Utilisez les notifications par courriel de Boréalis pour aider votre équipe à rester sur la bonne voie.
Mars 31, 2022
Étant donné le rythme auquel vont les choses de nos jours, vous utilisez probablement différents types de notifications de façon régulière. Qu’il s’agisse d’un rappel d’Outlook pour une réunion à venir, de l’annonce de la disponibilité d’une mise à jour pour votre navigateur Web ou d’un avertissement pour confirmer que vous vous connectez à un compte depuis un nouvel endroit, les notifications attirent notre attention sur des questions qui doivent être traitées au bon moment.
Saviez-vous que l’application Boréalis permet d’activer et configurer des notifications par courriel selon vos besoins ? L’intégration des notifications constitue un excellent moyen de tenir votre équipe informée de ce qui se passe dans le système, de ce qui doit être fait et du moment où cela doit être fait. Jetons-y un coup d’œil !
Utilisation des notifications par courriel dans Boréalis
Boréalis vous permet de créer et de configurer des notifications pour les tâches, les activités et la majorité des formulaires. En plus de vous faire gagner du temps, elles peuvent également protéger la réputation de votre organisation en veillant à ce que vous ne manquiez pas des échéances ou des engagements importants. Les notifications sont même obligatoires pour certains processus (comme la gestion des plaintes les questions de conformité, le traitement des paiements, etc.).
Vous pouvez créer deux types de notifications dans Boréalis : Les Alertes et les Rappels.
Notification de type Alerte
Les alertes sont des notifications instantanées déclenchées par une action ou un événement, comme la création d’une tâche, ou un changement de statut. Les notifications d’alerte invitent les utilisateurs à réagir à un changement survenu dans le système. Par exemple :
- Lorsque quelqu’un apporte des modifications aux dossiers de vos intervenants
- Lorsqu’une tâche que vous avez créée a été achevée
- Lorsqu’un risque est remonté et que des mesures doivent être prises pour résoudre le problème (certaines couches supplémentaires du profil de l’utilisateur peuvent être activées pour traiter ce genre de questions... contactez votre conseiller en réussite client pour en savoir plus !)
Notification de type Rappel
Les rappels sont déclenchés en fonction d’une date spécifique. Les notifications de rappel incitent les utilisateurs à remplir une obligation dans les temps. Elles peuvent être envoyées avant ou après une date cible et être programmées pour se répéter régulièrement. Par exemple :
- Lorsqu’une tâche que vous devez accomplir est due.
- Lorsque vous devez effectuer une vérification des parties prenantes avant une certaine date
- Lorsque la date de fin d’un poste approche (par exemple, élections, mandats, etc.)
- Lorsque vous devez effectuer un suivi auprès d’une partie prenante une semaine après un événement.
Considérations relatives à l'utilisation des notifications
Il est important de s’assurer que les notifications que vous mettez en place sont cohérentes avec les comportements que vous souhaitez encourager ou ajuster. Si les instructions sont vagues ou peu claires, les utilisateurs risquent de les ignorer. Voici quelques bonnes pratiques à garder à l’esprit pour garder l’utilisation des notifications optimales.
- Veillez à ce que vos notifications expliquent clairement ce que les utilisateurs doivent faire avec les informations fournies.
- N’inondez pas les utilisateurs avec tellement de notifications qu’ils ne peuvent pas suivre. Vous pouvez limiter la fréquence d’envoi dans les paramètres de configuration.
- Assurez-vous que les notifications sont envoyées aux bons destinataires. Lorsque vous créez une notification, vous pouvez identifier les destinataires par profil, utilisateur ou rôle. Vous pouvez choisir de cibler plusieurs destinataires dans chaque champ à, cc ou cci.
- Si vous travaillez avec des équipes multilingues, la langue de notification par défaut sera la langue utilisée pour créer la notification. Vous pouvez ajouter des traductions dans d’autres langues; celles-ci seront utilisées lorsque les notifications sont envoyées aux individus utilisant la plateforme dans ces langues.
- Pensez à revoir les notifications dans le cadre de votre révision trimestrielle pour vous assurer qu’elles sont toujours pertinentes. Si vous souhaitez interrompre temporairement un processus, il vous suffit de remettre la notification au statut de « brouillon ».
Nouveauté 2022 : Une assistance supplémentaire pour les utilisateurs
Saviez-vous que nous avons commencé à tenir des webinaires pour aider les utilisateurs à rafraîchir leurs connaissances de Boréalis ? Les séances durent environ une heure et couvrent les éléments de base — comme la façon de créer des Individus et des Organisations dans le système. Elles comprennent également une période de questions et réponses pour s’assurer que les utilisateurs obtiennent le soutien dont ils ont besoin. Ces cours de remise à niveau peuvent être particulièrement utiles pour les nouveaux utilisateurs qui ont récemment rejoint votre équipe — ou pour ceux qui se sont tenus à l’écart pendant un certain temps.