une zone tampon autour de votre infrastructure pour les informer de la maintenance à venir.
Comment gérer les destinataires des Communications intelligentes
Vous pouvez gérer vos destinataires de plusieurs façons différentes, tout dépendant de la manière, du moment et de la raison pour lesquels vous devez communiquer avec eux.
Listes intelligentes
Lorsque vous créez une liste intelligente, vous pouvez sélectionner les personnes qui occupent un rôle spécifique au sein de leur organisation plutôt que de rechercher les destinataires par leur nom. Cela est particulièrement utile lorsque vous contactez des élus, dont les fonctions peuvent changer fréquemment.
Par exemple, si vous devez contacter périodiquement tous les maires d'une région pour faire le point sur l'état d'avancement d'un projet, ou si vous devez contacter les chefs des pompiers d'une certaine région après un incident, les listes intelligentes vous permettent de vous assurer que vous vous adressez toujours aux bonnes personnes. Les listes intelligentes sont mises à jour automatiquement pour inclure toutes les parties prenantes ayant le rôle approprié comme destinataires. Une fois que vous avez créé une liste intelligente, vous pouvez la rendre accessible aux autres membres de votre équipe.
Cet article peut vous aider à démarrer : Create and Edit Smart Distribution Lists.
Listes de distribution
Les listes de distribution vous permettent de gérer des groupes de parties prenantes qui ont quelque chose en commun. Si vous communiquez avec un certain groupe de personnes de manière récurrente, les listes de distribution constituent un moyen pratique de s'adresser rapidement et facilement à l'ensemble du groupe plutôt que de sélectionner chaque participant individuellement.
Cet article peut vous aider à démarrer : Créer et modifier des listes de distribution.
Comment tirer parti des Communications intelligentes
Pour exploiter la puissance de Communications intelligente tout en gardant le processus simple, vous devez :
- Avoir une idée claire du moment et de la raison pour lesquels vous voulez envoyer la communication.
- Vous demander à qui vous souhaitez l’envoyer? À quelle fréquence ? Pourquoi ?
- Vous assurer que les titres des parties prenantes et leurs rôles au sein de leur organisation sont correctement saisis.
- Définir une "langue de communication" préférée pour chaque personne, si vous communiquez avec vos parties prenantes dans plus d'une langue.
- Veiller à saisir une adresse électronique valide pour chaque partie prenante.
Tous ces conseils s'appliquent aussi bien aux communications intelligentes envoyées par courriel que par courrier postal.
Conseils et Astuces
Affichez les Communications intelligentes dans un Widget de type calendrier et partagez-le avec votre équipe pour éviter de bombarder vos parties prenantes de communication. Pour rendre votre calendrier encore plus efficace, vous pouvez ajouter des filtres de rapport aux enregistrements individuels. Avec la nouvelle interface, vous pouvez aller encore plus loin et ajouter un rapport associé !
Utilisez Listes de distribution > Rapports sur la qualité des données pour vous assurer que vos enregistrements de parties prenantes contiennent toutes les informations dont vous avez besoin pour envoyer des communications intelligentes.
Pour plus d'informations sur la façon de créer, modifier et envoyer des Communications intelligentes, consultez cet article.
Le complément des Communications intelligentes s’ajoute au module de gestion des parties prenantes de Boréalis. Il vous fera gagner du temps et vous permettra de tenir plus facilement informés les groupes de parties prenantes.